Ví dụ về các hình thức khác nhau của truyền thông qua trung gian công nghệ

Công nghệ đã cách mạng hóa cách mọi người làm kinh doanh. Thay vì chỉ dựa vào giao tiếp mặt đối mặt, chủ sở hữu công ty và nhân viên của họ có nhiều nguồn lực qua trung gian công nghệ theo ý của họ. Giao tiếp trên máy vi tính cho phép truy cập ngay vào khách hàng, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và nhân viên ở các khu vực khác của đất nước và thậm chí trên thế giới. Kiểm tra nhiều công cụ công nghệ có sẵn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để xem bạn có thể hưởng lợi từ những công cụ nào trong số chúng.

Email là một hình thức giao tiếp kinh doanh tiêu chuẩn

Email đã trở thành một hình thức giao tiếp kinh doanh tiêu chuẩn, cả trong công ty và với các liên hệ bên ngoài. Email có thể được gửi đến các cá nhân hoặc nhóm người mà tất cả những người cần phải biết về cùng một thông tin. Kiểu giao tiếp dựa trên công nghệ này cho phép bạn chăm sóc khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác mà không cần các cuộc trò chuyện dài trong khi duy trì một bản ghi chính xác những gì đã được truyền đạt. Ngoài ra, các dịch vụ tiếp thị qua email như MailChimp và Constant Contact cho phép bạn gửi cùng một email cho tất cả các bên quan tâm trong danh sách gửi thư của bạn chỉ bằng một nút bấm.

Điện thoại thông minh và nhắn tin

Trong khi nói chuyện với mọi người trên điện thoại đã phần nào không phù hợp với email, nhắn tin đã trở thành hình thức giao tiếp kinh doanh cá nhân nhất. Mặc dù bạn có thể cung cấp địa chỉ email của mình cho nhiều người, số điện thoại / văn bản cá nhân của bạn được dành riêng cho một vài cộng sự thân thiết. Một văn bản nhanh chóng cho một nhân viên với thông tin về công việc họ đang làm là chìa khóa thấp, không phá vỡ và mất ít thời gian hơn một cuộc gọi điện thoại.

Điện thoại thông minh cũng cho phép nhân viên tận dụng nhiều ứng dụng quản lý có thể giúp công việc của họ dễ dàng hơn, đặc biệt nếu họ ra khỏi văn phòng và trên đường, làm việc tại nhà hoặc thậm chí chỉ kiểm tra khi đi nghỉ. Đối với nhiều doanh nghiệp, các máy tính mini và công cụ quản lý này rất cần thiết cho nhân viên bán hàng và người quản lý có thể kết nối với các nhân viên khác và cập nhật công ty.

Công cụ quản lý kinh doanh

Các công cụ quản lý kinh doanh giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của các dự án từ đầu đến cuối. Các chương trình như Wrike, Trello, Salesforce.com và Basecamp cho phép các thành viên trong nhóm phân công nhiệm vụ trong một dự án, tải lên tài liệu, thay đổi và nhận xét về công việc của nhau, gửi tin nhắn và cập nhật tiến độ, tất cả ở một nơi.

Các chương trình chia sẻ tệp khác như Google Docs, Microsoft OneDrive và Dropbox cũng cho phép cộng tác và liên lạc nhóm trong các dự án. Các cá nhân có thể tạo và lưu trữ tài liệu và sau đó cấp cho các thành viên khác trong nhóm quyền truy cập vào các tài liệu đó. Thay đổi có thể được thực hiện và chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm và được lưu trữ để phục hồi sau này. Ngay cả khi nhân viên đang làm việc ở các địa điểm hoặc thời gian khác nhau trong ngày, nỗ lực hợp tác rất đơn giản và không có gì bị bỏ lỡ.

Sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp

Nếu doanh nghiệp của bạn trải rộng ở nhiều địa điểm khác nhau, bạn có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp với nhân viên từ các văn phòng khác nhau. Các ứng dụng như Google Hangouts và Skype cho phép bạn nhìn thấy nhau trong khi bạn tổ chức các cuộc họp. Điều này cho phép giao tiếp mặt đối mặt mặc dù tham gia rất nhiều dặm. Đây là một công cụ đặc biệt hữu ích để duy trì tình bạn giữa các nhân viên văn phòng mặc dù khoảng cách xa.

Mạng xã hội và tiếp thị mối quan hệ

Khi nói đến tiếp thị doanh nghiệp của bạn, các trang web mạng xã hội như Facebook, LinkedIn và Instagram có thể cần thiết để đưa thông điệp của bạn ra ngoài. Vì bạn tập hợp những người bạn khác trên các trang web này, bạn phải điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình theo cách tiếp cận không chính thức. Các trang web này là nơi để thực hiện tiếp thị mối quan hệ và đưa ra thông báo về các sản phẩm mới, đặc biệt hoặc sự kiện bạn đang tổ chức. Thay vì quảng cáo bán hàng, hãy đặt tin nhắn trên các trang web này có vẻ như bạn có một thỏa thuận tốt cho bạn bè của bạn.

Twitter là một mạng truyền thông xã hội khác, nơi bạn có thể truyền bá thông điệp của mình trong các tweet ngắn gọn. Bạn phải chọn từ của bạn một cách khôn ngoan vì ứng dụng giới hạn số lượng ký tự bạn có thể sử dụng. Tweets có thể không dẫn đến doanh số ngay lập tức, nhưng chúng giữ công ty của bạn trong tâm trí người theo dõi của bạn trên thị trường.

Blog và trang web thông tin

Blog, hoặc weblog, là một phần thiết yếu của nhiều trang web công ty. Blog thường cung cấp thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người tiêu dùng quan tâm. Là chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể của bạn, bạn có thể cung cấp thông tin và chức năng như một tài nguyên cho cả khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình. Khi mọi người tìm kiếm thông tin trên internet về một loại sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và tìm thấy thông tin hữu ích trên blog của bạn, nhiều khả năng họ sẽ tìm đến bạn cho các sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan mà bạn bán.

Ứng dụng Messenger và Chatbots

Một công cụ khác để giao tiếp trên máy vi tính với khách hàng là tích hợp chatbot vào các ứng dụng nhắn tin trên trang web của bạn. Sử dụng chatbot có thể giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên trong khi cung cấp dịch vụ khách hàng cơ bản.

Chatbot là một dịch vụ tự động tương tác với khách hàng qua giao diện trò chuyện mà không có sự hiện diện của một người sống. Chatbot được lập trình để trả lời một số câu hỏi nhất định và cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ khi cần thiết. Nếu cần thiết, đại diện dịch vụ khách hàng trực tiếp có thể đảm nhận tương tác để cung cấp trợ giúp chi tiết hơn.