Cách cung cấp PowerPoint tốt cho tổ chức của bạn

PowerPoint nhận được lời khen ngợi về khả năng cho phép những người chưa được đào tạo thành diễn giả công khai thuyết trình trước khán giả, nhưng nó cũng bị từ chối vì lý do rất nhiều ý tưởng hay không đến được với khán giả mà không thể giải mã chúng giữa clip xấu nghệ thuật và zippy, hoạt hình vô nghĩa. Tốt nhất, nó trình bày đồ họa hấp dẫn thể hiện những ý tưởng lớn mà không cần nhiều văn bản, như công ty thiết kế Empowered Presentations đã làm trong "Sự thật tiện lợi", một thông điệp chống hút thuốc đã giành giải thưởng. Ở mức tồi tệ nhất, nó nhấn chìm các sự kiện quan trọng trong các bản tường thuật, vì các bài thuyết trình nội bộ của NASA đã không báo cho quản lý cấp cao về các lỗ hổng thiết kế quan trọng khiến tàu con thoi Columbia nổ tung. Khi đến lượt bạn trình bày PowerPoint cho công ty của bạn, hãy lập kế hoạch để đạt được thành công và tránh thất bại ở mọi bước.

1.

Biết những gì bạn cần truyền đạt trước khi bạn tạo bài thuyết trình của mình. Thật hấp dẫn khi đi sâu vào và bắt đầu chọn đồ họa, xây dựng trang chiếu hoặc chọn màu ngay khi bạn nhận nhiệm vụ để trình bày. Để có kết quả tốt nhất, hãy làm rõ thông điệp và những gì đang bị đe doạ để vượt qua nó. Một bài thuyết trình cho một khách hàng tiềm năng đòi hỏi một cách tiếp cận khác với một cuộc nói chuyện nội bộ với các nhà quản lý bộ phận.

2.

Áp dụng một chủ đề hình ảnh nhất quán trong suốt bài thuyết trình của bạn. Tránh sử dụng nhiều kiểu chữ hoặc làm cho mỗi slide trông hoàn toàn khác với cái tiếp theo. Chọn một chủ đề từ thư viện PowerPoint và sử dụng hoặc tùy chỉnh nó hoặc phát triển chủ đề của bạn phản ánh bản sắc của công ty bạn.

3.

Giới hạn văn bản. Các slide không cần bao gồm một tiêu đề và một số đạn. Thông điệp của bạn bị mất khi nó được trình bày mà không có hình ảnh để kích động suy nghĩ. Sử dụng một hình ảnh đơn giản, hấp dẫn để cung cấp bối cảnh cho bài tường thuật của bạn.

4.

Sử dụng kích thước văn bản mà những người ở hàng sau có thể đọc. Kiểm tra bản trình bày của bạn trong các điều kiện gần với các bản trình bày mà bạn sẽ trình bày khi bạn có thể thiết lập. Ngồi càng xa màn hình chiếu hoặc màn hình vì khán giả của bạn có thể ngồi và đánh giá khả năng đọc nội dung của bạn. Phóng to văn bản của bạn cho đến khi rõ ràng và đánh giá nội dung của bạn để xem liệu bạn có thể giảm sự phụ thuộc của nó vào verbiage hay không.

5.

Duy trì độ tương phản màu có thể đọc được giữa văn bản và nền của bạn. Giữ nhu cầu của những người có vấn đề về nhận thức màu sắc trong tâm trí khi bạn chọn phối màu. Tránh đặt màu đối lập lên nhau. Không chỉ văn bản màu đỏ trên nền màu xanh lá cây trông giống như nó rung, mà kết quả có thể không thể đọc được đối với người mù màu.

6.

Chọn đồ họa cẩn thận. Tránh clip art bạn đã sử dụng trước đây hoặc hình ảnh tấn công bạn là trite hoặc tacky. Hãy tìm những bức ảnh chất lượng tốt, hiệu quả với giấy phép miễn phí bản quyền hoặc giải phóng mặt bằng sử dụng nguồn mở.

7.

Sử dụng hoạt hình một cách khôn ngoan và tiết kiệm. Nếu mỗi lần trượt, phóng to, lật và bay, khán giả của bạn có thể bị giằng xé giữa chóng mặt và tiếng cười. Tự hỏi bản thân tại sao bạn cần một hình ảnh động cụ thể và nếu câu trả lời duy nhất của bạn là "bởi vì nó nằm trong danh sách các tùy chọn chương trình", hãy lấy nó ra.

số 8.

