Bốn giai đoạn tạo nên một dự án

Bất kỳ dự án, từ một liên doanh kinh doanh mới để xây dựng tài sản, được thực hiện theo từng giai đoạn. Số lượng giai đoạn trong một dự án sẽ thay đổi tùy theo loại dự án và kỹ thuật của người quản lý và có thể dao động từ bốn đến sáu bước. Các bước này có thể được nhóm thành bốn giai đoạn bao gồm bắt đầu và lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát và đóng cửa.

Khởi đầu và lập kế hoạch

Giai đoạn này thường được chia thành hai: một cho khởi đầu và một cho lập kế hoạch. Trước đây đòi hỏi phác thảo ngân sách, dòng thời gian cần thiết để phân phối dự án, cũng như mục tiêu chung của dự án. Giai đoạn này chủ yếu là về việc đặt ra nhiệm vụ của dự án. Tóm lại, đó là một sự chính thức hóa ý tưởng cốt lõi của dự án. Giai đoạn lập kế hoạch đi sâu vào chi tiết hơn một chút. Các nhà quản lý sẽ xem xét những bước cụ thể và nhiệm vụ cần thiết để phân phối dự án. Mỗi bước và nhiệm vụ sẽ có chi phí và thời gian ước tính riêng. Mặc dù những ước tính này không cần phải hoàn toàn chính xác, nhưng nó mang lại cho các nhà quản lý dự án một ý tưởng chung về tính khả thi và thời gian giao hàng của dự án.

Chấp hành

Giai đoạn thực hiện là khởi đầu thực sự của việc thực hiện dự án. Quản lý ngân sách nghiêm ngặt ra đời ở đây, vì dự án đã rời khỏi giai đoạn lập kế hoạch và hiện đang trong giai đoạn hoàn chỉnh. Các nhà quản lý sẽ muốn được cập nhật nhất quán về tiến độ của dự án vì họ phải có kiến ​​thức đầy đủ về cách thức dự án được triển khai. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án sẽ liên tục liên lạc với nhân viên của họ, nhận được không chỉ các bản cập nhật mà còn các vấn đề mà dự án gặp phải. Các nhà quản lý dự án cũng liên tục liên lạc với khách hàng của họ trong giai đoạn này, vì trong giai đoạn thực hiện, các nhà đầu tư quan tâm nhất đến sự phát triển của dự án.

Giám sát và kiểm soát dự án

Giai đoạn thứ ba này thường trùng lặp với giai đoạn thứ hai. Cụ thể, giám sát và kiểm soát dự án liên quan đến các nhà quản lý đảm bảo rằng thời hạn nhiệm vụ được đáp ứng và chi phí nằm trong ngân sách được phân bổ. Hầu hết các dự án sẽ gặp phải vấn đề trên đường đi, và những vấn đề như vậy được khắc phục ở giai đoạn này. Người quản lý cũng sẽ đảm bảo rằng kế hoạch ban đầu của dự án được tuân thủ.

Kết thúc dự án

Cho dù có bao nhiêu giai đoạn trong một dự án, giai đoạn kết thúc luôn là giai đoạn cuối cùng. Giai đoạn liên quan đến hai yếu tố. Đầu tiên trong số này là làm một báo cáo chi tiết cách thức dự án chạy qua ba giai đoạn trước. Báo cáo sẽ phân tích các mục tiêu ban đầu của dự án so với trạng thái hiện tại của nó và xác định bất kỳ vấn đề nào gặp phải trên đường đi và những bước được thực hiện để giải quyết những vấn đề này. Yếu tố thứ hai của giai đoạn này là đánh giá dự án, đó là cuộc họp nhóm dự án nơi các thành viên trong nhóm có thể đưa vào đầu vào của chính họ về việc thực hiện dự án.