Cách viết thủ tục bảo mật hiệu quả

Các thủ tục bảo mật đại diện cho giai đoạn triển khai của một chính sách bảo mật tổng thể hoặc bộ phận. Mỗi thủ tục là một bước hành động hỗ trợ một hoặc nhiều mục tiêu bảo mật. Các thủ tục rõ ràng, được xác định rõ ràng và được viết tốt là rất quan trọng để thực hiện hiệu quả bất kỳ chính sách bảo mật nào. Điều quan trọng là phải biết cách viết các quy trình an toàn để truyền đạt hiệu quả cả những gì nhân viên cần và muốn biết.

Khuyến nghị chung

Thực hiện theo các khuyến nghị thực hành tốt nhất chung để xây dựng các quy trình rõ ràng, bằng văn bản. Viết từ một quan điểm hướng dẫn hành động, định hướng phác thảo từng bước theo thứ tự nó cần phải được thực hiện. Các quy trình bảo mật có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu chúng không được tuân thủ chính xác, vì vậy mỗi người nên được viết theo kiểu đen trắng, không để chỗ cho sự chủ quan, phán xét cá nhân hoặc giải thích cá nhân. Xem xét đối tượng và viết bằng cách sử dụng thuật ngữ chính xác, đánh vần hoàn toàn các từ viết tắt và xác định bất kỳ thuật ngữ nào mà người đọc - đặc biệt là nhân viên mới - có thể không hiểu.

Thu thập và xem xét thông tin

Bắt đầu bằng cách xem xét kỹ chính sách bảo mật mà bạn sẽ thêm phần thủ tục. Chia chính sách thành các thành phần mục tiêu và sau đó chia từng mục tiêu thành một loạt các thành phần phụ cuối cùng sẽ được chuyển đổi thành các bước hành động. Ví dụ: nếu chính sách bạn đang thực hiện đề cập đến bảo mật tòa nhà, các mục tiêu có thể đề cập đến việc xây dựng quyền truy cập, sơ tán khẩn cấp và đường dây thẩm quyền. Các thành phần phụ để truy cập tòa nhà có thể bao gồm các thủ tục vào và ra khỏi tòa nhà, lấy huy hiệu và quy trình nhận dạng cho nhân viên quên hoặc mất nhận dạng truy cập. Ghi chú chi tiết nếu cần thiết để hiểu rõ hơn các mục tiêu chính sách bảo mật.

Viết bản thảo đầu tiên

Tạo một bản nháp đầu tiên làm giảm thông tin để chỉ bao gồm những gì người đọc cần để thực hiện thủ tục bảo mật. Viết ra từng bước trên một dòng riêng biệt, sử dụng giọng nói chủ động và chỉ đủ từ để truyền đạt rõ ràng quy trình. Ví dụ: một quy trình để vào tòa nhà có thể bao gồm các bước như đưa thẻ ID của bạn ngửa lên trên khe xác minh, Điên đưa đẩy tay nắm cửa khi đèn nhập cảnh chuyển sang màu xanh lá cây và một người nhập vào một mục chính tại một thời gian.

Xác minh tính chính xác

Tiến hành thực hành để đảm bảo mỗi bước trong quy trình đều rõ ràng và dễ hiểu trước khi đưa ra bản thảo cuối cùng. Nếu có thể, hãy tranh thủ sự giúp đỡ của các cá nhân sẽ phải làm theo quy trình để đảm bảo nhận thức của bạn về cách làm rõ quy trình này là chính xác. Sửa đổi verbiage hoặc các bước khi cần thiết và sau đó kiểm tra lại quy trình. Khi bạn chắc chắn các quy trình bảo mật rõ ràng, được viết tốt và hiệu quả, hãy tạo và phân phối một phiên bản cuối cùng.