Làm thế nào để viết một lá thư không phù hợp

Khi hành vi của nhân viên làm tổn hại đến năng suất và tinh thần của nhóm bạn, đã đến lúc hành động. Mặc dù rất cần thiết để gặp nhân viên để thảo luận về mối quan tâm của bạn, việc theo dõi một lá thư không phù hợp không chỉ khiến nhân viên chú ý rằng hành vi của anh ta không được chấp nhận, nó còn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn tài liệu có thể được sử dụng trong vụ kiện hoặc trong tranh chấp yêu cầu thất nghiệp.

Thực hiện theo các quy tắc tương ứng kinh doanh

Viết thư trên tiêu đề thư của công ty. Nếu bạn đang gửi thư qua email, thì hãy lưu thư dưới dạng .pdf và gửi dưới dạng tệp đính kèm. Bắt đầu bức thư theo định dạng ghi nhớ cung cấp thông tin cần thiết về nội dung tương ứng.

Thí dụ:

ĐẾN: Jane Smith

TỪ: Jerry Smythe [ban đầu dòng này]

CHỦ ĐỀ: Hành vi sai trái của văn phòng

NGÀY: 23 tháng 8 năm 2019

Nêu rõ sự thật

Một lá thư không phù hợp không phải là một cơ hội để trút sự bất bình của bạn đối với một nhân viên đã trở thành một mối phiền toái hoặc trách nhiệm pháp lý. Giữ thư của bạn ngắn gọn, ngôn ngữ của nó không có cảm xúc và đảm bảo rằng mối quan tâm và hậu quả của bạn đối với nhân viên là rõ ràng.

Thí dụ:

Như chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp hôm nay, tôi có những lo ngại nghiêm trọng về hành vi của bạn đối với cả đồng nghiệp và bản thân tôi. Trong nhiều lần, bạn đã thể hiện sự thiếu tôn trọng trong các cuộc họp nhóm, thảo luận trực tiếp và trong các cuộc trò chuyện tại văn phòng. Những hành vi này đang làm tổn thương tinh thần văn phòng và đã trở thành một trách nhiệm trong việc hoàn thành dự án Johnson & Greene.

Cung cấp ví dụ về hành vi

Tài liệu về các hành vi xấu trong thư. Hãy chắc chắn bao gồm ngày và tên của các bên khác có liên quan. Mô tả các hành vi tiêu cực một cách độc lập. Đừng kịch tính, nhưng hãy cung cấp các chi tiết có thể giúp bất cứ ai đọc bức thư để hiểu những gì đã xảy ra và lý do tại sao hành vi của nhân viên đáng bị khiển trách.

Thí dụ:

Trong cuộc họp ngày hôm qua (22 tháng 8 năm 2019), hành vi của bạn không chuyên nghiệp và gây rối. Bạn tròn mắt nhiều lần trong khi Tim đang nói, ngắt lời anh ta hai lần và cuối cùng quay lưng lại với anh ta khi anh ta cố gắng nói với bạn về những lo lắng của anh ta. Bạn cũng thở dài lớn tiếng trong khi Ruth đưa ra báo cáo của mình. Khi tôi yêu cầu bạn làm rõ những gì làm bạn khó chịu về những gì Ruth đã nói, bạn lắc đầu và nói rằng sẽ mất quá nhiều thời gian để làm điều đó.

Hành vi này đã theo sau sự bùng nổ của bạn vào ngày 20 tháng 8 năm 2019, trong thời gian đó bạn đã lên tiếng với Erica khi cô ấy gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một tập tin mà bạn muốn. Chúng tôi có khách trong văn phòng vào thời điểm đó, và tôi có thể nói rằng họ cảm thấy xấu hổ khi nghe bạn đối xử với Erica. Khi tôi nói chuyện riêng với bạn về vụ việc, bạn nhún vai và nói rằng "Erica cần phải chịu trách nhiệm cho sự vô tổ chức của cô ấy". Tôi đã nói rằng trong khi điều này có thể là trường hợp, không bao giờ có bất kỳ lý do để tăng giọng nói của bạn, đặc biệt là trong một môi trường chuyên nghiệp. Bạn đã đồng ý "giảm âm lượng" trong tương lai.

Hôm nay, khi chúng tôi gặp nhau để thảo luận về những gì đã xảy ra trong cuộc họp ngày 29 tháng 8, bạn đã phòng thủ, hỏi tôi rằng tôi có đưa nó ra cho bạn không. Bạn khăng khăng rằng tôi đã phản ứng thái quá. Tôi chỉ ra rằng, với tư cách là chủ sở hữu của công ty, tôi quyết định loại văn hóa công sở nào tôi muốn thúc đẩy. Bạn nói rằng tôi "quá mềm" và việc kinh doanh sẽ gặp rắc rối nếu tôi cứ tiếp tục "làm phiền" mọi người. Bạn ngắt lời tôi ba lần trong khi tôi cố gắng giải thích vị trí của mình và cuối cùng xông ra khỏi văn phòng của tôi trong khi tôi vẫn đang nói chuyện với bạn.

Lưu ý hậu quả

Bức thư cần giải thích rõ ràng về hậu quả của hành vi hiện tại của nhân viên, cũng như những gì cô ấy có thể mong đợi nếu cô ấy không thay đổi ngay lập tức. Nó thường là một ý tưởng tốt để đưa ra một kế hoạch cho trách nhiệm giải trình ngay lập tức để thực hiện các thay đổi tích cực.

Thí dụ:

Jane, mặc dù tôi thường bị ấn tượng bởi công việc của bạn và coi trọng bạn như một nhân viên, không thể thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả, hợp pháp khi một nhân viên thường xuyên cư xử như bạn có. Để gây ấn tượng với bạn về sự nghiêm túc trong hành động của bạn và để nhóm của chúng tôi có thời gian tập hợp lại, tôi sẽ đình chỉ bạn trong phần còn lại của tuần này mà không phải trả tiền. Bạn sẽ rời văn phòng hôm nay, thứ Tư, ngày 23 tháng 8 và sẽ không trở lại cho đến 9 giờ sáng thứ Hai ngày 28 tháng 8. Tôi hy vọng thời gian nghỉ này sẽ cho bạn một chút thời gian để suy nghĩ về hành động của bạn và xem xét các bước bạn có thể thực hiện sẽ giúp ích bạn hoạt động phù hợp hơn trong một môi trường chuyên nghiệp.

Khi bạn trở lại vào thứ Hai, vui lòng gửi email cho tôi để chúng tôi có thể thiết lập thời gian để thảo luận về kế hoạch giải quyết hành vi của bạn. Tuy nhiên, nếu hành vi mài mòn của bạn tiếp tục, bạn có thể không còn sự lựa chọn nào khác ngoài việc đuổi bạn ra khỏi vị trí của bạn. Tôi chân thành hy vọng nó sẽ không đến với điều này, tuy nhiên.