Cách hiệu quả để xử lý thư gửi đi của công ty là gì?

Mặc dù e-mail đã xâm nhập mạnh mẽ, nhưng hầu hết các công ty vẫn coi thư của ốc sên là một phần quan trọng trong hoạt động của họ. Hợp đồng, tiền lương, hóa đơn và nhiều hơn nữa thường xuyên đi qua thư. Một công ty hoạt động trơn tru cần một hệ thống vận hành trơn tru để xử lý các vật liệu quan trọng này một cách hiệu quả. Khi nói đến thư gửi đi, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách cấu trúc các văn phòng của bạn và đào tạo nhân viên của bạn về cách sử dụng hệ thống hiệu quả.

Dán nhãn tốt

Tất cả các thư gửi đi cần xác định rõ người gửi và người nhận. Hướng dẫn nhân viên chuẩn bị phong bì đúng cách và làm cho ai đó trong đội ngũ nhân viên sẵn sàng trả lời các câu hỏi về thư. Tránh viết tay trên phong bì bất cứ khi nào bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa quy trình. Đặt hàng phong bì hoặc nhãn tùy chỉnh với thông tin của công ty bạn, chuyên dùng khi cần thiết cho các bộ phận, nhóm và cá nhân riêng biệt, để cả dịch vụ bưu chính và người nhận sẽ biết ai đã gửi thư. Đối với người nhận thư thông thường, hãy sử dụng phong bì cửa sổ nhựa và nhập thông tin người nhận bằng máy tính để biết tốc độ và độ chính xác. Đối với số lượng lớn hoặc thường xuyên của thư gửi đi, hãy sử dụng các công cụ phần mềm để tự động in thông tin người nhận bằng cách vẽ từ các tệp tài khoản hiện có.

Chuyển động văn phòng

Để thu thập thư đi một cách hiệu quả, bạn cần có hệ thống cây ngược ngược của Cameron để thu thập tất cả thư gửi đi và chuyển đến một hoặc nhiều điểm gửi đi nơi công ty của bạn chuyển giao cho dịch vụ bưu chính hoặc công ty vận chuyển. Thiết lập hộp thư đi trong tất cả các văn phòng và khu vực tích lũy thư đi và chỉ định phòng thu gom cho các gói gửi đi lớn hơn để chúng không thường xuyên làm lộn xộn không gian văn phòng làm việc. Phấn đấu cho một hệ thống mà nhân viên có thể đưa ra thư gửi đi của họ với tối thiểu phiền phức và thời gian.

Bộ sưu tập nội bộ

Chỉ định một hoặc nhiều nhân viên thu thập thư và gói từ tất cả các thùng và phòng được chỉ định, để phân loại và xử lý trong phòng thư trung tâm. Cung cấp cho nhân viên danh sách kiểm tra để họ không quên bất kỳ điểm thu thập nào. Chọn những nhân viên có thể làm việc kịp thời và sẵn sàng gửi thư đúng giờ và những người có thể duy trì mối quan hệ tốt với các nhân viên giao hàng. Cung cấp đồng hồ bưu chính trong phòng thư để không ai phải đối phó với việc dán tem.

Thời gian đón

Thư gửi đi tích lũy trong suốt cả ngày, và nếu một mảnh thư nhất định rơi vào thùng muộn, nó sẽ không đi ra ngoài cho đến ngày làm việc tiếp theo. Xác định thời gian nhận thư tối ưu tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn và lên lịch nhận hàng thường xuyên với Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ và với một người giao hàng hậu cần ưa thích như UPS hoặc FedEx để gửi gói hàng và gửi qua đêm. Để nhận thư được gửi theo cách kịp thời nhất, bạn có thể cần nhiều xe bán tải trong suốt cả ngày. Ngược lại, nếu công ty của bạn không tạo đủ thư để hỗ trợ nhận hàng thường xuyên từ một người giao hàng hậu cần, hãy chỉ định một nhân viên mang thư đó đến điểm thả hàng gần nhất của người gửi.