Cách viết một cuộc họp kinh doanh thường niên cho một S Corp

Các doanh nghiệp nhỏ bầu tổ chức tập đoàn S để chuyển lợi nhuận - và thua lỗ - trực tiếp cho các cổ đông, đơn giản hóa việc khai thuế doanh nghiệp. Phân phối của tập đoàn S S, cho phép các cổ đông cân đối thu nhập "thông qua" với các khoản khấu trừ do các khoản lỗ hoặc tổn thất hiện tại được phân bổ trong một khoảng thời gian nhiều năm. Quân đoàn S đáp ứng các yêu cầu cụ thể do Dịch vụ doanh thu nội bộ đặt ra nhưng cũng phải đáp ứng các yêu cầu của nhà nước để tổ chức các cuộc họp, thường là các cuộc họp thường niên. Do mối quan hệ tài chính mật thiết giữa tập đoàn và cổ đông, biên bản các cuộc họp thường niên phải đưa ra một bức tranh đầy đủ, chính xác về các hoạt động của tập đoàn.

1.

Bắt đầu biên bản với một danh sách các giám đốc có mặt và một tuyên bố đại biểu. Kiểm tra các quy định để biết định nghĩa về đại biểu - thường là 50 phần trăm cộng với một phiếu bầu - đó là số lượng giám đốc cần thiết để kinh doanh.

2.

Nêu ngày và phương thức thông báo của cuộc họp thường niên. Một lần nữa, kiểm tra các quy định cho ngày cụ thể cho các cuộc họp hàng năm và yêu cầu thông báo.

3.

Liệt kê các ứng cử viên cho chức vụ với các ứng cử viên và ứng cử viên, tiếp theo là các sĩ quan mới được bầu tại một cuộc họp thường niên của các giám đốc. Liệt kê các giám đốc mới được bầu bởi hội đồng quản trị tại cuộc họp cổ đông.

4.

Bao gồm các nghị quyết chính xác được thực hiện bởi các giám đốc có mặt. Nghị quyết - chẳng hạn như thay đổi đại lý đã đăng ký, kế toán công chứng hoặc địa chỉ doanh nghiệp được chứng nhận - có thể được chấp nhận bằng đa số phiếu, nhưng các đề xuất theo luật thường yêu cầu đa số lớn hơn và cũng cần có sự tham gia của các cổ đông tích cực.

5.

Thêm các sửa đổi theo luật lệ tại cuộc họp của giám đốc nếu giám đốc và nhân viên của bạn là cổ đông duy nhất trong tập đoàn S của bạn hoặc tại cuộc họp cổ đông nếu được yêu cầu trong quy định của bạn. Ghi lại quá trình này và các bước thực hiện hoặc lên kế hoạch để thực hiện nó. Tại một cuộc họp cổ đông, ghi lại người đưa ra nghị quyết hoặc sửa đổi - người điều hành - người thứ hai và kết quả của cuộc bỏ phiếu.

6.

Tóm tắt cuộc họp kinh doanh với một tuyên bố rằng tất cả các hành vi và quyết định của các cán bộ trong năm trước được khẳng định. Điều này đặc biệt quan trọng nếu không có nghị quyết mới nào được đưa ra hoặc tập đoàn của bạn chỉ bao gồm một vài cổ đông cũng là giám đốc và cán bộ và các chức năng hàng ngày được thực hiện không chính thức.

7.

Ghi lại bất kỳ doanh nghiệp mới được giới thiệu và bố trí của nó. Ví dụ: những người tham gia có thể bỏ phiếu hoặc câu hỏi có thể được chuyển đến kế toán viên, luật sư hoặc ủy ban đặc biệt để được giới thiệu.

số 8.

Ghi lại thời gian và điều khoản hoãn. Các nhóm có thể hoãn lại cho đến cuộc họp thường niên tiếp theo hoặc ngày mà việc kinh doanh có thể được tiếp tục.

9.

Đưa biên bản các cuộc họp của giám đốc cho các sĩ quan và giám đốc mới ký; tất cả phải ký và ghi ngày vào tài liệu để chỉ ra sự hiện diện và thỏa thuận của họ. Người nhận phút nên ký biên bản cuộc họp hàng năm với tên, văn phòng và ngày của họ.

10.

Kết thúc hoặc in biên bản cuộc họp của giám đốc càng sớm càng tốt sau cuộc họp để có được tất cả chữ ký của giám đốc tham dự. Kết thúc phút cổ đông trong vòng vài ngày của cuộc họp.

Những điều cần thiết

• Quy chế doanh nghiệp
• Quy tắc đặt hàng của Robert
• Tập đoàn
• Mẫu phút
• Viết tài liệu hoặc máy tính xách tay và máy in

Lời khuyên

• Nội quy doanh nghiệp ra lệnh cho các quyết định cần phải được đưa ra tại cuộc họp thường niên của bạn. Các tập đoàn thường áp dụng Quy tắc đặt hàng của Robert để cung cấp cho họ cấu trúc.
• Thiết lập một biểu mẫu để điền vào các cuộc họp hàng năm với khoảng trống cho ngày, tham dự, kết quả bầu cử, nghị quyết, động lực, người thứ hai và chữ ký để tiết kiệm thời gian. Thay phiên, làm việc trên máy tính xách tay tại một cuộc họp của giám đốc để bạn có thể in ra một bản sao cho chữ ký và chèn nó ngay lập tức vào cuốn sách của công ty bạn.
• Thủ quỹ sắp mãn nhiệm có thể trình bày báo cáo tài chính tại cuộc họp của các giám đốc thường niên, tùy thuộc vào quy định. Điều chỉnh toàn bộ khi trình bày tại cuộc họp cổ đông để các cổ đông có thể tham khảo.

Cảnh báo

• Bởi vì tất cả các cán bộ và giám đốc phải ký vào biên bản cuộc họp thường niên, giữ cho họ ngắn gọn và chính xác hoàn toàn để giảm thiểu thảo luận và có thể bất đồng về việc ai nói gì.
• Chỉ ghi lại các quyết định và chỉ thị cùng với tên của những người đưa ra chuyển động và giây. Đừng cố tóm tắt các cuộc thảo luận, có thể kéo dài vô tận và chứa các tài liệu không liên quan, khó hiểu.