Làm thế nào để thực hiện các yêu cầu dự án

Dự án là một hoạt động một lần được lên kế hoạch để đạt được một mục tiêu cụ thể. Kỷ luật của quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch, tổ chức các nguồn lực, giao tiếp và thực hiện các hoạt động được xác định là cần thiết để đạt được mục tiêu. Việc thực hiện thành công các yêu cầu của dự án dẫn đến kết quả mà dự án nhắm đến, theo thông lệ tốt nhất bất cứ khi nào có thể, một cách kịp thời và theo ngân sách.

1.

Xác định các mốc quan trọng trong dự án, sử dụng phần mềm quản lý dự án của bạn. Các mốc quan trọng là các sự kiện theo lịch trình đạt được khi bạn hoàn thành một loạt các nhiệm vụ trước một ngày cụ thể. Các cột mốc được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch của dự án và không có thời lượng của chính chúng trong kế hoạch dự án.

2.

Phá vỡ các cột mốc xuống thành nhiệm vụ. Xác định những gì cần phải được thực hiện để đạt được từng nhiệm vụ, làm thế nào nó được thực hiện và bởi ai. Có được bất kỳ thông tin bổ sung cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ và kiểm tra xem các nhiệm vụ phải được thực hiện trước khi bạn có thể tiến hành đã hoàn thành.

3.

Mua thiết bị và vật liệu cần thiết để đạt được các mốc quan trọng. Trong một số dự án, việc mua sắm là một nhiệm vụ riêng, nhưng trong các dự án khác, có thể cần phải hoàn thành việc này trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án. Quản lý mua sắm dự án thường là một thành phần chính của việc thực hiện dự án và có thể bao gồm việc nhận được hồ sơ dự thầu và hoàn thiện các thỏa thuận cung cấp.

4.

Phân bổ các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo lĩnh vực chuyên môn và thời gian có sẵn của họ. Phân bổ nguồn lực là một phần quan trọng của quản lý dự án và có thể xác định sự thành công hay thất bại của dự án. Hãy chắc chắn rằng mỗi người trong nhóm dự án của bạn nhận thức được các mục tiêu của dự án, trách nhiệm nhiệm vụ cá nhân của họ, ngân sách có sẵn để thực hiện các nhiệm vụ và thời hạn mà họ phải hoàn thành chúng.

5.

Theo dõi tiến độ của từng thành viên trong nhóm và nhiệm vụ theo kế hoạch dự án. Nếu nhiệm vụ được hoàn thành trong vòng hai tuần, hãy theo dõi sau một tuần để kiểm tra xem nhiệm vụ có đang đi đúng hướng hay không. Ghi lại tiến trình và, nếu có vẻ như một nhiệm vụ có thể bị trễ, hãy kiểm tra dòng thời gian dự án của bạn để xem điều này sẽ ảnh hưởng đến các nhiệm vụ và cột mốc khác như thế nào.

6.

Gặp gỡ các thành viên trong nhóm của bạn thường xuyên để thảo luận về sự tiến bộ và thách thức của họ. Cập nhật kế hoạch dự án, dòng thời gian và các mốc quan trọng theo bất kỳ sự chậm trễ nào và tính toán nơi bạn có thể sử dụng thời gian rảnh rỗi một cách hiệu quả để tránh trì hoãn việc hoàn thành dự án.

7.

Theo dõi tất cả các chi tiêu để đảm bảo bạn vẫn trong ngân sách. Nếu bạn gặp phải các chi phí bất ngờ, hãy xin phê duyệt ngân sách bổ sung từ chủ dự án trước khi bạn tiến hành ngăn chặn mọi tổn thất sau khi kết thúc dự án.

số 8.

Truyền đạt tiến độ thường xuyên cho tất cả các bên liên quan. Thông báo cho chủ dự án khi bạn đạt được từng cột mốc và công bố thông tin về chiến thắng nhanh bất cứ khi nào có thể. Những bước này sẽ giúp duy trì tinh thần giữa các thành viên trong nhóm và các nhà quan sát.

Những điều cần thiết

• Kế hoạch dự án đã được phê duyệt
• Nhóm dự án
• Tài chính
• Phần mềm quản lý dự án