Các yếu tố của chương trình quản lý hợp đồng tuân thủ

Quản trị hợp đồng tuân thủ không chỉ là một từ thông dụng. Hợp đồng tuân thủ luật pháp địa phương, tiểu bang và liên bang có thể giúp doanh nghiệp của bạn không gặp rắc rối pháp lý và giám sát hợp đồng đảm bảo tất cả các bên đều hoàn thành nhiệm vụ và nhận được những lợi ích mà hợp đồng hứa hẹn. Các doanh nghiệp lớn hơn có thể cần cả một bộ phận chuyên tuân thủ hợp đồng, nhưng nếu bạn chỉ có một vài hợp đồng, bạn thường có thể thuê các chuyên gia bên ngoài để giúp bạn giám sát việc điều hành hợp đồng.

Tư vấn pháp lý và giám sát

Trước khi bạn ký bất kỳ hợp đồng nào, luật sư nên xem lại. Đặc biệt nếu bạn làm việc trong một lĩnh vực đầy rẫy các quy định pháp lý - chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, xây dựng hoặc khoan dầu - luật sư của bạn cũng nên thông báo cho bạn về những thay đổi trong quy định. Ngay cả khi hợp đồng của bạn hứa sẽ thực hiện công việc theo một cách, một sự thay đổi trong luật có thể thay đổi cách bạn được phép hợp pháp để thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này có thể cần phải sửa đổi hợp đồng.

Quản lý nguồn nhân lực

Bộ phận nhân sự của bạn đóng một vai trò quan trọng trong quản trị hợp đồng bằng cách đảm bảo bạn có các nhân viên có trình độ. Một hợp đồng kế toán, ví dụ, thường yêu cầu kế toán viên được cấp phép, không chỉ sử dụng các nhân viên giỏi về số lượng. Nhân sự nên luôn đặt lên hàng đầu các yêu cầu cấp phép bên cạnh việc giám sát mọi khiếu nại của nhân viên của bạn. Hợp đồng có thể sụp đổ nhanh chóng nếu một nhân viên cáo buộc bạn phân biệt đối xử và HR nên thực hiện các chính sách rõ ràng được thiết kế để ngăn chặn những vi phạm pháp luật này.

Giám sát kế toán

Bộ phận kế toán của bạn cần đảm bảo rằng mọi nhà cung cấp dịch vụ đều được thanh toán kịp thời và chính xác - bao gồm cả theo bất kỳ thỏa thuận làm thêm giờ nào bạn đã thực hiện. Kế toán cũng có thể hỗ trợ giám sát hợp đồng bằng cách thường xuyên thực hiện kiểm toán để đảm bảo dự báo tài chính của bạn phù hợp với thực tế. Chuẩn bị thuế là một phần quan trọng khác của quản trị hợp đồng và nếu bạn được yêu cầu thanh toán hàng quý cho thu nhập bạn thực hiện theo hợp đồng, bộ phận kế toán của bạn sẽ có xu hướng này.

Xóa báo cáo chuẩn

Nhiều hợp đồng yêu cầu báo cáo thường xuyên về tiến độ của dự án. Ví dụ, bạn có thể được yêu cầu thông báo cho bên kia nếu hợp đồng dự kiến ​​vượt quá ngân sách hoặc gửi báo cáo khi thử nghiệm thất bại lần đầu tiên. Thiết lập các nguyên tắc báo cáo rõ ràng xác định ai phải tạo báo cáo, họ phải cung cấp các báo cáo này cho ai khi báo cáo đến hạn và ai chịu trách nhiệm đảm bảo báo cáo được gửi kịp thời.