Đừng chỉ đọc các slide của bạn cho khán giả của bạn và gọi nó là một bài thuyết trình. Có nhiều khả năng khiến họ ngủ hơn là thu hút sự chú ý của họ. Trên thực tế, nếu tất cả các slide của bạn bao gồm văn bản, bài thuyết trình của bạn sẽ không liên quan đến khán giả của bạn đủ để đưa ra quan điểm của nó.

9.

Giữ thông tin của bạn phù hợp với đối tượng của bạn trong vấn đề và ngôn ngữ. Đừng giải thích các thuật ngữ kỹ thuật cho những người sử dụng chúng hàng ngày hoặc nói xấu về đối tượng không biết bạn đang nói gì.

10.

Thu hút khán giả của bạn; đừng chỉ giảng bài cho họ Tạo cơ hội để đặt câu hỏi thu hút sự tham gia và cho khán giả của bạn thấy rằng những điểm bạn đang thực hiện liên quan đến nhu cầu của họ.

11.

Xem lại bài thuyết trình của bạn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng các sự kiện được hẹn giờ trong đó. Thực hành trước đối tượng thử nghiệm không biết vấn đề của bạn. Đặt câu hỏi cho họ được thiết kế để tìm hiểu rõ ràng bạn đã đưa ra quan điểm của mình như thế nào và nơi bạn có thể cải thiện bài tường thuật của mình.

12.

Hãy chắc chắn rằng thiết bị của bạn đang hoạt động. Nếu bạn đang trình bày trong văn phòng của riêng mình, hãy thiết lập trước máy tính và thiết bị trình chiếu của bạn và kiểm tra mọi khía cạnh của nó, từ hệ điều hành và phần mềm đến đèn chiếu. Nếu bạn đang trình bày trên đường, hãy lên kế hoạch cho các vấn đề để bạn không bị chúng bắt gặp nếu chúng xảy ra. Mang thêm cáp, bản sao dự phòng tệp PowerPoint của bạn trên ổ USB và thậm chí cả máy tính xách tay dự phòng nếu có thể.

13.

Chuẩn bị một bản tin riêng, nếu bạn đang sử dụng, không chỉ là bản in các trang trình bày của bạn. Những gì hoạt động trên màn hình không nhất thiết phải cung cấp một bản tóm tắt thích hợp cho bài nói của bạn, đặc biệt nếu bạn sử dụng các trang trình bày với đồ họa đóng khung một phần tin nhắn của bạn mà không kèm theo văn bản. Đừng bỏ qua tài liệu in của bạn cho đến khi bạn thực hiện bài viết của mình, hoặc bạn sẽ làm hỏng cơ hội của mình để tạo ảnh hưởng - và mọi người sẽ đọc thay vì chú ý đến bạn.

Lời khuyên

• Nếu bạn phải xin lỗi về một slide chứa thông tin quá nhỏ để đọc, hãy tìm một cách khác để trình bày nội dung của nó. Để kết hợp biểu đồ dòng chảy lớn hoặc đồ họa, hãy phóng to các phần liên tiếp của nó từ trên xuống dưới.
• Hãy tự hỏi mình nếu bạn kết hợp quá nhiều thông tin cơ bản mà khán giả của bạn đã biết. Một khoảnh khắc giới thiệu trình bày bối cảnh, trong khi một sự hồi sinh kéo dài của sự thúc đẩy rõ ràng thúc đẩy sự vô tâm.
• Thay vì một văn bản kể lại một điểm về một trang web hoặc thiết kế sản phẩm, hãy hiển thị trang web hoặc tính năng và nói về nó trong khi bạn hiển thị hình ảnh của bạn.

Cảnh báo

• Nếu bạn đang trình bày tại địa điểm của khách hàng, phòng họp hội nghị hoặc trang web khác mà bạn không kiểm soát, đừng bao giờ cho rằng thiết bị hoặc thiết lập mà bạn đã hứa sẽ thành hiện thực. Kiểm tra trang web trước hoặc yêu cầu một bức ảnh cho thấy mặt bằng nếu đó là phòng hội nghị.