Làm thế nào để giành được một khoản bồi hoàn nếu bạn là một thương gia

Khoản bồi hoàn xảy ra khi khách hàng tranh chấp giao dịch. Để đi đầu, các thương nhân phải phát triển các điều khoản và điều kiện được xác định rõ ràng giải thích cách khách hàng làm kinh doanh với họ. Người bán cũng nên làm quen với việc ghi lại tất cả các khía cạnh của giao dịch của họ, điều này có thể tạo ra sự khác biệt trong việc từ chối yêu cầu. Những khách hàng từ chối thừa nhận rằng họ đang trình bày sai các yêu cầu của mình sẽ yêu cầu các hành động răn đe cứng rắn hơn, chẳng hạn như báo cáo cho văn phòng tín dụng và cơ quan cảnh sát địa phương.

Tài liệu cẩn thận

Tài liệu cẩn thận ghi lại các giao dịch là rất quan trọng trong việc giành chiến thắng trong các trường hợp bồi hoàn, Hướng dẫn về khoản bồi hoàn của Hệ thống quản lý rủi ro EBS nói. Khách hàng sẽ nhận được email xác nhận bao gồm hóa đơn tự động. Khi một mặt hàng được vận chuyển, thương nhân nên gửi email theo dõi với các chi tiết theo dõi có liên quan và yêu cầu chữ ký để xác nhận giao hàng. Bước này rất quan trọng để bán các sản phẩm điện tử như phần mềm, Frank Rumbauskas Jr., tác giả-nhà tư vấn. Nếu người bán không thể chứng minh rằng anh ta đã vận chuyển sản phẩm, anh ta sẽ ít có khả năng thắng kiện kiện bồi hoàn.

Chính sách rõ ràng

Khoản bồi hoàn thường phát sinh từ những tuyên bố mơ hồ hoặc gian lận về sự không hài lòng với các sản phẩm và dịch vụ của người bán. Vì lý do này, Hội đồng thương gia khuyên các thương nhân cung cấp các mô tả sản phẩm chi tiết để khách hàng biết họ đang mua gì. Các thương nhân trực tuyến nên đăng các chính sách ngăn chặn bồi hoàn trên các trang web và yêu cầu khách hàng thừa nhận đã đọc chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng khi thanh toán. Các doanh nghiệp dịch vụ nên đăng kế hoạch làm việc chi tiết cho tất cả các dự án. Thông báo trước mà người bán đưa ra càng nhiều, khách hàng càng ít có khả năng thắng tranh chấp về khoản bồi hoàn của mình.

Hoàn tiền và trả lại

Tạo một chính sách hoàn trả rõ ràng, rõ ràng là cần thiết để ngăn chặn các khoản bồi hoàn gian lận xảy ra ngay từ đầu. Thông báo cho khách hàng về các chính sách như vậy giúp thương nhân tránh trách nhiệm đối với các vấn đề ngoài tầm kiểm soát của họ, Hướng dẫn về khoản bồi hoàn nêu rõ. Các tình huống điển hình bao gồm các khách hàng cố gắng hủy thanh toán, ngay cả sau khi một mặt hàng đã được chuyển đi. Cấm hoàn tiền hoặc trao đổi là một lựa chọn. Các khả năng khác bao gồm cho phép trao đổi tín dụng hoặc tính phí hoàn kho để bù lỗ. Không có chính sách như vậy, các doanh nghiệp phải đối mặt với việc bị tấn công bất cứ lúc nào với các yêu cầu bồi hoàn mà họ không thể giành được.

Báo cáo gian lận

Yêu cầu bồi hoàn cực đoan đòi hỏi phải có hành động mạnh mẽ hơn để ngăn chặn người khác. Nếu ngân hàng phát hành hỗ trợ khách hàng, gửi thư yêu cầu cuối cùng và hóa đơn yêu cầu thanh toán đầy đủ là bước tiếp theo, Rumbauskas nói. Thư chưa được trả lời có thể được gửi cho văn phòng tín dụng để theo dõi. Bước này có thể khiến khách hàng vẫn quan tâm đến tín dụng của họ phải trả tiền. Các trường hợp cực đoan - chẳng hạn như người mua được hoàn tiền, nhưng tranh chấp các khoản phí - yêu cầu hành động của các cơ quan cảnh sát. Nếu vật phẩm được chuyển đến hộp thư bưu điện, bưu điện địa phương có thể phải tham gia.