Cách tốt nhất để nhân sự giải thích W-4

Tùy thuộc vào nhân viên của bạn để điền chính xác các mẫu W-4 của họ và gửi chúng cho bộ phận biên chế một cách kịp thời. Tuy nhiên, biểu mẫu có thể gây nhầm lẫn, vì vậy tốt nhất là nếu các nhân viên nhân sự giải thích tầm quan trọng của việc điền vào biểu mẫu một cách chính xác cho tất cả nhân viên mới.

Phương pháp đào tạo

Nếu nhiều nhân viên được thuê cùng một lúc, bạn có thể giải thích biểu mẫu cho tất cả họ cùng một lúc. Nếu họ được thuê vào những thời điểm khác nhau, hãy giải thích biểu mẫu cho từng người một cách riêng biệt. Cá nhân chuyển tiếp thông tin thay vì chỉ dựa vào hướng dẫn điện tử hoặc hướng dẫn sử dụng bản sao cứng. Điều này cho phép nhân viên đặt câu hỏi và có được câu trả lời tại chỗ.

Phụ cấp

Truyền đạt tầm quan trọng của các khoản phụ cấp trên W-4. Giải thích rằng các khoản phụ cấp làm giảm thu nhập chịu thuế của họ và nếu họ yêu cầu nhiều hơn số tiền họ được hưởng, họ có thể sẽ phải chịu thời gian đóng thuế của Sở Thuế vụ. Đi qua các dòng từ A đến G của phần Bảng tính trợ cấp cá nhân với mỗi nhân viên để đến tổng số chính xác cho dòng H của bảng tính và cuối cùng là dòng 5 của phần Chứng nhận trợ cấp giữ nhân viên của W-4.

Tình trạng nộp hồ sơ

Nêu tình trạng nộp đơn tác động có trên giữ lại. Tình trạng độc thân là khung thuế cao nhất và tình trạng kết hôn là thấp nhất. Nếu một nhân viên đã kết hôn muốn khấu trừ thuế nhiều hơn vì cả anh ta và vợ / chồng của anh ta đều làm việc, anh ta có thể chọn Hôn nhân, nhưng giữ lại ở tùy chọn Đơn giá cao hơn. Anh ta nên kiểm tra tình trạng nộp đơn thích hợp trên dòng 3 của giấy chứng nhận trợ cấp giữ lại.

Miễn giữ

Chuyển tiếp các điều kiện theo đó nhân viên có thể yêu cầu miễn trừ giữ lại và làm thế nào để điền vào mẫu nếu họ đủ điều kiện cho nó. Kể từ năm 2013, nếu người khác có thể yêu cầu nhân viên phụ thuộc vào tờ khai thuế của anh ta và nếu thu nhập của nhân viên vượt quá $ 1.000 và bao gồm thu nhập chưa kiếm được trên $ 350, cô ta không thể yêu cầu miễn thuế theo dòng 7 của mẫu đơn.

Trang thứ hai

Trong khi một số nhân viên có thể chỉ cần hoàn thành trang 1 của W-4, những người khác cũng có thể cần phải điền vào trang 2. Giải thích các điều kiện để yêu cầu các khoản khấu trừ và điều chỉnh ở trang 2, điều này ảnh hưởng đến số lượng nhân viên nên yêu cầu trên dòng H của bảng tính và dòng 5 của trang đầu tiên. Nếu chủ lao động có nhiều hơn một công việc hoặc nếu họ và vợ hoặc chồng của họ làm việc, họ nên hoàn thành Bảng tính hai người / nhiều công việc, dẫn đến số tiền giữ lại bổ sung sẽ đi vào dòng 6 của trang 1.

Hậu quả W-4

Giải thích các hình phạt điền vào mẫu đơn không chính xác hoặc không gửi một hình thức nào cả. Trong trường hợp trước đây, việc yêu cầu quá nhiều khoản phụ cấp có thể khiến IRS xem xét lại sự chính xác của nhân viên và có thể gửi cho bạn một lá thư khóa để thay đổi số tiền giữ lại thành số tiền chính xác. Trong trường hợp sau, bạn phải giữ lại ở khung thuế cao nhất của trạng thái đơn lẻ với các khoản phụ cấp bằng 0 cho đến khi nhân viên chuyển sang biểu mẫu. Ngoài ra, IRS có thể buộc các nhân viên đưa thông tin sai lệch vào W-4 của họ bị phạt 500 đô la.

Cân nhắc

Khuyến khích nhân viên xem xét W-4 của họ mỗi năm và, nếu có thể, hãy gửi một cái mới kịp thời cho bảng lương mà họ muốn thay đổi xảy ra. Giới thiệu họ đến máy tính giữ lại trực tuyến IRS, có thể giúp họ điền chính xác vào biểu mẫu để họ không trả quá cao hoặc trả thuế thu nhập liên bang.