Cách viết một bản phát hành truyền thông

Viết một thông cáo truyền thông đòi hỏi một sự cân bằng tốt giữa quảng bá doanh nghiệp của bạn và cung cấp một cái gì đó đáng tin cậy cho công chúng. Khi xem qua các bản phát hành, các biên tập viên thích những câu chuyện mà họ có thể nói với độc giả hoặc người xem của họ - không chỉ là quảng cáo. Nếu bạn muốn quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy mua quảng cáo. Một phương tiện truyền thông cung cấp thông tin. Nếu sản phẩm mới của bạn giúp được mọi người, đừng tập trung vào sản phẩm. Tập trung vào lý do tại sao sự giúp đỡ là cần thiết. Nếu bạn đang mở một cửa hàng mới, hãy tập trung vào những gì cửa hàng sẽ hoàn thành, bao nhiêu công việc sẽ mang lại cho khu vực và lý do tại sao cửa hàng là cần thiết. Bất kỳ bản phát hành nào là quảng cáo trắng trợn thường bị vứt đi.

Nhập "CHO NGAY LẬP TỨC NGAY LẬP TỨC" bằng chữ in đậm trên đầu trang và chính giữa. Điều này cho phép biên tập viên biết rằng đây là một bản phát hành truyền thông. Bên dưới, bên trái, giống như trong thư kinh doanh, nhập "Liên hệ:" và viết tên hoặc địa chỉ liên hệ, số điện thoại, địa chỉ trang web và địa chỉ email của bạn. Nếu biên tập viên muốn biết thêm thông tin, cô ấy sẽ biết cách giữ bạn lại.

Viết tiêu đề của bạn. Trung tâm nó bằng chữ in đậm một vài khoảng trống bên dưới thông tin liên lạc. Nó cần phải thu hút sự chú ý của người đọc của bạn, mà không quá đơn giản. Nếu bạn có một sản phẩm giảm cân mới, hãy nói như vậy, nhưng hãy giữ thông tin. Ví dụ: "Công ty địa phương giúp hạn chế béo phì ở trẻ em ...." Nếu bạn đang đóng góp cho một tổ chức từ thiện hoặc sự kiện địa phương, hãy chắc chắn đề cập đến điều đó.

Viết đoạn văn dẫn. Rất có thể một số độc giả sẽ không bao giờ vượt qua được vài câu đầu tiên. Nếu vậy, hãy chắc chắn rằng khách hàng tiềm năng của bạn bao gồm các thông tin quan trọng. Nếu bạn đang quảng cáo sản phẩm giảm cân đó, hãy chắc chắn viết bạn là ai, sản phẩm đó làm gì, khi bạn tổ chức sự kiện hoặc ưu đãi, cách thức hoạt động và tại sao nó quan trọng.

Cung cấp thông tin cơ bản về công ty của bạn, câu chuyện bạn đang kể, sự cần thiết của sản phẩm và bất kỳ số liệu thống kê cần thiết nào trong phần còn lại của bản phát hành. Làm cho điều này không dài hơn một trang. Vì vậy, giữ phần còn lại của thông tin đến hai hoặc ba đoạn nữa. Bắt quá dài gần như đảm bảo rằng trình soạn thảo sẽ bỏ qua bản phát hành. Trong đoạn kết thúc của bạn, hãy đảm bảo bạn thể hiện thành tích hoặc giải thưởng của mình, nếu bạn chưa có. Cung cấp cho các phương tiện truyền thông một lý do để gọi cho bạn và phỏng vấn bạn.

Nghiên cứu tất cả các phương tiện truyền thông bạn muốn gửi bản phát hành đến và đảm bảo bạn gửi nó bằng fax hoặc email đến đúng người. Gọi cho trạm hoặc giấy và hỏi ai là biên tập viên phù hợp, nếu bạn không thể tìm thấy nó trên Internet hoặc trên giấy. Nhận bản phát hành cho đúng người là điều cần thiết để bản phát hành được đọc.

Gọi cho các biên tập viên mà bạn đã gửi bản phát hành tới, chỉ khi bản phát hành dành cho một sự kiện sắp tới và bạn cần biết có bao nhiêu người sẽ đến. Đối với bất kỳ loại phát hành nào khác, đừng gọi và hỏi xem họ có nhận được nó hay họ muốn sử dụng nó. Nếu họ muốn sử dụng bản phát hành của bạn, họ sẽ cho bạn biết. Biên tập viên nhận được hàng trăm bản phát hành mỗi tuần; họ sử dụng những thứ phù hợp với ấn phẩm hoặc chương trình của họ tại thời điểm đó.