Thủ tục kế toán tài trợ liên bang

Khi bạn nhận được một khoản trợ cấp liên bang từ bất kỳ cơ quan nào, bạn có thể mong đợi điền vào một loạt các tài liệu, duy trì hồ sơ cẩn thận trong chu kỳ cấp của bạn và ghi lại tất cả các chương trình và thủ tục bạn đã làm trong khi sử dụng tiền cấp. Việc không tuân theo các hướng dẫn của liên bang có thể dẫn đến việc giảm tiền cấp, mất thêm các khoản tài trợ hoặc chi phí được quy cho tổ chức của bạn.

Duy trì các thủ tục kế toán vững chắc

Người nhận tài trợ phải phát triển và duy trì các quy trình kế toán khả thi, có thể dự đoán được, tách biệt rõ ràng tài trợ và chi tiêu từ các nguồn tài trợ khác. Trợ cấp liên bang yêu cầu người nhận tuân theo các thủ tục kế toán thường được chấp nhận hoặc GAAP. Thiết lập các thủ tục kế toán vững chắc chiếm tất cả chi tiêu của bạn trước khi bạn chấp nhận một khoản trợ cấp liên bang.

Tài liệu mỗi bước chi tiêu của bạn

Giữ tài liệu của tất cả các chi tiêu của bạn cho mục đích kế toán liên bang. Thẻ thời gian phải được ký và phê duyệt bởi ban quản lý nếu chúng được lập hóa đơn cho tài khoản cấp. Bằng chứng về tính đủ điều kiện của người nhận tài trợ của bạn phải được ghi lại và lưu lại. Chính sách kế toán bằng văn bản của bạn phải được truy cập bởi kiểm toán viên liên bang bất cứ lúc nào. Giữ hóa đơn gốc, biểu mẫu phê duyệt chi tiêu, kiểm tra ủy quyền và nhận chữ ký.

Xây dựng trong các lỗi an toàn

Các thủ tục không an toàn có thể giúp bạn tránh khỏi rắc rối với các cơ quan tài trợ liên bang. Xây dựng các kiểm soát nội bộ yêu cầu tổ chức của bạn giữ các tệp riêng biệt cho tất cả các chương trình cấp của bạn, giữ các bản sao của tất cả các tài liệu cấp trong hồ sơ để dễ dàng truy cập và thiết lập các đánh giá để đảm bảo chi tiêu không vượt quá cấp cho bất kỳ khu vực nào. Yêu cầu một lời giải thích cho tất cả các chi tiêu cũng như chữ ký giám sát. Phát triển các kiểm soát để theo dõi và hạch toán các khoản chi tiêu bằng tiền mặt và chỉ định một cá nhân có tiếng nói cuối cùng về tất cả các chi tiêu.

Phát triển và làm theo ngân sách

Bạn sẽ có thể bám sát các thông số của khoản tài trợ nếu bạn phát triển và tuân theo ngân sách nghiêm ngặt và thường xuyên kiểm toán các tài khoản khác nhau. So sánh chi phí thực tế của bạn với ngân sách hàng tháng và ngay lập tức thực hiện các chỉnh sửa có tác động đến ngân sách chung. Đặt lịch để đánh giá ngân sách và bám sát để bạn có thể trả lời các câu hỏi kiểm toán với thông tin cập nhật bất cứ khi nào họ được hỏi. Khi nộp đơn xin tài trợ, bạn sẽ phải cho cơ quan tài trợ biết rằng bạn có ngân sách hoạt động hiệu quả và kế hoạch rõ ràng cho các quỹ tài trợ. Thủ tục kế toán cấp liên bang yêu cầu bạn phải tuân theo những số liệu đó khi bạn nhận được tiền cấp.