Bảng lương DIY cho 10 nhân viên

Một hệ thống bảng lương được vi tính hóa đòi hỏi người sử dụng lao động phải sử dụng phần mềm để thực hiện các nhiệm vụ tiền lương của mình; phương pháp này làm giảm khả năng xảy ra lỗi và tăng thời gian xử lý bảng lương. Một hệ thống bên ngoài có nghĩa là người sử dụng lao động thuê một nhà cung cấp dịch vụ tiền lương để xử lý bảng lương của mình. Là một nhà tuyển dụng có 10 nhân viên, bạn có thể áp dụng một hệ thống tự làm, yêu cầu bạn áp dụng hệ thống trực tuyến trên máy vi tính hoặc bên ngoài hoặc xử lý bảng lương bằng tay.

1.

Mua phần mềm biên chế được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Sage Peachtree. Cùng với tính năng xử lý tiền lương và tiền gửi trực tiếp, các loại phần mềm này thường có các tính năng kế toán kèm theo, cho phép bạn tạo W-2 và các tài liệu khai thuế khác cho 10 nhân viên của bạn. Phần mềm cũng đi kèm với các bảng thuế liên bang và tiểu bang được nhúng trong hệ thống, giúp loại bỏ việc tính thuế thủ công và giảm nguy cơ sai sót. Chọn gói phần mềm phù hợp với kích thước bảng lương của bạn. Các gói phần mềm có tính năng kế toán đầy đủ kèm theo, chẳng hạn như sổ tổng hợp và bảng lương được chứng nhận, có giá cao hơn một bảng lương đơn giản, chẳng hạn như tính toán bảng lương cơ bản và phân phối W-2.

2.

Sử dụng dịch vụ trả lương trực tuyến, như Intuit hoặc SurePayroll, để xử lý bảng lương. Đối với một khoản phí hàng tháng, bạn tải lên thông tin bảng lương của 10 nhân viên, bao gồm cả giờ và tiền lương cho mỗi kỳ thanh toán, vào hệ thống của nhà cung cấp thông qua thông tin đăng nhập và mật khẩu duy nhất. Một số nhà cung cấp cho phép bạn in tiền lương cho máy in laser của riêng bạn. Bạn có thể quản lý dữ liệu bảng lương của nhân viên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cộng với báo cáo bảng lương in qua hệ thống trực tuyến. Hệ thống cũng gửi cho bạn thuế liên bang và tiểu bang và trả tiền nhắc nhở thời gian. Đối với mục đích gửi tiền trực tiếp, cung cấp cho nhà cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng của bạn.

3.

Áp dụng hệ thống thủ công nếu bạn không muốn đầu tư vào phần mềm biên chế hoặc dịch vụ trực tuyến. Phương pháp này hoạt động tốt nếu bạn có 10 nhân viên; tuy nhiên, đảm bảo rằng bạn kiểm tra ba lần bảng lương trước khi viết bảng lương. Bạn cũng cần có kiến ​​thức vững chắc về luật lương và giờ của liên bang và luật thuế biên chế khi sử dụng hệ thống này. Tham khảo ý kiến ​​của bộ lao động tiểu bang của bạn về luật lao động tiểu bang và phân chia tiền lương và giờ địa phương của bạn để áp dụng luật lao động liên bang. Kiểm tra Thông tư E của IRS, hoặc Hướng dẫn về Thuế của Chủ lao động, để có được hướng dẫn khấu trừ thuế, thanh toán và báo cáo thuế liên bang. Áp dụng hướng dẫn của cơ quan doanh thu nhà nước cho khấu trừ thuế của tiểu bang và địa phương. Hệ thống này không cho phép bạn cung cấp tiền gửi trực tiếp cho nhân viên của bạn; do đó, bạn phải viết tay bảng lương.

tiền boa

• Vì bảng lương của bạn nhỏ, bạn có thể mua đồng hồ thời gian tiêu chuẩn và thẻ thời gian từ cửa hàng cung cấp văn phòng cho mục đích chấm công. Một số ngân hàng, như Bank of America và Wells Fargo, cung cấp dịch vụ trả lương cho khách hàng có tài khoản kiểm tra doanh nghiệp. Để thu hút và giữ khách hàng, ngân hàng có thể cung cấp dịch vụ trả lương với chi phí thấp hơn so với nhà cung cấp dịch vụ trả lương thông thường. Phần mềm tính lương và dịch vụ trả lương trực tuyến sẽ lưu trữ dữ liệu bảng lương điện tử. Hệ thống thủ công yêu cầu bạn nộp các bản sao cứng của các tài liệu bảng lương.