Làm thế nào nhân viên có thể giảm khiếu nại của khách hàng

Sự không hài lòng của khách hàng có thể xảy ra vì nhiều lý do, một số trong số đó nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Mặc dù khiếu nại của khách hàng có thể xảy ra trong bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào, các bước có thể được thực hiện để giảm bớt chúng. Nhân viên trong bất kỳ ngành nào có thể chủ động giảm khiếu nại, điều này làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Kiểm tra dịch vụ

Để ngăn chặn và giảm khiếu nại của khách hàng, nó giúp biết những vấn đề tiềm ẩn nào mà khách hàng có thể gặp phải. Nếu bạn biết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn có thể thực hiện các bước để khắc phục trước khi khách hàng phàn nàn. Nhân viên nên đóng vai một phần của khách hàng để kiểm tra dịch vụ của tổ chức. Làm như vậy cho phép nhân viên thấy cách khách hàng xem tổ chức. Điều này cũng cung cấp khả năng xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể dẫn đến khiếu nại.

Đặt kỳ vọng

Một số khiếu nại của khách hàng có thể là do kỳ vọng cao hoặc mong đợi nhiều hơn tổ chức của bạn có thể cung cấp. Bằng cách cho khách hàng biết những gì mong đợi, nhân viên có thể giảm số lượng khiếu nại. Để làm điều này một cách hiệu quả, nhân viên phải có khả năng đáp ứng những kỳ vọng được đặt ra. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đánh giá thấp và cung cấp quá mức, có nghĩa là đặt kỳ vọng thấp hơn một chút để bạn có thể dễ dàng vượt qua chúng.

Cho phép phản hồi

Cung cấp cho khách hàng một cách để đưa ra phản hồi về tổ chức của bạn là một cách hiệu quả để giảm khiếu nại. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào tổ chức. Nhân viên có thể trực tiếp hỏi khách hàng nếu tất cả các nhu cầu được đáp ứng hoặc nếu họ không hài lòng theo bất kỳ cách nào. Một hình thức phản hồi có thể được cung cấp cho khách hàng hoặc được đặt trong một khu vực lưu lượng truy cập cao. Biên lai cũng có thể bao gồm một URL hoặc số điện thoại nơi khách hàng có thể cung cấp phản hồi. Khi nhân viên nhận được phản hồi của khách hàng, hành động dựa trên phản hồi đó có thể làm giảm hoặc ngăn chặn khiếu nại.

Khi bạn nhận được một khiếu nại

Khiếu nại của khách hàng là một phần không thể tránh khỏi trong kinh doanh, bất kể các bước bạn thực hiện để giảm bớt chúng. Khi bạn nhận được khiếu nại, điều quan trọng là phải xử lý đúng để bạn giữ được khách hàng. Lắng nghe cẩn thận khiếu nại và lặp lại nó cho khách hàng để đảm bảo bạn hiểu chính xác vấn đề. Xin lỗi cho vấn đề mà không đưa ra lời bào chữa cho nó và đưa ra giải pháp. Bạn cũng nên cảm ơn khách hàng đã chú ý đến vấn đề của bạn.