Ví dụ về các quy tắc tôi có thể áp dụng cho nhân viên về công nghệ

Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng công nghệ, như điện thoại di động, phương tiện truyền thông xã hội và phần mềm hội nghị truyền hình, để liên lạc với chủ nhân, đồng nghiệp kinh doanh, nhà cung cấp, nhà cung cấp và khách hàng của họ. Các chủ doanh nghiệp nhỏ tạo ra các chính sách và quy trình công nghệ để hướng dẫn nhân viên sử dụng công nghệ và các công cụ liên quan của công ty. Các chính sách này chứa các quy tắc nhằm bảo vệ doanh nghiệp nhỏ khỏi các hoạt động bất hợp pháp hoặc các hoạt động khác có thể có tác động tiêu cực đến danh tiếng của thương hiệu của họ.

Tên người dùng và mật khẩu

Doanh nghiệp thường cung cấp cho nhân viên của họ tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào máy tính của công ty, dịch vụ thư thoại và phần mềm. Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể hướng dẫn nhân viên của mình không chia sẻ thông tin đăng nhập của họ với các cá nhân không phải là thành viên của công ty hoặc thậm chí với đồng nghiệp của họ. Bằng cách chỉ định thông tin đăng nhập cho mỗi nhân viên, bạn có thể theo dõi việc sử dụng và giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn có thể làm mất tiền của công ty và danh tiếng của công ty.

Lưu trữ tập tin

Một số công ty áp dụng các hệ thống nộp đơn ảo, không cần giấy tờ như một cách để "xanh hóa" các tổ chức của họ và để làm cho các tệp quản lý và nhân viên dễ tiếp cận hơn khi họ đang di chuyển. Tạo các quy tắc phác thảo những tài liệu và thông tin nào sẽ được lưu trữ hầu như, cách nộp chúng và ai nên có quyền truy cập.

Quy tắc sử dụng cá nhân

Các công ty khác nhau trong chính sách của họ để sử dụng cá nhân của công nghệ văn phòng. Một số công ty cấm nhân viên sử dụng công nghệ cho mục đích cá nhân, trong khi những công ty khác cho phép nhân viên sử dụng cá nhân, miễn là họ không lạm dụng đặc quyền của họ. Bạn có thể giới hạn nhân viên sử dụng công nghệ để sử dụng cá nhân trong giờ nghỉ và nhắc nhở họ rằng gửi, nhận hoặc tải xuống các tài liệu, tin nhắn hoặc hình ảnh không phù hợp hoặc bất hợp pháp có thể dẫn đến hành động kỷ luật.

Giám sát web

Nhà tuyển dụng có quyền giám sát hoạt động email và web của nhân viên, đặc biệt nếu họ nghi ngờ về các trao đổi bất hợp pháp hoặc không phù hợp. Theo quy định, hãy cho nhân viên biết rằng bạn sẽ sử dụng phần mềm giám sát theo ý của bạn. Ngoài việc giám sát việc sử dụng cá nhân, người sử dụng lao động có thể phát hiện ra sự gian lận, xác định những nhiệm vụ trực tuyến mà nhân viên đang làm trong ngày và thời gian họ rời khỏi máy tính của họ.

Truyền thông xã hội

Sự phổ biến trên phương tiện truyền thông xã hội đang tăng lên, vì nó mang lại cho các cá nhân và doanh nghiệp nhiều cách để gặp gỡ, giữ liên lạc, chia sẻ ý tưởng và âm nhạc và quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Cùng với những lợi thế của nó là những bất lợi, như là sự phân tâm trong nhân viên và là nơi để trút giận về sự thất vọng nơi làm việc. Nhân viên thường sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong giờ làm việc, thông qua máy tính làm việc hoặc trên điện thoại thông minh của họ. Nhà tuyển dụng có thể chống lại việc lạm dụng công nghệ bằng cách tạo ra các chính sách truyền thông xã hội để phác thảo xem các trang web có thể truy cập được trong giờ làm việc hay không và loại thông tin nào nhân viên được phép đăng. Quy tắc của bạn có thể cấm nhân viên đưa ra những nhận xét chê bai về công ty, đồng nghiệp, nhà cung cấp, nhà cung cấp và khách hàng.