Cách viết sổ tay hướng dẫn nhân viên

Hướng dẫn vận hành nhân viên đặc biệt tiện dụng khi đào tạo nhân viên mới, xem xét các quy trình để cải thiện, sửa đổi mô tả công việc hoặc thay thế nhân viên do bệnh tật hoặc doanh thu. Đối với nhiều tổ chức, việc viết hướng dẫn vận hành nhân viên sẽ mất vài ngày, nếu không phải vài tuần, để hoàn thành vì số lượng người tham gia vào quy trình và số lượng hoạt động cần đưa vào hướng dẫn. Một hướng dẫn hoạt động khác với một sổ tay nhân viên. Sổ tay nhân viên tập trung vào các chính sách và hướng dẫn tại nơi làm việc trong khi trọng tâm của sổ tay hoạt động của nhân viên là quy trình làm việc cho các nhóm công việc hoặc phòng ban.

1.

Xác định mục đích của sổ tay hoạt động nhân viên của công ty bạn. Một số công ty chuẩn bị một sổ tay cho toàn bộ tổ chức trong khi những công ty khác xây dựng sổ tay hoạt động của nhân viên cho từng bộ phận. Nếu công ty của bạn có một số phòng ban và một cơ sở nhân viên lớn, một hướng dẫn cụ thể của bộ phận là một lựa chọn tốt hơn. Mặt khác, nếu bạn có một công ty nhỏ nơi nhân viên thường làm việc đa chức năng đảm nhận nhiệm vụ của nhân viên trong các lĩnh vực khác nhau của công ty, một hướng dẫn hoạt động toàn công ty có lẽ hữu ích hơn.

2.

Có được một danh sách các chức danh và vị trí công việc. Xác định nhân viên trong mỗi công việc có thể cung cấp đầu vào trong giai đoạn soạn thảo. Lắp ráp các mô tả công việc cho từng vị trí và sắp xếp chúng theo chức năng công việc và sau đó theo bộ phận. Ví dụ: sắp xếp tất cả các mô tả công việc hỗ trợ hành chính và sau đó sắp xếp chúng theo bộ phận, chẳng hạn như trợ lý hành chính cho các bộ phận bán hàng, mua hàng và điều hành.

3.

Xem lại từng mô tả công việc, lựa chọn các chức năng thiết yếu của công việc. Làm nổi bật các nhiệm vụ chính và mô tả các quy trình được sử dụng để thực hiện từng nhiệm vụ, bao gồm tất cả các tài nguyên cần thiết cho từng nhiệm vụ công việc. Một ví dụ về quy trình trợ lý hành chính cho bộ phận điều hành sẽ bao gồm các vị trí hỗ trợ đương nhiệm, chẳng hạn như giám đốc điều hành, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính. Các tài nguyên cần thiết bao gồm quyền truy cập vào tài liệu tệp bí mật, dữ liệu tài chính và tài liệu quan hệ nhà đầu tư. Các chi tiết cho các quy trình cấp điều hành có thể chỉ cần được đưa vào các bản sao của sổ tay cho nhân viên trong bộ phận đó do tính chất bí mật của các hoạt động ở cấp điều hành.

4.

Lên lịch các cuộc họp cá nhân với một nhân viên ở mỗi vị trí mà bạn đang soạn thảo một trang hướng dẫn hoạt động. Tránh chỉ đơn giản là nhắc lại danh sách các nhiệm vụ có trong mô tả công việc của nhân viên và thay vào đó tập trung vào cách thực hiện các nhiệm vụ công việc. Ví dụ: nếu bạn đang viết hướng dẫn vận hành nhân viên cho bộ phận nhân sự, hãy lấy ý kiến ​​từ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tuyển dụng và tuyển chọn, quan hệ nhân viên, và bồi thường và lợi ích. Chi tiết cách xử lý nhân viên mới, nhân viên tham gia xử lý nhân viên mới và các tài liệu và tài liệu cần thiết cho nhân viên mới, chẳng hạn như mẫu điều tra lý lịch, thông tin kiểm tra ma túy, đồng phục, phù hiệu nhận dạng, khóa và thông tin đăng nhập cho thiết bị máy tính.

5.

Dành một phần của sổ tay hoạt động của nhân viên cho các chức năng của bộ phận và các loại chức năng liên ngành khác nhau. Giải thích các quy trình của bộ phận, chẳng hạn như nguồn nhân lực, bán hàng, vận chuyển, kế toán và các bộ phận khác của công ty, cũng như các chức năng liên ngành, chẳng hạn như quy trình chấm dứt nhân viên. Người quản lý tuyển dụng cho bộ phận đó nên liên hệ với bộ phận nhân sự để đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự của nhân viên có sẵn để xem xét. Người quản lý tuyển dụng và một nhân viên nhân sự phải thảo luận về lý do đình chỉ hoặc chấm dứt và lên lịch một cuộc họp chấm dứt với nhân viên sau khi đưa ra quyết định cuối cùng để đình chỉ hoặc chấm dứt.

6.

Sử dụng theo quyết định của bạn và phán đoán độc lập khi viết và phân phối sổ tay hoạt động của nhân viên. Mặc dù người quản lý và người giám sát thường biết các quy trình cho các bộ phận được chỉ định của họ, bạn có thể muốn tạo một phiên bản khác của sổ tay hoạt động cho nhân viên tuyến đầu có chức năng công việc không yêu cầu họ có cùng loại thông tin có sẵn cho người giám sát và người quản lý .