Truyền thông và thuyết trình hiệu quả

Cho dù bạn đang báo cáo về một dự án đã hoàn thành, đưa ra điều gì đó cho nhân viên của bạn hoặc thuyết trình cho khách hàng, các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả đều giống nhau. Tập trung vào việc tổ chức thông điệp của bạn sẽ giúp bạn trình bày tốt hơn những gì bạn nói và đưa mọi người lên ý tưởng và đề xuất của bạn.

Thính giả

Bước đầu tiên trong việc tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả là phân tích đối tượng của bạn. Điều này có nghĩa là vượt xa họ là ai và nghĩ về những kỹ năng, nhu cầu và sở thích của họ. Để khiến mọi người mua vào những gì bạn đang trình bày, bạn cần cung cấp cho họ một lợi ích. Với các nhân viên của bạn, điều này có thể có nghĩa là làm cho khối lượng công việc của họ dễ dàng hơn thông qua các hệ thống mới mà bạn đề xuất hoặc giúp công ty giảm chi phí và tăng lợi nhuận - điều đó có nghĩa là bảo mật công việc nhiều hơn cho họ. Khách hàng của bạn muốn các lợi ích như chất lượng được cải thiện, giảm thời gian vận chuyển, tăng doanh số, lợi nhuận cao hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Mục đích

Trước khi bạn bắt đầu tạo bất kỳ bài thuyết trình nào, hãy liệt kê các mục đích bạn có theo thứ tự quan trọng. Một sai lầm phổ biến của người thuyết trình là tập trung vào những gì họ muốn ra khỏi bài thuyết trình, chẳng hạn như một nhân viên bán hàng hy vọng ký hợp đồng. Thay vào đó, hãy tập trung vào những lợi ích bạn muốn cung cấp cho khán giả trước, điều này sẽ giúp chuyển đổi họ thành đối tác, những người sẽ muốn giúp bạn. Khi bạn biết mục đích của mình, bạn sẽ biết cách bắt đầu và kết thúc bài thuyết trình, hứa hẹn một lợi ích khi bắt đầu bài nói và sau đó nhắc lại vào cuối.

Cấu trúc trình bày

Bài thuyết trình của bạn nên tuân theo cách tiếp cận ba bước bắt đầu bằng cách nói cho khán giả biết họ sẽ nghe gì và tại sao nó quan trọng với họ. Khi họ muốn nghe thông tin của bạn, họ sẽ sẵn sàng cho cuộc nói chuyện của bạn. Phần thứ hai của bài thuyết trình của bạn sẽ cung cấp những gì bạn đã hứa. Đây là nơi bạn cung cấp chi tiết để hỗ trợ cho lời hứa mở đầu của bạn. Kết thúc bài thuyết trình bằng một bản tóm tắt và lời kêu gọi hành động, nhắc nhở khán giả của bạn về lợi ích bạn đã hứa khi bắt đầu cuộc nói chuyện và nói với họ làm thế nào họ có thể có được nó.

Mẹo trình bày

Thêm hình ảnh vào bản trình bày của bạn để giúp các thành viên khán giả nhìn thấy sự so sánh song song hoặc thông tin cụ thể hơn là các khái niệm trừu tượng. Tùy thuộc vào mức độ năng lực công nghệ của bạn, bạn có thể sử dụng bảng xóa khô, biểu đồ lật, hình vẽ, hình minh họa, trình chiếu hoặc bản trình bày PowerPoint. Đặt câu hỏi trong bài thuyết trình của bạn để thu hút khán giả. Câu hỏi của bạn nên đơn giản và tạo ra câu trả lời bạn muốn, và có thể chỉ cần cố gắng để các thành viên khán giả trở thành một phần của quy trình và đồng ý bằng lời nói với bạn. Giữ một khoảng thời gian hỏi và trả lời vào cuối bài thuyết trình của bạn để đảm bảo không ai rời khỏi bất kỳ câu hỏi hoặc hiểu lầm nào về thông tin. Một phiên hỏi đáp cho bạn cơ hội để nghe những nghi ngờ hoặc phản đối và ngay lập tức loại bỏ chúng.