Yếu tố cần thiết của quản lý chương trình

Quản lý chương trình là quá trình quản lý nhiều dự án trong một tổ chức. Chức năng quản lý này cố gắng cải thiện lợi nhuận của từng dự án trong tổ chức. Dự án là các hoạt động riêng lẻ cung cấp đầu ra cụ thể cho một tổ chức; những đầu ra này thường là hàng hóa và dịch vụ được bán cho người tiêu dùng và các doanh nghiệp khác. Các nhà quản lý chương trình đảm bảo rằng mỗi dự án sẽ tăng thêm giá trị chung của tổ chức. Các tổ chức cũng có thể sử dụng quản lý chương trình để đảm bảo kết quả của từng dự án đáp ứng các mục tiêu được xác định trước của tổ chức.

Mục tiêu đề ra

Một phần thiết yếu của quản lý chương trình là đặt mục tiêu cho từng dự án dưới quyền quản lý chương trình. Mặc dù đào sâu vào các quy trình và hoạt động riêng lẻ của từng dự án có thể nằm ngoài giới hạn của quản lý chương trình, các mục tiêu giúp người quản lý xác định sự thành công của mỗi quy trình. Các dự án có thể mất tiền trong giai đoạn đầu đời. Các nhà quản lý chương trình đảm bảo rằng các khoản lỗ nằm trong lý do và dự án tiếp tục cải thiện lợi nhuận theo thời gian. Quản lý nhiều dự án với các mục tiêu khác nhau có thể là một tình huống quản lý khó khăn. Hiểu các mục tiêu cho từng dự án và tác động của nó đến hiệu suất tổ chức tổng thể giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định quan trọng. Các mục tiêu có thể cần được điều chỉnh nếu một dự án có sự chậm trễ hoặc thất bại lớn.

Cải thiện tác động của sản phẩm hoặc dịch vụ

Hầu hết các tổ chức tìm cách cải thiện lợi nhuận thông qua cải thiện hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng. Quản lý chương trình là công cụ được sử dụng để đảm bảo cải thiện hàng hóa và dịch vụ. Các tổ chức có thể chọn một số sản phẩm hoặc dịch vụ để cải thiện dựa trên đánh giá của khách hàng về báo cáo quản lý nội bộ. Cải tiến có thể cần thiết ở cấp quản lý dự án. Quản lý chương trình cho phép các công ty chia nhỏ quy trình cải tiến thành các dự án hoặc quy trình cụ thể trong hoạt động của tổ chức.

Tác nhân thay đổi hoặc hoạt động nội bộ có thể được sử dụng trong hệ thống quản lý chương trình để cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Những cá nhân này có thể có sự hiểu biết tốt hơn hoặc hiểu biết nhiều hơn về dự án hoặc quy trình kinh doanh.

Đánh giá chương trình

Hệ thống quản lý chương trình nên có một quy trình đánh giá để đảm bảo chúng mang lại kết quả tổ chức mong muốn. Các nhà quản lý chương trình có thể chịu sự giám sát trực tiếp của một phó chủ tịch hoạt động hoặc giám đốc điều hành. Cấu trúc quản lý này giúp các tổ chức kiểm soát các nhà quản lý chương trình của mình và hạn chế lãng phí từ các quy trình quản lý không hiệu quả. Đánh giá chương trình cũng có thể bao gồm một quy trình đánh giá dự án, nhằm loại bỏ các dự án kinh doanh không hiệu quả. Quản lý chương trình có thể là một công cụ hiệu quả để đánh giá các quy trình và dự án kinh doanh tổng thể của một tổ chức để đảm bảo hàng hóa và dịch vụ chất lượng đang được sản xuất. Người quản lý chương trình có thể được chọn từ các phòng ban không liên quan đến hệ thống sản xuất hiện tại. Điều này cho phép các tổ chức đạt được một đánh giá khách quan về các dự án và quy trình kinh doanh.