Các khía cạnh tài chính của quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng tốt đảm bảo các hợp đồng mà công ty bạn ký không vượt quá chi phí dự kiến. Quản lý hợp đồng bắt đầu khi bạn xác định mục tiêu của mình, sau đó tiếp tục thông qua đấu thầu, lập kế hoạch và soạn thảo các điều khoản. Sau đó, bạn quản lý hợp đồng bằng cách theo dõi hiệu suất và thực thi các điều khoản. Đối với một công ty nhỏ với ngân sách eo hẹp, đó là một công cụ để giữ cho chi phí không bị phình to.

Thông số kỹ thuật

Khi bạn mời thầu từ các nhà thầu, sẽ có sẵn các thông số kỹ thuật của dự án. Thông số kỹ thuật rõ ràng giúp các nhà thầu đánh giá bao nhiêu để trả giá để vừa cạnh tranh vừa có lợi nhuận. Chúng cũng giúp bạn dễ dàng đánh giá giá trị của các giá thầu khác nhau. Thông số kỹ thuật tốt cũng giúp giải quyết xung đột: Nếu có tranh chấp về việc nhà thầu sử dụng vật liệu rẻ tiền hoặc tính phí quá nhiều cho lao động, thông số kỹ thuật có thể xác định liệu anh ta có vi phạm các điều khoản hay không.

Điều kiện

Một khía cạnh của quản lý hợp đồng là quyết định cách cấu trúc các khoản thanh toán của nhà thầu Cách sắp xếp đơn giản nhất là một khoản phí cố định cho các dịch vụ hoặc hàng hóa. Phí cố định giúp bạn dễ dàng biết những gì bạn phải trả, nhưng có thể khó đồng ý với giá trên một dự án phức tạp. Hợp đồng cộng chi phí bao gồm chi phí của nhà thầu cộng với một khoản phí cố định; cấu trúc này là rủi ro, vì nhà thầu không có động lực để kiểm soát chi phí. Một số nhà quản lý hợp đồng ủng hộ một mức giá cố định với các khoản phụ cấp để tăng giá nhân công hoặc vật liệu.

Ưu đãi

Nếu bạn muốn khuyến khích nhà thầu vượt trội, hợp đồng có thể bao gồm các ưu đãi tăng hoặc giảm thanh toán của nhà thầu tùy thuộc vào cách anh ta thực hiện so với điểm chuẩn trong thỏa thuận. Bạn có thể cung cấp các ưu đãi để hoàn thành sớm, hoàn thiện theo ngân sách hoặc cung cấp chất lượng cao - bất kỳ điều gì là quan trọng nhất - hoặc nhiều ưu đãi bao gồm nhiều hơn một điểm chuẩn. Bạn phải cấu trúc các ưu đãi để chúng có thể đạt được, nhưng chỉ cho hiệu suất vượt trội đáng kể.

Thay đổi

Cho dù bạn và nhà thầu có kế hoạch tốt đến đâu, các tình huống dự phòng có thể phát triển mà bạn không lường trước được. Vật tư có thể tốn kém bất ngờ; thời hạn có thể bị đẩy lùi vì bão; bạn có thể khám phá dự án cần một số yếu tố ban đầu bạn không chỉ định. Các nhà quản lý giỏi thiết lập các thủ tục để đánh giá và phê duyệt các thay đổi và điều chỉnh ngân sách dự án cho phù hợp. Quản lý hợp đồng hiệu quả đòi hỏi phải tuân theo các quy trình để những thay đổi không ảnh hưởng đến ngân sách của bạn nhiều hơn mức cần thiết.