Cách viết Chính sách & thủ tục kế toán

Chính sách và thủ tục kế toán giúp nhân viên của bạn điều hành doanh nghiệp của bạn mà không cần sự giám sát liên tục của bạn. Họ đơn giản, dễ hiểu và làm theo. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn có chính sách không chấp nhận séc, thì nhân viên không chấp nhận séc, ngay cả khi bạn không ở đó để giám sát chúng. Viết các chính sách và thủ tục kế toán có thể khó khăn, nhưng chúng sẽ giúp bạn về lâu dài, giữ cho các quy trình được chuẩn hóa và đơn giản.

1.

Tổ chức bài viết của bạn. Có một phần riêng cho từng quy trình kế toán, chẳng hạn như tài khoản phải trả, tài khoản phải thu và tài sản cố định. Cung cấp cho mỗi chính sách và thủ tục (P & P) một số và sử dụng hệ thống đánh số để tổ chức tài liệu. Ví dụ: tất cả các tài khoản P & Ps phải thu có thể bắt đầu bằng 1, các tài khoản phải trả bằng 2. Vì vậy, nếu bạn đang tìm một tài liệu cụ thể liên quan đến thanh toán hóa đơn, bạn có thể tìm chuỗi 2 và tìm thấy nó dễ dàng, có thể là một 201 hoặc 2001.

2.

Sử dụng một mẫu để viết các chính sách và thủ tục. Điều đó làm cho tài liệu dễ viết và dễ hiểu. Xem xét việc có một định dạng trong đó ở đầu bạn có nhãn tiêu chuẩn với tên, ngày, số tài liệu và thông tin khác. Bên dưới trang đó, bạn có thể đặt một phần gọi là "Mục đích" để giải thích mục tiêu của P & P và theo đó bạn có thể bắt đầu với tường thuật thực tế về quy trình bạn muốn chuẩn hóa.

3.

Viết rõ ràng với chính tả và ngữ pháp tốt. Chính sách và thủ tục sẽ được sử dụng bởi nhiều người, vì vậy làm cho nó dễ đọc và dễ đánh lừa. Tránh đặt tên người, và thay vào đó, sử dụng tên vị trí. Hãy nhất quán trong văn bản của bạn để tránh nhầm lẫn. Nếu bạn có hóa đơn nộp "Thư ký kế toán", đừng thay đổi vị trí đó thành "Thư ký I" hoặc "Thư ký nộp hồ sơ" trong P & P khác.

4.

Thiết kế các chính sách và thủ tục của bạn với một mắt hướng tới kiểm soát nội bộ tốt. Ví dụ, nhân viên kế toán sẽ không thể ký séc. Tất cả các khoản giải ngân phải được kèm theo đăng nhập từ chủ sở hữu hoặc người quản lý thừa nhận rằng giao dịch mua đã được ủy quyền và tất cả các dịch vụ và hàng hóa đều được nhận theo cách thích hợp.

Lời khuyên

• Xem xét nhận gói phần mềm thủ tục và chính sách làm sẵn cho ngành của bạn. Hầu hết các quy trình đều tương tự nhau và bằng cách lấy phần mềm mà bạn chỉ cần thay đổi hoặc thêm một vài mục, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Dễ dàng thay đổi tài liệu hiện có hơn là làm tất cả từ đầu.
• Yêu cầu kế toán của bạn xem xét P & Ps của bạn để phát hiện bất kỳ vấn đề kiểm soát nội bộ nào có thể được khắc phục bằng cách sử dụng một quy trình khác.

Cảnh báo

• Xem lại các chính sách và thủ tục ít nhất mỗi năm một lần để đảm bảo rằng nó vẫn còn hiệu lực và đúng đắn. Mọi thứ thay đổi trong kinh doanh và P & Ps cần cập nhật với những thay đổi.