Hướng dẫn thực hành tốt nhất cho quản trị hợp đồng

Hợp đồng mà một doanh nghiệp thành lập với khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp của họ là các tài liệu pháp lý mang theo quyền và trách nhiệm của họ đối với cả hai bên. Quản lý hoặc "điều hành" hợp đồng đòi hỏi sự siêng năng và tinh tường để biết chi tiết. Có một số thực tiễn tốt nhất có thể giúp - phương pháp được tôn trọng theo thời gian để quản lý hợp đồng giúp bạn tránh vi phạm các điều khoản và điều kiện của họ.

Phân biệt hợp đồng

Một thực tiễn cơ bản tốt nhất trong quản trị hợp đồng là hiểu loại hợp đồng bạn giao dịch. Có hai loại hợp đồng - hợp đồng đơn giản và hành động - và mỗi loại mang theo các điều khoản và nghĩa vụ khác nhau. Một hợp đồng đơn giản là bất kỳ hợp đồng nào không phải là chứng thư. Hợp đồng đơn giản bao gồm các thỏa thuận bán sản phẩm và dịch vụ, chẳng hạn như hợp đồng thuê mặt tiền cửa hàng của bạn và bất kỳ hợp đồng nào bạn có với nhân viên của mình. Mặt khác, các hành vi phức tạp hơn vì chúng phải được lập thành văn bản, ký tên, chứng kiến ​​và giao hàng với một con dấu chính thức. Thế chấp thường được thực hiện bằng chứng thư, như là một số thỏa thuận với các chủ nợ và ngân hàng.

Các loại hợp đồng đơn giản

Gần như tất cả các hợp đồng bạn gặp trong doanh nghiệp của bạn sẽ là những hợp đồng đơn giản. Những hợp đồng đơn giản này có thể được phân loại thành đơn phương hoặc song phương. Hợp đồng đơn phương ngụ ý rằng chỉ có một bên hứa sẽ làm điều gì đó và bên kia không có nghĩa vụ pháp lý để mua lại một cái gì đó hoặc hoàn thành bất kỳ phần nào khác của hợp đồng. Một hợp đồng song phương ngụ ý rằng cả hai bên đều có nghĩa vụ và nghĩa vụ phải duy trì. Biết được sự khác biệt giữa các loại hợp đồng khác nhau này giúp bạn giải thích rõ ràng khi bạn có nghĩa vụ phải hành động và / hoặc khi một bên khác nợ bạn một nghĩa vụ.

Các điều khoản và điều kiện

Trái với niềm tin phổ biến, các hợp đồng không phải được viết bằng mực để đủ điều kiện là hợp lệ hoặc hợp pháp. Tuy nhiên, nêu rõ các điều khoản và điều kiện của bất kỳ thỏa thuận hợp đồng nào nhằm bảo vệ doanh nghiệp của bạn và giúp tránh tranh chấp. Khi bạn bán một sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ, các điều khoản chính là giá phải trả và mô tả về hàng hóa và dịch vụ. Biên lai có thể ở dạng hợp đồng và điều quan trọng là bạn cũng phải phác thảo các điều khoản và điều kiện của mình để trả lại hoặc hủy bỏ trên biên lai đó. Khi nói đến các giao dịch phức tạp hơn, chẳng hạn như bán tài sản, luật pháp yêu cầu các điều khoản nhất định phải được nêu ra đầy đủ. Nếu nghi ngờ, hãy luôn phác thảo tất cả các điều khoản và điều kiện - bạn không thể sai khi viết quá nhiều so với quá ít.

Đề nghị và chấp nhận

Điều này nghe có vẻ không có trí tuệ, nhưng các doanh nghiệp cần cẩn thận chỉ đưa ra những gì họ thực sự muốn bán hoặc những gì họ thực sự có sẵn trong kho. Đây là nơi các khái niệm "chào hàng" và "chấp nhận" xuất hiện trong quản trị hợp đồng. Lời đề nghị thường ngầm. Chẳng hạn, một cửa hàng bán lẻ trưng bày quần áo trong cửa sổ, đang cung cấp hiệu quả việc bán quần áo đó ngay cả khi không có dấu hiệu cho biết quần áo có giá bao nhiêu. Chấp nhận xảy ra khi một khách hàng yêu cầu mua một cái gì đó và sau đó giao tiền cho nhân viên bán hàng. Rắc rối có thể phát sinh nếu bạn quảng cáo một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và sau đó không thể thực hiện các yêu cầu. Để giải quyết vấn đề này, hãy thận trọng trong quảng cáo bằng cách đủ điều kiện cung cấp hoặc giới hạn số lần chấp nhận ở một số lượng giới hạn.

Phá vỡ hợp đồng

Vài điều có thể gây tổn hại đến uy tín của một doanh nghiệp hơn là có một vụ kiện pháp lý lộn xộn do vi phạm hợp đồng, nhưng điều đó có thể xảy ra nếu bạn không giữ các thỏa thuận hợp đồng. Ví dụ, một khách hàng có thể trả tiền cho một hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được giao vào một ngày nhất định. Nếu bạn không giao hàng vào ngày hôm đó, khách hàng có cơ sở pháp lý để lấy lại tiền hoặc thời gian đã mất. Những lần khác, việc không bao gồm một điều khoản hoặc điều kiện trong hợp đồng sẽ khiến hợp đồng bị vô hiệu, khiến doanh nghiệp của bạn bị mất. Chẳng hạn, nếu bạn quên liệt kê các điều kiện trả lại sản phẩm trên hóa đơn, khách hàng có thể lập luận rằng cửa hàng có chính sách hoàn trả mở. Như một cách thực hành tốt nhất, cố gắng tránh vi phạm hợp đồng trong bất kỳ vấn đề nào bằng cách nêu rõ các điều khoản của bạn, tuân theo các cam kết và truyền đạt bất kỳ cảnh báo nào.