Hướng dẫn lập bản đồ quy trình

Bản đồ quy trình, hoặc sơ đồ, có thể giúp chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu rõ hơn về cách thức thực hiện công việc và liệu các cải tiến có thể tăng hiệu quả và giảm lãng phí và thất vọng. Tạo một biểu đồ như vậy của một quy trình hiện có là một bước phổ biến trong các phương pháp cải tiến quy trình, nhưng bạn có thể hưởng lợi từ ánh xạ quy trình ngay cả khi bạn tự sử dụng nó. Bản đồ quy trình cũng có thể mô tả cách thực hiện một quy trình mới hoặc thay đổi, để đảm bảo rằng nhân viên hiểu được các chi tiết và kỳ vọng.

Thông tin cơ bản

Thông thường tốt nhất là sử dụng kết hợp các kỹ thuật để nắm bắt thông tin về cách một quy trình hiện đang được thực hiện. Yêu cầu công nhân liệt kê các bước của họ theo thứ tự và giải thích mọi tình huống khiến họ thay đổi các bước. Quan sát quá trình và ghi lại những gì đang được thực hiện và làm thế nào nó được thực hiện. Mang các nhân viên lại với nhau và xem xét thông tin bạn đã thu thập, yêu cầu thêm chi tiết và làm rõ bất kỳ lỗ hổng hoặc sai lệch nào.

Biểu tượng

Sử dụng các ký hiệu ánh xạ quy trình chuẩn để bất kỳ ai quen thuộc với các quy ước đều có thể đọc bản đồ quy trình của bạn và hiểu biết cơ bản về quy trình của bạn. Một hình chữ nhật đại diện cho một bước quy trình cơ bản, thường là một hành động mà một người hoặc máy thực hiện. Sử dụng hình dạng kim cương để chỉ ra một quyết định hoặc điểm lựa chọn, trong đó bước tiếp theo phụ thuộc vào một điều kiện cụ thể. Các hình dạng khác biểu thị điểm bắt đầu và điểm kết thúc, tiếp tục trên một trang riêng và các tài liệu hoặc thiết bị liên quan.

Sự sáng tạo

Bắt đầu bản đồ quy trình của bạn bằng cách đặt bước đầu tiên ở phía trên bên trái của bố cục giấy hoặc phần mềm của bạn. Nếu bạn thích, bạn có thể đặt trước nó với một hình chữ nhật tròn cho biết bắt đầu một quá trình. Dán nhãn cho mỗi bước bằng một cụm từ ngắn gọn mô tả hành động được thực hiện và kết nối các bước quy trình bằng cách sử dụng một dòng với một mũi tên ở cuối để biểu thị hướng mà quy trình chảy. Kết hợp từng bước và điểm quyết định vào sơ đồ của bạn, di chuyển qua và xuống trang. Trong một số trường hợp, bạn có thể hưởng lợi từ việc theo dõi thời gian cần thiết cho mỗi bước trong một quy trình và cho bất kỳ sự chậm trễ nào giữa các bước và ghi nhãn sơ đồ của bạn với thông tin này.

Phân tích

Khi xem xét bản đồ quy trình của bạn, hãy theo dõi các dấu hiệu không hiệu quả, chẳng hạn như làm lại, tắc nghẽn và khả năng xảy ra lỗi. Ngoài ra, chú ý khi công nhân chỉ ra rằng một bước quy trình được thực hiện khác nhau bởi những người khác nhau hoặc trong những trường hợp nhất định. Hãy chắc chắn rằng biến thể này làm tăng giá trị cho quy trình của bạn, thay vì thêm độ phức tạp và giảm tiêu chuẩn hóa. Đừng quên để các cá nhân thực hiện quy trình xem lại bản đồ quy trình để xác nhận rằng nó là chính xác.

Biến thể

Đối với các quy trình phức tạp hơn hoặc cho các tình huống đặc biệt, bạn có thể muốn sử dụng một loại bản đồ quy trình chuyên dụng. Ví dụ, nếu quy trình của bạn bao gồm nhiều lần xử lý giữa các cá nhân hoặc nhóm, bạn có thể chọn một sơ đồ triển khai hoặc chức năng chéo, trong đó nêu bật những người đang tiến hành từng bước của một quy trình. Nếu bạn đặc biệt quan tâm đến việc mô tả phần quy trình của bạn thể hiện sự không hiệu quả, bạn có thể tạo một sơ đồ cơ hội, phân tách các bước làm tăng giá trị từ những phần thể hiện sự lãng phí.