Cách viết Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để kiểm soát tài liệu

Các tổ chức và tập đoàn các loại sử dụng tài liệu để truyền tải thông điệp cả bên trong và bên ngoài. Để một tổ chức hoạt động hiệu quả, nó phải phát triển các cơ chế kiểm soát và tổ chức các tài liệu này. Trên thực tế, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế hoặc ISO công bố các hướng dẫn mà các tổ chức phi chính phủ có thể sử dụng để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Điều 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001 giải thích các hướng dẫn này.

1.

Phác thảo quy trình phê duyệt tài liệu trước khi ban hành. Giải thích ai chịu trách nhiệm nhận tài liệu được phê duyệt và ai phải ký vào tài liệu để được xem xét phê duyệt. Ví dụ, một số tổ chức yêu cầu chữ ký từ người quản lý chất lượng, trong khi những tổ chức khác có thể yêu cầu chữ ký phê duyệt từ nhiều người ở các vị trí quản lý cao nhất, chẳng hạn như phó chủ tịch hoặc chủ tịch.

2.

Xác định các quy trình vận hành tiêu chuẩn để cập nhật tài liệu và đánh giá sau khi phê duyệt ban đầu. Nói rõ liệu các tài liệu phải được xem xét và cập nhật định kỳ (ví dụ nửa năm một lần) hoặc trên cơ sở khi cần thiết để giải quyết các thay đổi hoặc thiếu sót trong các tài liệu. Giải thích các cơ chế ghi lại đánh giá tài liệu và phê duyệt lại tài liệu sau đó. Nhiều tổ chức yêu cầu chữ ký tương tự để phê duyệt lại giống như họ làm cho việc phê duyệt ban đầu các tài liệu.

3.

Viết các bước cần thiết để xác định đúng và ghi lại các thay đổi tài liệu. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu lịch sử sửa đổi được lưu giữ với mỗi tài liệu liệt kê các thay đổi được thực hiện tại mỗi lần sửa đổi. Giải thích hệ thống được sử dụng để xác định bản sửa đổi hiện tại của tài liệu, chẳng hạn như hệ thống chữ và số (ví dụ Rev. 23).

4.

Tạo và giải thích hệ thống để lưu trữ và sắp xếp các bản sửa đổi của tài liệu hiện tại. Ví dụ: bạn có thể sử dụng máy chủ mạng của tổ chức để lưu trữ tệp tài liệu điện tử hoặc bắt buộc lưu trữ tài liệu giấy vật lý. Trong mỗi trường hợp, hãy giải thích cách nhân viên hoặc đại diện được ủy quyền có thể truy cập các tài liệu và các đặc quyền được phép (ví dụ: in hoặc sao chép).

5.

Giải thích cách các tài liệu chính thức sẽ được lưu giữ rõ ràng và dễ nhận biết. Với các tài liệu điện tử, ví dụ, giải thích hệ thống đặt tên tệp bạn sử dụng. Đối với tài liệu giấy, giải thích cách tài liệu phải được xử lý và giữ có thể sử dụng được (ví dụ: tài liệu ghép hoặc in lại).

6.

Tạo một phần trong các SOP của bạn dành cho tổ chức và kiểm soát truy cập các tài liệu bên ngoài. Lập danh sách các tài liệu bên ngoài bạn sử dụng (ví dụ: tài liệu do chính phủ hoặc khách hàng ủy quyền). Giải thích các quy trình xác định và tổ chức các tài liệu này trong công ty của bạn và cách bạn sẽ cập nhật các phiên bản hiện tại (ví dụ: truy xuất tài liệu của cơ quan chính phủ trực tuyến).

7.

Viết phương pháp xác định các tài liệu lỗi thời nếu chúng được giữ lại và ngăn chặn việc sử dụng các tài liệu này ngoài ý muốn. Ví dụ, một số công ty cắt nhỏ hoặc loại bỏ các tài liệu lỗi thời ngay sau khi xác định một phiên bản hiện tại. Điều này ngăn các tài liệu cũ nằm xung quanh và chắc chắn rằng chúng không được sử dụng một cách vô tình.