Cách viết thư cho giao dịch kinh doanh

Một lá thư có thể không đủ điều kiện là một tài liệu pháp lý, nhưng nó có thể đóng vai trò là bằng chứng nếu một giao dịch kinh doanh bị trục trặc. Ngay cả khi bạn đang viết thư để xác nhận hoặc nêu chi tiết một giao dịch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn mà bạn đã thảo luận với ai đó, điều quan trọng là không truyền thông sai. Thực hiện theo một số quy trình viết thư cơ bản sẽ giúp bạn và cộng sự của bạn giữ cùng bước sóng, xem xét tất cả các sự kiện và giữ cho giao dịch của bạn diễn ra suôn sẻ.

1.

Viết thư của bạn trên văn phòng phẩm của công ty. Điều này sẽ cung cấp cho người nhận một cách dễ dàng để liên hệ với bạn nếu cô ấy có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung của bài viết. Điều này cũng có thể bảo vệ bạn khỏi trách nhiệm cá nhân bằng cách xác nhận rằng bức thư đến từ công ty chứ không phải cá nhân bạn.

2.

Địa chỉ thư cho một người chứ không phải là một bộ phận. Nếu có thể, hãy sử dụng tên của người đó trong lời chào thay vì "Dear Sir" hoặc "To Whom It May Lo ngại."

3.

Chi tiết lý do của bức thư trong câu đầu tiên, chẳng hạn như, "Tôi đang viết để xác nhận cuộc thảo luận của chúng tôi về ..."

4.

Thực hiện theo tuyên bố của bạn với các chi tiết cụ thể của giao dịch. Ví dụ: viết: "Tôi xác nhận đơn đặt hàng của bạn trong 15 trường hợp các vật dụng ACME, kiểu # 223, sẽ được giao vào ngày 23 tháng 12 năm 2011." Chỉ cần tham khảo các vật dụng, không có số kiểu hoặc ngày giao hàng, có thể dẫn đến việc truyền thông sai. Thêm thông tin này sẽ cảnh báo người nhận về lỗi nếu một lỗi đã được thực hiện.

5.

Xem lại thư của bạn để xem bạn đã bao gồm năm W: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao. Đừng cho rằng vì bạn đã nói chuyện trên điện thoại nên bạn không phải bao gồm tên của người hoặc công ty bạn đang giao dịch trong thư. Khi bạn nói, "Thứ năm tới, " cộng sự của bạn có thể đã nghĩ rằng bạn có nghĩa là tuần sau khi bạn làm. Hãy cụ thể như thể bạn đang viết thư cho một người không có kiến ​​thức về giao dịch.

6.

Nêu sự cân nhắc, hoặc lợi ích, mỗi bạn sẽ nhận được. Ví dụ: viết: "Tôi xác nhận đơn đặt hàng của bạn gồm 15 trường hợp các vật dụng ACME, model # 223, sẽ được giao vào ngày 23 tháng 12 năm 2011. Tổng giá của đơn đặt hàng sẽ là 2.847, 52 đô la."

7.

Thêm một ngày chấm dứt vào giao dịch của bạn. Nếu bạn không giới hạn thời gian ưu đãi của mình tốt, cộng tác viên của bạn có thể tận dụng các điều kiện thị trường có lợi cho anh ta và làm tổn thương bạn hàng tuần hoặc hàng tháng sau ngày giao dịch dự định của bạn.

số 8.

Kiểm tra chính tả thư của bạn. Ngoài việc trông không chuyên nghiệp, lỗi chính tả có thể dẫn đến lỗi giao dịch và làm mất tiền của công ty bạn.

9.

Đóng với một dấu hiệu cho thấy bạn sẽ rất vui khi nhận được một cuộc gọi từ khách hàng, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của bạn nếu cô ấy có bất kỳ vấn đề nào.

10.

Bao gồm tiêu đề của bạn và tên công ty dưới chữ ký của bạn. Điều này có thể bảo vệ bạn khỏi trách nhiệm cá nhân, vì nó sẽ làm rõ rằng bạn đang hoạt động như một đại lý của doanh nghiệp của bạn.

11.

Thêm một phần tái bút hoặc Thông tin PS trong PS nổi bật và cho bạn cơ hội làm nổi bật hoặc nhắc lại thông tin quan trọng.