Mục trọng tâm trong chương trình họp là gì?

Các cuộc họp có thể là các cuộc tụ họp năng động, nơi những ý tưởng sáng tạo được sinh ra. Họ cũng có thể nhanh chóng kích động những người tạm bợ, vì những người tham gia bỏ đi cảm giác như họ đã lãng phí thời gian và không làm được gì cả. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, công việc của bạn là điều khiển cuộc họp hướng tới sự năng động và tránh xa sự bực bội. Để làm điều đó, bạn nên tăng gấp đôi thời gian bạn dành cho việc xây dựng chương trình nghị sự, theo "Forbes". Là một phần của quy trình lập chương trình nghị sự của bạn, bạn sẽ cần tạo các mục trọng tâm, định hình nội dung và hướng của cuộc họp của bạn.

Tầm quan trọng của tổ chức

Một mục trọng tâm, còn được gọi là mục chương trình nghị sự, mục hành động hoặc chủ đề, là một mục được lên lịch để xem xét hoặc thảo luận trong cuộc họp. Chương trình họp là một danh sách các mục trọng tâm, những người tham gia chịu trách nhiệm trình bày hoặc thảo luận về chúng và lượng thời gian dành riêng cho chúng. Được tổ chức chiến lược trong chương trình nghị sự, thứ tự các mục trọng tâm đưa ra một cái nhìn tổng quan về cấu trúc của cuộc họp. Ví dụ, mục tiêu điểm đầu tiên sẽ là điểm đầu tiên được thảo luận, trong khi mục tiêu điểm cuối cùng sẽ là vấn đề cuối cùng được xem xét trước khi cuộc họp kết thúc.

Nhấn mạnh hành động

Các mục trọng tâm phải bắt đầu bằng các động từ hành động để giúp các thành viên hiểu những gì cần phải hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn chỉ liệt kê "danh sách khách mời sự kiện", người tham gia sẽ không biết nếu bạn đang tinh chỉnh, xem xét, chọn hoặc sửa danh sách khách mời. Thay vào đó, hãy viết "Bình chọn trong danh sách khách mời sự kiện." Điều này làm cho mục tiêu điểm rõ ràng hơn nhiều và những người tham gia cuộc họp sẽ biết những gì mong đợi.

Chọn mục tiêu điểm

Trước khi quyết định các mục trọng tâm của bạn, hãy xác định những gì bạn muốn đạt được khi kết thúc cuộc họp. Khi bạn biết mục tiêu cuộc họp của mình, bạn có thể phát triển các mục trọng tâm để giúp bạn đạt được chúng. Những nơi tốt để tìm kiếm các mục tập trung bao gồm các phút từ cuộc họp cuối cùng và phản hồi từ những người tham gia. Sau khi bạn đã phát triển một danh sách các mục trọng tâm tiềm năng, đảm bảo các mục có liên quan và sẽ liên quan đến tất cả người tham gia. Nếu họ không, hãy cân nhắc việc có nhiều hơn một cuộc họp để đảm bảo người tham gia tập trung và tham gia.

Đang chuẩn bị

Nếu bạn đặt một mục trọng tâm vào chương trình họp của mình, hãy đảm bảo bạn hoặc người tham gia được chọn sẵn sàng giải quyết bằng cách thu thập các tài liệu hỗ trợ cần thiết. Ví dụ: nếu mục trọng tâm của bạn nêu rõ, "Phê duyệt báo cáo tài chính", bạn sẽ cần phải có các báo cáo trong cuộc họp với bạn. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể đảm bảo bạn sẽ có một cuộc họp tốt bằng cách xác minh mỗi người tham gia có quyền truy cập vào các tài liệu hỗ trợ cần thiết một vài ngày trước khi cuộc họp diễn ra.