Biểu đồ dòng chảy là gì?

Biểu đồ dòng chảy là biểu diễn trực quan của các bước trong một quy trình được thiết kế để dẫn đến một kết quả cụ thể. Biểu đồ dòng chảy được thiết kế để giao tiếp các nhiệm vụ phức tạp trong nháy mắt và giúp người quản lý xác định cách các phòng ban khác nhau trong một công ty tương tác. Lưu đồ là một công cụ hữu ích nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp.

Định nghĩa

Lưu đồ là phân tích từng bước và biểu diễn đồ họa của một quy trình nhiều mặt. Quá trình trong câu hỏi có thể liên quan đến một cá nhân hoặc một số phòng ban trong một tập đoàn lớn. Thông thường, mỗi bước trong quy trình được thể hiện bằng một hộp. Các hộp khác nhau sau đó được kết nối với các mũi tên với nhau. Một mũi tên kết nối hộp A và hộp B thường có nghĩa là phải hoàn thành bước A trước khi bước B có thể bắt đầu. Ví dụ: nếu biểu đồ giải thích cách một doanh nghiệp phục vụ nên chuẩn bị thịt nướng, hai trong số các hộp có thể được dán nhãn "đốt lửa" và "đặt thịt lên vỉ nướng". Sẽ có một mũi tên đi từ hộp thứ nhất sang hộp thứ hai vì bước đầu tiên phải được hoàn thành trước khi thử lần thứ hai.

Lợi ích

Lợi ích lớn nhất của biểu đồ dòng chảy là khả năng truyền tải lượng thông tin lớn trên một trang hoặc màn hình. Điều gì sẽ xảy ra khi một lượng dữ liệu quá lớn nếu được đặt trên giấy trở nên có thể quản lý được nếu được biểu thị trên biểu đồ dòng chảy. Và bằng cách làm theo các mũi tên, bạn có thể thấy các hệ thống và phòng ban khác nhau tương tác như thế nào. Sơ đồ khối có thể trở nên hữu ích hơn nữa bằng cách nếu bạn thêm các bảng màu khác nhau. Trong một sơ đồ mô tả cách chuẩn bị thịt nướng, tất cả các bước màu xanh có thể là trách nhiệm của một nhân viên, trong khi tất cả các bước màu đỏ có thể là của người khác.

Lợi nhuận chất lượng

Biểu đồ dòng chảy thường được sử dụng để làm cho các quy trình phức tạp hiệu quả hơn vì bạn có thể thấy nguyên nhân chính xác của các sản phẩm bị lỗi hoặc dịch vụ chất lượng thấp. Các dòng trong biểu đồ cho phép bạn làm việc trở lại từ vấn đề để xác định nơi vấn đề bắt đầu. Ví dụ, nếu một nhà sản xuất ô tô muốn giảm số lượng lỗi truyền, nó có thể theo dõi sự cố trở lại dây chuyền lắp ráp, nơi các bộ truyền được lắp ráp, sau đó đến đơn vị cụ thể nơi sản xuất "bánh răng chó". Trong thời trang này, các nhà quản lý có thể giảm các đơn vị khiếm khuyết. Điều này lần lượt làm giảm chi phí liên quan đến yêu cầu bảo hành, đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Sử dụng nguồn nhân lực

Biểu đồ dòng chảy hiệu quả có thể giúp một công nhân xác định đồng nghiệp hoặc bộ phận mà cô ấy phụ thuộc vào để xử lý một công việc cụ thể, bộ phận nào của tổ chức phụ thuộc vào cô ấy. Trong các cấu trúc lớn, mọi người thường không biết về những phụ thuộc lẫn nhau này. Ví dụ, một nhân viên tại một cửa hàng bán lẻ có thể phải nhập báo cáo bán hàng hàng ngày vào máy tính hàng ngày lúc 11 giờ tối, nhưng vẫn không biết ai làm gì với báo cáo. Một biểu đồ dòng đơn giản sẽ giúp cô ấy xác định ai sẽ gọi trong trường hợp có vấn đề. Ngoài ra, biểu đồ dòng chảy giúp quản lý đào tạo nhân viên mới cho từng nhiệm vụ họ sẽ phải thực hiện vì thông tin này có sẵn trong nháy mắt.