Những cách tốt nhất để theo dõi việc sử dụng nhiên liệu trong một công ty nhỏ

Giấy tờ từ việc thanh toán chi phí có thể dễ dàng vượt khỏi tầm tay ngay cả với một nhân viên nhỏ. Với các báo cáo số dặm, như với bất kỳ chi phí nào, hồ sơ cẩn thận nên được lưu giữ. Có một hệ thống chính xác tại chỗ có thể giúp mọi thứ hoạt động trơn tru và giúp bạn đỡ đau đầu.

Bút và giấy

Cung cấp cho nhân viên nhật ký số dặm bằng giấy và khuyến khích họ sử dụng nhật ký mỗi khi họ lên xe. Bài dự thi nên bao gồm ngày của chuyến đi, chỉ số đo đường, điểm đến và mục đích. Bạn cũng có thể bao gồm không gian cho thông tin cụ thể của bộ phận hoặc mã chi phí.

Thu thập nhật ký

Chọn một ngày hoặc thời gian để thu thập nhật ký số dặm và nhất quán về việc chọn chúng. Bạn có thể muốn họ một vài ngày trước ngày thanh toán để bạn có thể bao gồm các khoản hoàn trả thay vì trì hoãn chúng. Tuy nhiên, cho phép một ngày để báo cáo bổ sung nhỏ giọt. Đôi khi mọi người bị bệnh hoặc bận rộn và quên đi. Gửi một email nhắc nhở mỗi khi nhật ký đến hạn có thể giúp tránh các vấn đề.

Hồ sơ kỹ thuật số

Giữ các bản ghi kỹ thuật số của nhật ký số dặm nếu có thể để tự cứu mình khỏi vấn đề thu thập nhật ký giấy. Bạn có thể có một sổ sách kế toán hoặc chương trình kế toán có thể xử lý nhật ký số dặm. Nếu không, một bảng tính mọi người có thể truy cập nên hoạt động theo cùng một cách. Bạn có thể chỉ muốn bao gồm tổng số dặm cho mỗi nhân viên mỗi tuần để giữ cho mọi thứ đơn giản. Sử dụng nó để theo dõi tổng chi tiêu và xem nó thay đổi theo thời gian như thế nào, điều này có thể ảnh hưởng đến việc lập ngân sách.

Tổng hợp

Khi bạn đã đăng nhập thông tin để nhân viên sẽ được hoàn trả đúng cách, hãy đặt tệp vào một thư mục để gộp các báo cáo số dặm lại với nhau. Bạn cũng có thể tạo một phần trong các thư mục nhân viên riêng lẻ để báo cáo chi phí. Giữ chúng theo thứ tự thời gian đảo ngược để có thông tin gần đây nhất trên đầu trang.