Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ sẽ tăng cường tinh thần khi liên quan đến an toàn

Viết một bản ghi nhớ về các mối nguy hiểm an toàn sẽ không phải là hành động đáng mừng nhất trong bất kỳ ngày nào của người quản lý, bởi vì nó có thể giải quyết một vấn đề gây lo ngại cho nhân viên. Tuy nhiên, một thông tin liên lạc về an toàn cũng có thể phục vụ như một hành động thúc đẩy tinh thần. Bằng cách hiển thị rõ ràng kiến ​​thức về vấn đề, bạn có thể trấn an mọi người rằng bạn đang giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả.

Chi tiết Khán giả của bạn

Một bản ghi nhớ bắt đầu bằng một tuyên bố về việc áp dụng cho ai. Mặc dù khán giả trên dòng Đến, có thể rõ ràng trong suy nghĩ của người viết, nhưng người nhận có thể không biết mình đang bị nhắm mục tiêu như một cá nhân, nếu thông báo chỉ áp dụng cho nhóm của anh ta hoặc nếu đó là một tên lửa toàn công ty. Mặc dù một số bản ghi nhớ an toàn tạo ra một mạng lưới rộng, những cái khác nên được nhắm mục tiêu hẹp vào các nhóm áp dụng để tránh sự lo lắng không cần thiết giữa những nhân viên không bị ảnh hưởng. Theo dõi địa chỉ bằng dòng "Từ" tự nhận mình là tác giả của bản ghi nhớ và trong một vài từ tóm tắt trọng tâm của người ghi nhớ trong dòng "Chủ đề".

Hãy rõ ràng

Các bản ghi nhớ được thiết kế ngắn, vì vậy đừng nhảy xung quanh chủ đề bạn đang viết. Truyền đạt mối quan tâm của bạn một cách rõ ràng và chính xác. Cho mọi người biết vấn đề là gì và tại sao đó là một khu vực cần được chú ý. Cho dù nó có rủi ro cho sức khỏe của nhân viên hoặc khách hàng hay có trách nhiệm pháp lý rộng hơn, việc truyền đạt mức độ nghiêm trọng của vấn đề sẽ tránh được sự không chắc chắn về tinh thần có thể đi kèm với một bản ghi nhớ không truyền đạt chuyên môn.

Cung cấp giải pháp

Nói với nhân viên về cách bạn dự định giải quyết vấn đề. Đây có lẽ là lĩnh vực quan trọng nhất để duy trì tinh thần nhân viên, vì nó cho họ biết lý do tại sao họ nên tự tin vào khả năng của bạn để giải quyết vấn đề an toàn. Hãy minh bạch nhất có thể về các bước được lên kế hoạch hoặc theo cách để giảm thiểu rủi ro cho công nhân và khách hàng và về người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch. Để nhân viên biết rằng bạn hiểu vấn đề và đang chăm sóc nó sẽ đảm bảo rằng họ sẽ an toàn trong công việc.

Lôi kéo công nhân

Tinh thần của nhân viên của bạn có thể được thúc đẩy nếu họ biết những gì họ mong đợi ở họ. Ví dụ, nếu vấn đề an toàn liên quan đến truy cập trái phép vào nơi làm việc, hãy giải thích các bước họ nên thực hiện trong trường hợp bị xâm nhập. Nếu mục tiêu đang duy trì không gian làm việc chung an toàn, hãy yêu cầu họ đảm bảo các vật thể nguy hiểm được đưa đi ở cả đầu và cuối ca làm việc của họ. Cho họ biết những gì họ có thể làm để giúp họ đóng vai trò tích cực.

Cung cấp thông tin liên lạc

Bản ghi nhớ cần nêu chi tiết những người chịu trách nhiệm theo dõi vấn đề an toàn và nơi nhân viên có thể đi cùng với câu hỏi của họ. Một điểm liên lạc đặt một người có thẩm quyền phụ trách và cho họ một nơi để đi nếu vẫn còn bất trắc. Điều này giữ cho các nhà máy tin đồn cũng trở thành trung tâm trả lời. Biết nói chuyện với ai khi có vấn đề về an toàn cho phép các tình huống gây chia rẽ có thể được xử lý nhanh chóng, giữ cho họ không bị cạn kiệt tinh thần.