Quy trình & phương pháp kiểm toán nhân sự

Nhân viên nhân sự nên thực hiện kiểm toán bộ phận định kỳ để đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức với các quy định việc làm và thực hành tốt nhất về nguồn nhân lực. Các quy trình và phương pháp kiểm toán bao gồm kiểm tra hồ sơ việc làm, dữ liệu lương, tài liệu đủ điều kiện và tiêu chuẩn thực hiện để đo lường hiệu quả của các chính sách tại nơi làm việc và quy trình của bộ phận.

Chính sách lương thưởng

Kiểm toán bồi thường, lợi ích và thực hành trả lương yêu cầu sử dụng hồ sơ điều tra dân số của nhân viên và, trong một số trường hợp, hồ sơ nhân viên của nhân viên để xác định rằng trình độ và thông tin của nhân viên phù hợp với mô hình nhân sự của công ty. Kiểm toán liên quan đến thực tiễn trả lương cũng yêu cầu dữ liệu lương, có thể được lấy từ nhiều nguồn, chẳng hạn như Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ và nghiên cứu bồi thường được tạo ra bởi các viện nghiên cứu và hiệp hội chuyên nghiệp, như Hiệp hội Quản lý Nhân sự. Trong kiểm toán bồi thường, nhân viên nhân sự nghiên cứu các nhóm nghề nghiệp và các vị trí riêng lẻ để đảm bảo nhân viên được bồi thường cho công việc tương đương theo nhiệm kỳ, hiệu suất và trình độ.

Hiệu suất quản lý

Giám sát và quản lý kiểm toán hiệu suất có thể khá chủ quan; tuy nhiên, chúng có thể được thực hiện dựa trên các phép đo định lượng như xem xét các tệp nhân viên để xác định số lần người quản lý cung cấp phản hồi của nhân viên. Các tổ chức yêu cầu phản hồi thường xuyên, liên tục từ các nhà quản lý thường mã hóa các yêu cầu của họ trong sổ tay đào tạo lãnh đạo hoặc trong các tiêu chuẩn thực hiện cho các nhà quản lý. Nhân viên nhân sự sau đó có thể xem xét các tệp nhân viên để xác định xem các nhà quản lý có cung cấp cho nhân viên mức độ phản hồi liên tục cần thiết để duy trì mức hiệu suất hay không. Ví dụ: nếu người quản lý được yêu cầu ghi lại phản hồi của nhân viên ít nhất mỗi quý, các tệp của nhân viên sẽ phản ánh tần suất tương tác giữa người quản lý và nhân viên. Kiểm toán hồ sơ nhân viên xác định liệu các nhà quản lý có hoàn thành trách nhiệm của họ đối với công ty và nhân viên của họ hay không.

Phí hợp pháp

Quy trình nhân sự để kiểm toán tuân thủ luật lao động của liên bang và tiểu bang bao gồm xem xét các hồ sơ quan hệ nhân viên. Khi tiến hành kiểm toán để tuân thủ các chính sách cơ hội việc làm bình đẳng, nhân viên nhân sự kiểm tra các loại hồ sơ khiếu nại của nhân viên. Họ xem xét các khiếu nại liên quan đến cáo buộc phân biệt đối xử, quấy rối và thực hành việc làm không công bằng và so sánh số lượng đơn khiếu nại với những vụ việc leo thang đến các vấn đề chính thức, chẳng hạn như kiện tụng hoặc trọng tài.

Nhân viên quan hệ nhân viên chịu trách nhiệm điều tra các vấn đề tại nơi làm việc thường hiểu biết về các cách hiệu quả nhất để kiểm toán các vấn đề quan hệ nhân viên cũng như các phương pháp tốt nhất để đo lường tính toàn vẹn của chương trình quan hệ nhân viên. Giảm tổng phí pháp lý được coi là một phép đo hợp lệ. Ví dụ, các chuyên gia quan hệ nhân viên dày dạn quản lý điều tra và giải quyết các vấn đề của nhân viên trong nhà tiêu tốn ít tiền hơn bằng cách không liên quan đến tư vấn pháp lý cho mỗi khiếu nại. Kiểm toán số tiền chi phí pháp lý đòi hỏi phải truy cập vào các tệp quan hệ nhân viên và thông tin ngân sách nhân sự cho các chi tiêu liên quan đến giải quyết tranh chấp việc làm.

Đủ điều kiện tuyển dụng

Kiểm toán đủ điều kiện tuyển dụng là kiểm toán nguồn nhân lực phổ biến - cho dù chúng được thực hiện tại nhà hay bởi Cơ quan Thực thi Di trú và Hải quan Hoa Kỳ, cơ quan liên bang chịu trách nhiệm lấy dữ liệu liên quan đến việc thực thi các quy định đủ điều kiện tuyển dụng. Tài liệu cần thiết để thiết lập đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ bao gồm thông tin quốc tịch và hồ sơ đủ điều kiện. Các tệp nhân sự chứa các bản sao của các mẫu I-9 được ủy quyền của liên bang và các bản sao của tài liệu hỗ trợ. Kiểm toán yêu cầu quyền truy cập vào các tệp việc làm cũng như đệ trình điện tử, vì xác minh I-9 có thể được xử lý bằng điện tử.