Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Duy trì tài liệu giấy và các tập tin là một đề xuất đắt tiền cho một tổ chức. Tài liệu phải được chèn vào các thư mục tệp và được đặt trong tủ hồ sơ đắt tiền, và bất động sản văn phòng phải được đặt sang một bên để lưu trữ. Khi một tập tin là cần thiết, nó phải được lấy ra và sau đó nộp đi một lần nữa. Vì những vấn đề này, nhiều công ty đã chuyển sang một hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Nhiều hệ thống có sẵn, nhưng tất cả đều cung cấp chức năng tương tự.

Quét đến

Khi một tài liệu đến văn phòng đang sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nó sẽ được quét bằng máy quét số lượng lớn. Các máy quét này hoạt động giống như một máy photocopy, với bộ nạp tờ có thể xử lý nhiều trang cùng một lúc. Khi tài liệu được quét, một nhân viên bán hàng sẽ gán cho nó một tên, số tệp hoặc mã theo dõi khác. Sau khi tài liệu điện tử được tạo, tài liệu giấy gốc có thể được băm nhỏ.

Phần mềm quản lý tài liệu

Phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng được sử dụng để tổ chức và lưu trữ từng tệp riêng lẻ. Các công cụ này đơn giản hóa quá trình lưu trữ và truy xuất bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang mạnh mẽ để đọc nội dung của từng tài liệu. Thông tin này được lưu trữ như một phần của tệp điện tử, giúp tìm kiếm nội dung của từng tài liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Nhân viên có thể tìm kiếm tất cả các tài liệu từ một khách hàng cụ thể có chứa các từ khóa nhất định hoặc sử dụng bất kỳ biến nào khác. Những gì thông thường sẽ mất hàng giờ thời gian của một nhân viên thư ký có thể được thực hiện bởi bất cứ ai trong vòng vài phút.

Định tuyến điện tử

Khi tài liệu đã được quét, nhân viên bán hàng có thể chuyển tiếp nó cho bất kỳ ai trong tổ chức để xem xét. Trong một môi trường giấy truyền thống, điều này liên quan đến việc cung cấp tệp theo cách thủ công. Thông thường các tập tin bị mất hoặc để mòn mỏi trên bàn làm việc của nhân viên trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần, không có sẵn cho bất kỳ ai khác. Hệ thống quản lý tài liệu cho phép xem xét ngay lập tức bởi bất cứ ai trong tổ chức. Bất kỳ tài liệu nào cũng có thể được chuyển tiếp ngay lập tức giữa các nhân viên, ngay cả giữa các văn phòng và vùng lãnh thổ.

Bảo mật nâng cao

Mọi tài liệu điện tử có thể được bảo vệ bằng giao thức bảo mật nâng cao tương tự như giao thức được sử dụng bởi các ngân hàng. Tài liệu có thể được bảo vệ để chỉ những nhân viên cụ thể có thể truy cập một số thông tin nhất định. Các tủ hồ sơ bị khóa được thay thế bằng các hệ thống bảo mật được bảo vệ bằng mật khẩu giúp giảm đáng kể khả năng thông tin rơi vào tay kẻ xấu. Nhân sự có thể được đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm vẫn được bảo vệ đầy đủ, trong khi bộ phận bán hàng có thể lưu trữ tài liệu có sẵn cho bất kỳ nhân viên nào.

Sao lưu ngoài trang web

Cơ sở dữ liệu của các tài liệu có thể dễ dàng được lưu trữ trên bất kỳ thiết bị nào. Thiết bị lưu trữ chính thường được đặt trong văn phòng chính của công ty, thường là trên một máy chủ đặt tại bộ phận công nghệ thông tin. Dữ liệu cũng dễ dàng được sao lưu và lưu trữ ngoài trang web. Đây là một cải tiến to lớn so với các tập tin giấy, có thể dễ dàng bị phá hủy bởi thiệt hại nước hoặc lửa. Giữ toàn bộ bản sao của cơ sở dữ liệu tài liệu ngoài trang web cung cấp một kế hoạch liên tục kinh doanh tuyệt vời, đảm bảo thông tin chính không bị mất do thảm họa.