Cách viết thư khiếu nại cho công ty

Khi bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn tương tác với các nhà cung cấp nhiều như khách hàng. Khi một khách hàng có khiếu nại với bạn, bạn nên giải quyết nó. Cũng giống như vậy, nếu bạn có khiếu nại với nhà cung cấp, bạn nên mong đợi nó sẽ được giải quyết. Tuy nhiên, có thể khó khăn khi là một doanh nghiệp nhỏ để có được sự chú ý của một tập đoàn lớn. Sử dụng một lá thư khiếu nại để thông qua đúng người.

Địa chỉ

Bao gồm tên, tiêu đề, tên công ty, địa chỉ và ngày ở đầu thư. Đây là thông tin cần thiết để cung cấp nếu bạn muốn nhận được phản hồi cho thư của bạn. Nếu bạn có tên của một người liên lạc, hãy chèn tên và tiêu đề của cô ấy ở đầu thư. Theo đó với tên của công ty và địa chỉ của nó. Nếu bạn không có tên liên hệ, chỉ cần bỏ qua tên đó và chèn "Bộ phận Khiếu nại của Người tiêu dùng" sau tên công ty.

Giải thích mối quan hệ trong quá khứ

Tóm tắt mối quan hệ trong quá khứ của bạn với công ty. Ví dụ: nếu bạn đã sử dụng sản phẩm của công ty trong 10 năm, hãy nói với người đọc điều này. Bạn cũng có thể nêu khối lượng hoặc giá trị mua hàng năm hoặc hàng tháng từ công ty. Điều này cho thấy người nhận rằng bạn có một mối quan hệ lâu dài, đáng được giữ gìn. Nói với công ty rằng bạn muốn tiếp tục mối quan hệ này, nhưng chỉ khi khiếu nại của bạn được giải quyết.

Nội dung

Hãy chi tiết trong việc giải thích khiếu nại của bạn. Giải thích về dịch vụ hoặc sản phẩm nào công ty cung cấp cho bạn, bao gồm số sê-ri nếu có. Nói với người nhận khi mua hàng được thực hiện hoặc dịch vụ được cung cấp và nơi nó diễn ra. Giải thích vấn đề rõ ràng và yêu cầu giải quyết cụ thể như hoàn lại tiền. Kết luận bức thư bằng cách nêu rõ bạn sẽ cho họ thời gian trả lời trước khi tìm kiếm sự trợ giúp của nhóm bảo vệ người tiêu dùng. Cuối cùng, cung cấp một số điện thoại nơi bạn có thể được liên lạc và tham khảo địa chỉ của bạn ở trên.

Lời khuyên

Hãy bình tĩnh và lịch sự khi viết thư của bạn. Bạn hoàn toàn có quyền cho công ty biết bạn không vui, nhưng đừng sử dụng ngôn ngữ đe dọa hoặc tức giận. Trước khi gửi thư, hãy thử gọi cho chi nhánh địa phương của công ty. Nếu điều đó không làm việc, sau đó gửi thư đến trụ sở quốc gia. Nếu vẫn thất bại, liên hệ với văn phòng bảo vệ người tiêu dùng nhà nước của bạn hoặc Văn phòng kinh doanh tốt hơn.