Các phương tiện trực quan để vượt qua các rào cản đối với truyền thông

Cho dù bạn đang trình bày dự đoán bán hàng, chiến lược tiếp thị hay trình bày ý tưởng sản phẩm mới, cách bạn truyền đạt thông tin của bạn có thể ảnh hưởng lớn đến việc khán giả hiểu rõ như thế nào. Phong cách và kỹ thuật giao tiếp của bạn cũng có thể ảnh hưởng lớn đến việc khán giả của bạn có ủng hộ ý tưởng và thông tin bạn trình bày hay không. Cho dù bạn sử dụng giao tiếp bằng văn bản hoặc bằng lời nói, các phương tiện trực quan có thể tăng cường trình bày của bạn và giúp bạn vượt qua các rào cản trong giao tiếp.

Các loại phương tiện trực quan

Các phương tiện trực quan không giới hạn trong biểu đồ nhưng cũng có thể bao gồm chữ tượng hình, biểu đồ hình tròn, lịch trình, biểu đồ chỗ ngồi, báo cáo tài chính, bản vẽ, video, slide hoặc phác thảo. Bạn có thể sử dụng các phương tiện trực quan làm tài liệu phát khi trình bày bằng lời nói, trình bày chúng trên màn hình hoặc trong các báo cáo bằng văn bản. Loại công cụ hỗ trợ trực quan bạn sử dụng phụ thuộc vào thông tin bạn đang trình bày và đối tượng.

Xử lý thông tin

Vì mọi người xử lý và tiêu hóa thông tin khác nhau, kết hợp các phương tiện trực quan với bản trình bày hoặc tài liệu có thể trình bày cho khán giả nhiều cách khác nhau để nhận thông tin. Do đó, bạn tăng cơ hội để khán giả hiểu những gì đang được truyền đạt. Một số người hiểu mọi thứ tốt hơn bằng miệng; những người khác thích từ viết, trong khi những người khác thích biểu đồ hoặc bảng.

Quá tải thông tin

Một rào cản giao tiếp phổ biến mà các nhà tuyển dụng và nhân viên phải đối mặt khi trình bày hoặc nhận thông tin là có quá nhiều thông tin được trình bày cùng một lúc. Khi điều này xảy ra, thật khó để xác định thông tin nào là quan trọng nhất và phù hợp với nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Các phương tiện trực quan, chẳng hạn như biểu đồ và biểu đồ dòng chảy, có thể ngưng tụ các khối thông tin lớn thành các phần quan trọng nhất.

Lưu giữ thông tin

Nếu bạn đứng trước một nhóm trình bày thông tin trong 30 phút, khả năng họ lưu giữ thông tin là rất mong manh, đặc biệt nếu khán giả khó tập trung hoặc không quan tâm đến thông tin của bạn. Sử dụng các phương tiện trực quan, cùng với các hình thức giao tiếp bằng lời nói hoặc bằng văn bản, có thể giúp khán giả giữ lại thông tin.

Rào cản ngôn ngữ

Rào cản ngôn ngữ là một rào cản giao tiếp phổ biến, đặc biệt là khi lực lượng lao động trở nên đa dạng hơn. Người nói không bản ngữ có thể không hiểu đầy đủ thông tin trong khi trình bày bằng lời nói; tuy nhiên, với các phương tiện trực quan, có lẽ họ có thể sử dụng lý luận suy diễn để nắm bắt các ý chính của bạn.

Thời gian giới hạn

Một bức tranh vẫn có giá trị 1.000 từ; do đó, phương tiện trực quan tiết kiệm thời gian trong việc truyền đạt ý tưởng. Điều này đúng cho dù một nhân viên đang chuẩn bị một báo cáo bằng văn bản cho một giám đốc điều hành bận rộn hay giám đốc điều hành đó phải trình bày thông tin cho một nhóm. Các phương tiện trực quan cung cấp một cách nhanh chóng để có được những điểm chính của ý tưởng bán hàng hoặc ý tưởng cho bao bì sản phẩm.