Bạn viết gì trong một email chuyên nghiệp nếu bạn đang đính kèm một tập tin?

Khả năng gửi thông tin nhanh chóng có giá trị trong thế giới chuyên nghiệp. Là một định dạng nhắn tin, email hoạt động tốt nhất cho các tin nhắn ngắn. Nó cũng có khả năng cung cấp tệp đính kèm hoặc một tệp riêng biệt chứa thông tin và định dạng khó đưa vào thư email bình thường. Một email chuyên nghiệp phải thừa nhận bất kỳ tệp đính kèm nào có trong email, để cho biết tầm quan trọng của chúng và đảm bảo người nhận rằng các tệp đó an toàn.

Dòng tiêu đề

Một dòng chủ đề trống hoặc mơ hồ trong một email chuyên nghiệp có thể khiến người nhận bỏ qua thư mà không nhận ra rằng nó có chứa một tệp đính kèm quan trọng. Một dòng chủ đề hiệu quả cho một email chuyên nghiệp xác định nội dung của email trong khoảng 10 từ hoặc ít hơn. Ví dụ: nếu bạn đang gửi hướng dẫn về quy trình làm việc mới cho nhân viên, dòng chủ đề có thể đọc "Quan trọng: Hướng dẫn công việc mới được đính kèm." Điều này đặc biệt quan trọng nếu liên hệ của bạn có thể không quen thuộc với địa chỉ email của bạn, khiến anh ta đặt câu hỏi về danh tính của người gửi.

Tóm lược

Phần thân của một email chuyên nghiệp có chứa tệp đính kèm cũng phải bao gồm một bản tóm tắt mô tả nội dung của tệp đính kèm. Tóm tắt này cũng sẽ mô tả lý do tại sao bạn gửi tệp đính kèm; nếu bạn đề cập rằng tệp đính kèm có nghĩa là đặt tất cả nhân viên cấp dưới trên cùng một trang về quy trình làm việc mới, điều này sẽ tăng cơ hội họ sẽ mở tệp đính kèm và đọc tệp. Nếu tệp đính kèm chỉ là một bản ghi nhớ ngắn, chỉ cần tóm tắt tệp trong phần thân của email có thể dễ dàng hơn so với sử dụng tệp đính kèm.

Định dạng tệp đính kèm

Đảm bảo gửi tệp đính kèm ở định dạng mà tất cả người nhận có thể nhận và mở. Ví dụ: nếu tệp đính kèm của bạn là tệp DOCX, thì chỉ có thể mở tệp Microsoft Word 2007. Điều này đặc biệt quan trọng đối với một email chuyên nghiệp có thể được mở trên máy tính gia đình không có phần mềm cần thiết. Trong email của bạn, bao gồm tên của chương trình phải được sử dụng để mở tệp đính kèm.

Mẹo email chuyên nghiệp khác

Brevity rất quan trọng khi viết email, đặc biệt là khi bạn đang soạn email chuyên nghiệp. Cố gắng giữ phần chính của email của bạn dưới bốn hoặc năm đoạn, bao gồm mọi tóm tắt về một tệp đính kèm. Mặc dù sự chú ý đến chính tả và ngữ pháp luôn luôn quan trọng, nhưng nó rất quan trọng trong một email chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn sử dụng một lời chào thích hợp, chẳng hạn như "Dear Sir" hoặc "To Whom It May Lo ngại". Tránh xa các phông chữ cách điệu hoặc phông chữ lớn có thể làm cho email của bạn có vẻ bình thường hơn là chuyên nghiệp.