Cách viết thư giữ tín dụng cho khách hàng

Khi một khách hàng chưa thanh toán hóa đơn của mình và sau đó tiếp tục sử dụng tín dụng tại doanh nghiệp của bạn, chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải bước vào và hành động. Miễn là khách hàng không thanh toán quá 30 ngày và không trả lời bất kỳ yêu cầu hoặc yêu cầu thanh toán nào, chủ doanh nghiệp có thể giữ tín dụng của mình cho đến khi vấn đề được giải quyết. Khách hàng sẽ cần được thông báo bằng văn bản về quyết định này.

1.

Tham khảo số tài khoản và tình hình. Bao gồm số tài khoản trong giao tiếp của bạn để bạn tham khảo. Nhắc nhở cô ấy rằng bạn đã yêu cầu thanh toán nhiều lần và cô ấy vẫn chưa trả lời bạn. Liệt kê số tiền nợ công ty của bạn trong phần này.

2.

Lịch sự thông báo cho anh ta rằng tín dụng của anh ta hiện đang bị trì hoãn. Giải thích cho khách hàng của bạn rằng do tình huống này, bạn không còn có thể gia hạn tín dụng cho anh ta tại địa điểm kinh doanh của bạn. Hãy chuyên nghiệp trong cách diễn đạt của bạn, ngay cả khi bạn khó chịu với khách hàng cụ thể đó. Đây là một bức thư "chỉ là sự thật".

3.

Bao gồm một giải pháp cho vấn đề. Bây giờ bạn đã làm cho khách hàng nhận thức được vấn đề, hãy đưa ra giải pháp cho cô ấy. Đặt thời gian cụ thể, thường là trong một số ngày nhất định kể từ khi nhận được thư, để thanh toán đầy đủ cho những gì cô ấy nợ. Nếu cô ấy làm điều này, thông báo cho cô ấy rằng giữ sẽ được dỡ bỏ.

4.

Giải thích vị trí của bạn. Khách hàng thường nghĩ về các doanh nghiệp như các tập đoàn vô danh. Giải thích rằng trong khi bạn không muốn giữ tín dụng của anh ấy, tại thời điểm này, bạn không có cách nào khác. Hãy lịch sự và cho anh ấy biết rằng tình hình đơn giản là không thể tiếp tục.

5.

Kết thúc thư tích cực. Thay vì làm nổ tung khách hàng, hãy kết luận bức thư bằng một tuyên bố rằng bạn tích cực, anh ta sẽ sửa chữa vấn đề và việc không trả tiền chỉ đơn giản là một sự giám sát. Nó có thể là xa sự thật, nhưng trong trường hợp đó là một sự hiểu lầm đơn giản, khách hàng sẽ không bị xa lánh.