Ví dụ về cơ sở dữ liệu kiểm soát hàng tồn kho trong Access

Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới kinh doanh. Truy cập có thể có hiệu quả như một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho; các công ty có thể sử dụng các tính năng và lợi ích của chương trình theo một số cách khác nhau. Truy cập có thể được sử dụng như một phương tiện để tiến hành kiểm kê vật lý hoặc để tạo ra một hệ thống đặt hàng và bổ sung sản phẩm chi tiết.

Hệ thống đặt hàng dựa trên web

Các công ty bán sản phẩm qua Internet có thể thiết lập một hệ thống đặt hàng mặt trước cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến. Hệ thống đặt hàng trực tuyến dựa trên Web đó sau đó có thể được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Sau đó, cơ sở dữ liệu đóng vai trò là mặt sau cho hệ thống đặt hàng đầu cuối đó --- người quản lý công ty có thể chạy các báo cáo và truy vấn để xác định sản phẩm nào là người bán hàng hàng đầu. Người quản lý cũng có thể xây dựng các truy vấn tùy chỉnh vào cơ sở dữ liệu để xác định thời điểm đặt mua cổ phiếu mới để thay thế các mặt hàng đã bán.

Hàng tồn kho hàng năm

Tiến hành kiểm kê hàng năm cho phép các công ty điều hòa số lượng sản phẩm mà hệ thống máy tính cho biết đang có trong tay với số lượng sản phẩm thực sự có mặt trên kệ. Các công ty có thể sử dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Access để làm cho quá trình này dễ dàng hơn nhiều. Cơ sở dữ liệu có thể in các báo cáo hàng tồn kho, cho phép các công nhân đang tiến hành kiểm kê làm việc từ một tài liệu sao chép. Sau khi kiểm kê xong, các nhân viên khác nhập các số liệu đó và sử dụng chúng để cập nhật cơ sở dữ liệu kiểm soát hàng tồn kho.

Báo cáo phương sai

Quản trị viên cơ sở dữ liệu có thể tạo báo cáo tùy chỉnh để hiển thị sản phẩm nào hiển thị phương sai lớn nhất giữa số lượng thực tế trên giá và số lượng đơn vị được hiển thị trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được vi tính hóa. Những báo cáo này có thể hữu ích để thực hiện kiểm toán hàng tồn kho tại chỗ và để kiểm soát co ngót. Nếu một sản phẩm cụ thể được phát hiện có độ co ngót cao, ban quản lý có thể thực hiện các bước để ngăn chặn hành vi trộm cắp đó và bảo vệ các sản phẩm còn lại.

Hệ thống đặt hàng

Chủ sở hữu và người quản lý công ty có thể sử dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Access để phát triển hệ thống đặt hàng tự động cho các sản phẩm của họ. Họ có thể xây dựng các truy vấn và báo cáo hết các truy vấn đó và cung cấp thông tin chi tiết về số lượng đơn vị có trong tay, cũng như chi tiết về lần cuối mỗi sản phẩm được đặt hàng và ngày của các đơn đặt hàng đó. Điều đó cho phép các nhà quản lý kiểm soát hàng tồn kho của họ và đặt mua sản phẩm chính xác khi cần.