Những câu hỏi hay để hỏi trong buổi phỏng vấn trợ lý điều hành

Trợ lý điều hành phù hợp có thể là một tài sản vô giá cho một chuyên gia bận rộn. Một người ở vị trí này thường quản lý một lịch trình, phục vụ như một người gác cổng trên điện thoại và trực tiếp và giúp quản lý các ban và các nhóm tình nguyện. Một trợ lý điều hành cũng mất vài phút tại các cuộc họp, giám sát thư tín và thuyết trình của công ty và xử lý các nhiệm vụ văn thư. Tìm đúng người cho công việc này là một nhiệm vụ thiết yếu. Đặt câu hỏi đúng trong một cuộc phỏng vấn sẽ giúp xác định xem một giám đốc điều hành và trợ lý tiềm năng của anh ta có phù hợp hay không.

Đặc điểm tính cách

Hỏi ứng viên công việc làm thế nào cô ấy đặc trưng tính cách của mình. Là cô ấy hướng ngoại và có thể chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm về các tình huống, hoặc cô ấy nhút nhát và kín đáo? Câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu nếu ứng viên là một người đi đường, người sẽ đứng đầu trong mọi tình huống, hoặc một cá nhân thầm lặng nhưng hiệu quả, giỏi hơn trong việc tuân theo các chỉ thị cụ thể.

Kĩ năng giao tiếp

Trợ lý điều hành phải thay mặt ông chủ của mình quản lý người khác. Điều này có thể có nghĩa là từ chối một nhân viên tức giận, giao dịch với một khách hàng giận dữ hoặc giải quyết khiếu nại từ một nhà cung cấp. Hỏi triển vọng công việc làm thế nào họ xử lý những người khó khăn. Họ có trở nên tức giận không, hay họ có khả năng bình tĩnh khuếch tán một tình huống? Câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá một trợ lý điều hành tiềm năng sẽ tương tác với người khác như thế nào.

Kỹ năng điện thoại

Trợ lý điều hành thường gọi điện thoại thực địa cho các ông chủ của họ. Hỏi ứng viên công việc họ cảm thấy thoải mái như thế nào với hệ thống điện thoại và thư thoại đa đường, thiết lập các cuộc gọi hội nghị và chuyển giữa các bộ phận. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng kỹ thuật của ứng viên.

Cơ quan

Yêu cầu tất cả các khách hàng tiềm năng để xác định quy trình tổ chức của họ. Họ có tạo danh sách và làm việc từ các mục ưu tiên cao nhất đến thấp nhất không? Làm thế nào để họ tổ chức hệ thống nộp đơn, tập tin máy tính và giấy tờ? Đặt những câu hỏi này sẽ cho bạn một ý tưởng tốt hơn không chỉ về các kỹ năng của một ứng viên tiềm năng, mà còn về quá trình tinh thần đi vào việc tạo ra các hệ thống tổ chức của anh ta.

Hiểu biết về máy tính

Trợ lý điều hành ngày nay phải biết chữ máy tính cao để có hiệu quả trong vai trò của mình. Thay vì hỏi ứng viên nếu họ có kỹ năng máy tính tốt, hãy yêu cầu họ xác định kiến ​​thức máy tính cụ thể của họ, bao gồm hệ điều hành, chương trình, ứng dụng và kiến ​​thức và sử dụng các công cụ truyền thông xã hội.

Nhiệm vụ trần tục

Hỏi ứng viên công việc họ cảm thấy thế nào khi thực hiện các nhiệm vụ trần tục. Trợ lý điều hành thường được yêu cầu nhận đơn đặt hàng bữa trưa, giao cà phê, nhận và thả tài liệu, chọn quà tặng của công ty, sắp xếp chuyến đi và viết thư cảm ơn. Hỏi các ứng viên tiềm năng nếu bất kỳ trong số này hoặc các nhiệm vụ áp dụng khác được chấp nhận cho họ như là một phần của mô tả công việc của họ.

Quá khứ và hiện tại

Hỏi về lý do tại sao người được phỏng vấn rời bỏ công việc trước đây và tại sao anh ta bị thu hút vào vị trí hiện tại. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được những yếu tố nào dẫn đến việc anh ấy rời bỏ một công việc sớm hơn cũng như hiểu rõ hơn về những gì anh ấy thích về công ty của bạn.