Cách viết Biên bản cuộc họp kinh doanh hợp pháp

Biên bản cuộc họp kinh doanh là một tài liệu pháp lý bạn phải lưu trong hồ sơ. Điều này đặc biệt đúng với các tập đoàn, nhưng cho dù bạn có tổ chức công ty như thế nào, bạn có thể cần vài phút làm việc để bảo vệ các vụ kiện, giải thích chi phí cho Sở Thuế vụ hoặc hỗ trợ khiếu nại bản quyền, để đưa ra một vài ví dụ. Chỉ định ai đó dành vài phút một cách có trật tự và có tổ chức để bạn có thể tiếp tục ghi chú cuộc họp trong hồ sơ cho các nhu cầu trong tương lai.

Viết hoặc nhập một tiêu đề cho biết chủ đề của cuộc họp. Ví dụ: bạn có thể viết "Cuộc họp để thảo luận về chiến lược sản phẩm mới". Bao gồm ngày và thời gian. Liệt kê địa điểm, chẳng hạn như "phòng hội nghị ở tầng ba" hoặc "văn phòng luật sư James Smith, Esq." Bao gồm địa chỉ. Cung cấp tên của những người có mặt thực tế, cũng như những người tham dự điện tử thông qua hội nghị truyền hình hoặc hội nghị video.

Nêu thời gian cuộc họp được gọi để đặt hàng và ai đã gọi nó. Điều này chỉ ra rằng cuộc họp chính thức bắt đầu. Mặc dù điều này có vẻ như là một điểm nhỏ, nhưng thực tế nó có thể rất quan trọng trong một số tình huống. Ví dụ, nếu ai đó đưa ra quyết định trước khi cuộc họp được gọi để đặt hàng, công ty có thể lập luận rằng quyết định đó không bị ban quản lý xử phạt vì đây không phải là một phần của cuộc họp chính thức.

Viết một ghi chú nói rằng đại biểu đã được đáp ứng. Cho dù bạn ghi chép cho một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc một cuộc họp bộ phận, hãy nêu rõ liệu có đủ số lượng người tham dự để làm cho cuộc họp chính thức. Con số này xuất phát từ luật pháp của công ty hoặc các chính sách đã nêu.

Ghi chép về tất cả các cuộc thảo luận về các mặt hàng kinh doanh. Cho biết những gì cuộc thảo luận đã được đưa ra, những kết luận nào đã đạt được, ai không đồng ý và hành động nào được chỉ ra sau khi đưa ra quyết định. Nếu người tham dự bỏ phiếu, ghi lại kết quả của phiếu bầu và cho biết ai đã bỏ phiếu và chống lại các biện pháp. Nếu một cuộc thảo luận dẫn đến sự đồng thuận rằng không nên thực hiện hành động nào nhưng vấn đề đó sẽ được thảo luận tại một cuộc họp tiếp theo, hãy cẩn thận ghi lại sự đồng thuận.

Viết "cuộc họp bị hoãn" và đưa ra thời gian cuộc họp kết thúc. Cho biết bất kỳ doanh nghiệp còn sót lại đã không được thảo luận. Không ghi lại bất kỳ cuộc hội thoại nào xảy ra sau khi hoãn lại vì đây không phải là một phần chính thức của cuộc họp.

tiền boa

Người ghi chép phải luôn yêu cầu cấp trên phê duyệt biên bản cuộc họp. Điều này cho thấy rằng người giám sát hoặc người quản lý đã xem xét tài liệu và thấy nó chính xác.