Làm thế nào để viết một lá thư cho ai đó loại bỏ chúng khỏi nhóm của bạn

Viết một lá thư chấm dứt là một bước quan trọng cần thực hiện khi sa thải một nhân viên khỏi nhóm của bạn. Mặc dù bạn sẽ muốn gặp nhân viên trực tiếp để cập nhật tin tức, thư chấm dứt đóng vai trò là một bản ghi chép về các chủ đề mà bạn và nhân viên sẽ thảo luận trong cuộc họp. Một lá thư tốt giải thích rõ ràng các điều khoản của việc chấm dứt và cung cấp cho nhân viên những thông tin có giá trị liên quan đến tiền lương nghỉ hè không được trả và các lợi ích khác.

1.

Bắt đầu bức thư bằng cách giải thích rằng bức thư xác nhận cuộc họp trong đó bạn thông báo cho nhân viên rằng việc làm của anh ta với nhóm của bạn đã bị chấm dứt. Bao gồm ngày chấm dứt hiệu lực.

2.

Liệt kê các lý do cho việc chấm dứt, chẳng hạn như không đến nơi làm việc theo lịch trình hoặc không có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao; đảm bảo bao gồm tất cả các lý do để chấm dứt. Liệt kê mỗi lần nhân viên được đưa ra các cảnh báo trước đó về vấn đề này và đính kèm các bản sao của các cảnh báo bằng văn bản vào thư.

3.

Giải thích rằng nhân viên phải chuyển tài sản của công ty, chẳng hạn như chìa khóa, máy tính xách tay hoặc xe công ty. Lưu ý ngày mà các mặt hàng phải được trả lại cho bạn. Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực đề nghị nêu rõ trong thư rằng việc không trả lại tài sản của công ty sẽ bị coi là hành vi trộm cắp.

4.

Lưu ý nếu nhân viên sẽ nhận được khoản thanh toán cho khoản thanh toán kỳ nghỉ chưa thanh toán và liệt kê số giờ nghỉ không được trả còn lại. Nếu nhân viên sẽ được trả trợ cấp thôi việc, hãy đề cập đến thời gian thôi việc được trả trong thư.

5.

Giải thích khi nào bảo hiểm y tế của nhân viên sẽ kết thúc, nếu có, và thảo luận về điều kiện của anh ta để tiếp tục bảo hiểm y tế của anh ta bằng cách trả toàn bộ số tiền bảo hiểm theo quy định của Đạo luật Hòa giải Ngân sách Hợp nhất. Hướng nhân viên đến bộ phận nhân sự của bạn nếu anh ta có câu hỏi về tính đủ điều kiện của COBRA và tình trạng của các lợi ích khác, chẳng hạn như 401k hoặc các gói bảo hiểm nhân thọ.

6.

Cung cấp một không gian cho nhân viên ký và ghi ngày vào thư. Chữ ký phục vụ như một sự thừa nhận rằng việc chấm dứt đã được giải thích cho anh ta. Đưa cho nhân viên một bản sao của bức thư.

Lời khuyên

• "Tạp chí CPA khuyên bạn nên cho nhân viên có nhiều thời gian trong cuộc họp để đọc thư. Cung cấp cho nhân viên cơ hội đọc và xử lý thư cho phép anh ta đặt câu hỏi thích hợp về việc chấm dứt.
• Nếu nhân viên rời khỏi nhóm của bạn mà không phải là công ty, hãy cung cấp một lời giải thích rõ ràng về các bước tiếp theo của anh ấy trong thư chấm dứt. Giải thích khi nào ngày cuối cùng của nhân viên với nhóm của bạn sẽ và yêu cầu anh ta thông báo cho bạn hoặc đồng nghiệp được chỉ định về tình trạng của các dự án của anh ta.

Cảnh báo

• Đừng đưa thư cho nhân viên trước khi bộ phận Nhân sự của bạn phê duyệt. Nhân sự phải đảm bảo rằng tất cả các biện pháp kỷ luật dẫn đến việc chấm dứt đã được tuân thủ.