W-9 và 1099-Misc có liên quan như thế nào?

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường thực hiện hoặc nhận thanh toán phải được báo cáo cho Dịch vụ doanh thu nội bộ. Nhiều khoản thanh toán trong số này được báo cáo bằng Mẫu 1099-MISC. Tuy nhiên, để điền vào biểu mẫu này, người trả tiền cần biết số nhận dạng người nộp thuế của người nhận, có thể nhận được bằng mẫu W-9.

1099-MISC

"MISC" trong 1099-MISC là viết tắt của thu nhập linh tinh. Biểu mẫu này được sử dụng để báo cáo tất cả các loại thanh toán của một doanh nghiệp, bao gồm tiền thuê nhà, tiền bản quyền, thanh toán cho các dịch vụ, bồi thường không có việc làm, thanh toán y tế, giải thưởng và tiền thu được từ tàu đánh cá. Nói chung, một doanh nghiệp phải phát hành 1099-MISC khi các khoản thanh toán của nó cho một cá nhân hoặc tổ chức vượt quá $ 600 trong một năm, hoặc $ 10 trong trường hợp tiền bản quyền và một vài thứ khác. Thanh toán cho nhân viên tự do và nhân viên hợp đồng thường được báo cáo bằng cách sử dụng 1099-MISC, vì vậy một người kinh doanh nhỏ có thể gửi và nhận mẫu đơn này.

Yêu cầu nộp hồ sơ

Khi cần 1099-MISC, doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán phải nộp một bản sao của biểu mẫu với IRS và gửi một bản sao cho người nhận thanh toán. Biểu mẫu yêu cầu người trả tiền cung cấp thông tin về loại và số tiền thanh toán, tên và địa chỉ của người trả tiền, tên và địa chỉ của người nhận và mã số thuế liên bang của cả người trả tiền và người nhận. Đây là yêu cầu cuối cùng đưa IRS Form W-9 vào phương trình.

Mẫu W-9

Mẫu W-9 về cơ bản là một yêu cầu chính thức để một người hoặc tổ chức cung cấp số nhận dạng người nộp thuế của mình - số An sinh Xã hội hoặc số nhận dạng chủ nhân. Đây là một hình thức để sử dụng giữa các bên; nó không được nộp cho IRS. Bạn gửi W-9 trống cho người nhận thanh toán và người nhận sẽ điền và trả lại cho bạn. Hoặc một người trả tiền có thể gửi cho bạn và bạn trả lại. Một lợi thế của việc sử dụng biểu mẫu thay vì chỉ đơn giản là yêu cầu số là việc cố tình gửi W-9 với thông tin không chính xác được coi là khai man. Nếu thông tin sai lệch cuối cùng được báo cáo cho IRS vì W-9 đó, người điền thông tin đó có thể bị truy tố.

Khấu trừ dự phòng

Nếu người nhận thanh toán từ chối cung cấp số nhận dạng người nộp thuế bằng cách điền vào Mẫu W-9, người nhận đó vẫn có thể nhận được khoản thanh toán và được cấp 1099-MISC. Tuy nhiên, người trả tiền phải giữ lại 28 phần trăm tiền cho thuế liên bang. Điều này được gọi là "giữ lại dự phòng." Các khoản thanh toán trên 1099-MISC là thu nhập chịu thuế và khấu trừ dự phòng đảm bảo rằng các khoản thuế được trả, ngay cả khi IRS không thể xác định chính xác ai nợ họ vì không có số ID nào được đính kèm trong các khoản thanh toán. Số tiền bị giữ lại sẽ xuất hiện trong Hộp 4 của 1099-MISC. W-9 bao gồm một tuyên bố rằng cá nhân hoặc tổ chức điền vào nó được miễn giữ lại dự phòng. Điền vào W-9 và không có khoản giữ lại.