Làm thế nào để viết thư kinh doanh giải pháp vấn đề

Đối với nhiều người kinh doanh, viết là một thách thức, đặc biệt là khi có một lá thư giải pháp vấn đề. Nó có thể giúp nghĩ về nhiệm vụ mà bạn phải đối mặt là lạc quan vốn có. Bạn không chỉ phác thảo một vấn đề và hậu quả của nó, bạn còn cung cấp một giải pháp giúp cải thiện tình trạng cho cả hai bên. Cho dù bạn đang viết thư cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh, thực tế là bạn dành thời gian để trình bày giải pháp có thể giúp đảm bảo vấn đề sẽ không xảy ra lần nữa.

1.

Dành đoạn đầu tiên trong bức thư của bạn để phác thảo mục đích của bạn bằng văn bản: Bạn đang giải quyết một vấn đề đã xảy ra và đang đề xuất những gì bạn hy vọng là một giải pháp dễ chấp nhận lẫn nhau.

2.

Giải thích vấn đề và thông tin cơ bản thích hợp trong đoạn thứ hai và thứ ba, tạo ra một giọng điệu bình tĩnh, hợp lý nếu không thân thiện mà không có sự châm biếm hoặc tức giận. Hãy nhớ rằng bạn chưa đề xuất giải pháp của bạn và bạn không muốn người đọc điều chỉnh thông điệp của bạn.

3.

Mô tả hậu quả của vấn đề theo cách thực tế, nhân văn để người đọc hiểu đầy đủ phạm vi của vấn đề. Giả sử bạn đang viết thư cho một người bán hàng thường xuyên đỗ xe tải của mình trước tòa nhà của bạn trong một giờ mỗi ngày trong khi anh ta đi ăn trưa bên cạnh. Mặc dù có những vạch sơn trên vỉa hè, chiếc xe tải lớn của anh ta chiếm nhiều chỗ đậu xe, và ngay trước tòa nhà của bạn. Hậu quả của hành động này có thể là xe tải đóng vai trò ngăn chặn khách hàng của bạn, một số người đã phàn nàn về hành vi này.

4.

Phấn đấu cho sự duyên dáng bằng cách nói rằng bạn đánh giá cao mối quan hệ của người đó với công ty của bạn. Nếu bạn có thể, hãy đề xuất một giải pháp vượt qua hoàn cảnh hiện tại, chẳng hạn như đề xuất rằng nhà cung cấp đỗ xe tải của anh ta ở phía sau tòa nhà của bạn, nơi anh ta sẽ tận hưởng lối đi dốc và cửa rộng hơn.

5.

Tiếp cận một số điểm chung, có lẽ bằng cách nói rằng, với tư cách là một doanh nhân đồng nghiệp, bạn chia sẻ mong muốn giữ cho khách hàng của bạn hạnh phúc để cả hai doanh nghiệp của bạn tiếp tục phát triển và phát triển.

6.

Thể hiện mong muốn được nghe một giải pháp thay thế và khuyến khích một cuộc gọi điện thoại để thảo luận về vấn đề này. Ngay cả khi bạn tin rằng thực sự không có một sự thay thế khả thi nào, thì thực tế là bạn sẵn sàng giải trí một sự thay thế nên được đáp ứng với sự đánh giá cao.

7.

Đóng thư giải pháp vấn đề bằng cách hứa sẽ gọi trong một vài ngày. Nói rõ niềm tin của bạn rằng bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng và cảm ơn người đó đã dành thời gian và sự quan tâm của anh ấy.

số 8.

Yêu cầu một đồng nghiệp đọc thư của bạn và chứng minh nó không chỉ cho chính tả và ngữ pháp mà còn cho các lựa chọn âm điệu và từ.

tiền boa

• Bản chất của con người là như vậy, luôn có cơ hội thư giải quyết vấn đề lịch sự và hợp lý của bạn sẽ bị từ chối một cách giận dữ. Nếu điều này xảy ra, bạn luôn có tùy chọn theo dõi với một chữ cái mạnh mẽ hơn. Hãy lạc quan. Hầu hết mọi người phản ứng theo cách tích cực để khéo léo và ngoại giao, ngay cả khi họ đồng ý với giải pháp của bạn một cách miễn cưỡng.