Cách viết cho nhân viên một cảnh báo cho nhiệm vụ công việc

Thư cảnh báo không bao giờ nên gây ngạc nhiên lớn cho nhân viên. Gửi thư cảnh báo nhân viên chỉ sau khi thảo luận về các vấn đề hiệu suất với nhân viên và đưa ra cảnh báo bằng lời nói. Viết thư của bạn một cách chuyên nghiệp, trong đó nêu rõ lý do tại sao nhân viên nhận được thư. Mặc dù việc gửi một lá thư có tính chất này có vẻ tàn nhẫn hoặc không chuyên nghiệp, nhưng nếu nhân viên thực sự muốn cải thiện hiệu suất của mình, cô ấy sẽ xem bức thư là cơ hội để thực hiện những thay đổi thực sự.

1.

Tạo một phác thảo về các vấn đề hiệu suất bạn muốn đưa vào thư cảnh báo. Các vấn đề về hiệu suất có thể bao gồm các vấn đề về quản lý thời gian, không tuân thủ các dự án hoặc nhiệm vụ, dịch vụ khách hàng kém hoặc không trở thành người chơi nhóm.

2.

Mở một lá thư cảnh báo với một lời giải thích về lý do tại sao nhân viên nhận được bức thư. Đề cập đến các cuộc trò chuyện trước đây mà bạn hoặc người giám sát của nhân viên có về các vấn đề về hiệu suất của cô ấy và lý do tại sao bạn cảm thấy những vấn đề này vẫn tồn tại. Giữ giọng điệu của thư chắc chắn nhưng chuyên nghiệp. Thay vì tấn công nhân viên vì không thay đổi hành vi làm việc của cô ấy, chỉ cần nói rõ rằng vì các vấn đề vẫn còn tồn tại, nên một bức thư cảnh báo là cần thiết.

3.

Liệt kê các lý do để gửi thư cảnh báo trong đoạn thứ hai. Sử dụng các phác thảo bạn đã tạo để nêu rõ các vấn đề này. Không kịch tính hoặc tôn tạo bản chất của những vấn đề này. Ví dụ: nếu một nhân viên gặp vấn đề về quản lý thời gian và không thể đáp ứng thời hạn dự án, đừng cho rằng công ty của bạn liên tục mất việc và sẽ bị phá sản nếu nhân viên không thay đổi hành vi của cô ấy. Nói đơn giản rằng các vấn đề quản lý thời gian của cô đã khiến công ty bỏ lỡ thời hạn quan trọng, điều này không bao giờ tốt cho việc kinh doanh.

4.

Đề xuất các cách để thay đổi các vấn đề về hiệu suất thông qua đào tạo nhân viên, tư vấn hoặc cố vấn trong đoạn thứ ba. Khuyến khích nhân viên tiếp cận với các giám sát viên và đồng nghiệp để được giúp đỡ và tận dụng các cơ hội đào tạo được cung cấp.

5.

Liệt kê những hậu quả có thể xảy ra mà nhân viên có thể gặp phải nếu cô ấy không thực hiện những thay đổi cần thiết để cải thiện công việc của mình trong đoạn cuối. Những hậu quả có thể bao gồm việc giáng chức hoặc chấm dứt. Đề cập rằng nhân viên phải thực hiện những thay đổi này trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 90 ngày. Cho biết rằng bạn sẽ tiếp tục theo dõi hiệu suất công việc của cô ấy và sẽ theo dõi với các giám sát viên hoặc người quản lý để xác định xem cô ấy có đang nỗ lực thay đổi hay không.

tiền boa

• Gửi thư cảnh báo trực tiếp để bạn có thể nói chuyện với nhân viên sau khi cô ấy đọc thư. Mặc dù đây có thể không phải là cuộc trò chuyện thoải mái nhất với nhân viên, nhưng thảo luận về các vấn đề hiệu suất cho phép nhân viên biết rằng bạn coi trọng dịch vụ của cô ấy và việc chấm dứt đó là lựa chọn cuối cùng.

Cảnh báo

• Một số nhân viên xem thư cảnh báo là cơ hội để cải thiện hiệu suất công việc của họ, trong khi các nhân viên khác chọn bỏ qua thư cảnh báo hoặc tệ hơn là cho phép hiệu suất công việc của họ bị ảnh hưởng nhiều hơn. Tại thời điểm này, bạn có thể cần phải xem xét chấm dứt.