Giải thích tại sao phân tách nhiệm vụ lại quan trọng trong kế toán

Sự phân chia nhiệm vụ trong một bộ phận kế toán đóng vai trò là biện pháp phòng vệ chính chống lại gian lận nội bộ. Để nhân viên kiểm tra công việc của nhau có thể giảm lỗi, nhưng những lỗi đơn giản không làm giảm lợi nhuận ở cùng mức độ. Các doanh nghiệp nhỏ phải chịu sự mất cân xứng từ gian lận, mất trung bình 5% doanh thu, hoặc 160.000 đô la cho hành vi trộm cắp nội bộ. Phân chia nhiệm vụ trong nhóm kế toán giảm thiểu cơ hội cho nhân viên ăn cắp từ công ty.

Tam giác lừa đảo

Các chuyên gia phòng chống gian lận nhận ra một tam giác lừa đảo gian lận tạo ra các điều kiện tham ô. Tam giác đó bao gồm áp lực tài chính đối với người lao động, hợp lý hóa hành động tội phạm và cơ hội phạm tội. Sự phân chia nhiệm vụ trong bộ phận kế toán phá vỡ tam giác tại điểm cơ hội. Biết rằng những người khác xem xét và kiểm tra các thành phần quan trọng trong công việc của mình sẽ thay đổi nhận thức về cơ hội của nhân viên. Với chi phí tiềm năng của gian lận nhân viên, đầu tư vào các bước để ngăn chặn nó mang lại lợi nhuận tốt.

Gian lận tài khoản phải trả

Tài khoản phải trả, nếu không được theo dõi đúng cách, sẽ mang lại nhiều cơ hội cho gian lận. Một nhân viên có thể tạo hóa đơn giả, giải ngân tiền vào tài khoản mà anh ta kiểm soát. Hoặc anh ta có thể viết séc cho chính mình và ghi lại chúng dưới dạng thanh toán cho một trong những nhà cung cấp của công ty. Tách nhiệm vụ theo chức năng, để không ai có thể phê duyệt hóa đơn, tạo nhà cung cấp mới trong hệ thống hoặc phát hành séc, làm giảm các khả năng này. Nhiều người nên theo dõi hoàn tiền cho các nhà cung cấp, một nguồn hoạt động gian lận khác. Yêu cầu xem xét nghiêm ngặt về phê duyệt của nhà cung cấp và chấp nhận hợp đồng cũng tránh được những cú đá trả bởi các nhà cung cấp được hưởng ưu đãi hoặc thanh toán vượt mức.

Các vụ lừa đảo khác

Các chức năng khác trong bộ phận kế toán cung cấp các con đường tương tự cho hoạt động gian lận. Các gian lận biên chế có thể xảy ra bao gồm các tài khoản chi phí tăng cao, khiếu nại sai về số giờ làm việc và thậm chí cả nhân viên của Ghost ghost. Trong trường hợp cuối cùng, tên trộm tạo ra các nhân viên không tồn tại, gửi báo cáo thời gian cho họ và gửi tiền lương của họ vào tài khoản của mình. Sự phân chia các chức năng tuyển dụng và thanh toán phá vỡ liên kết này trong tam giác. Tài khoản khách hàng cũng tạo ra khả năng gian lận. Một nhân viên không trung thực có thể chỉ cần bỏ túi các khoản thanh toán tiền mặt từ khách hàng hoặc chuyển séc sang tài khoản của chính anh ta. Để che giấu hành vi trộm cắp, tên trộm có thể chuyển hướng các khoản thanh toán tiếp theo từ các khách hàng khác trong một kế hoạch gọi là lướt qua.

Phân chia nhiệm vụ trong một doanh nghiệp nhỏ

Các công ty lớn tách biệt nhiệm vụ kế toán thành các bộ phận, cung cấp các kiểm soát cần thiết về quỹ. Tạo ra sự phân chia nhiệm vụ phù hợp đặt ra cho một chủ doanh nghiệp nhỏ một thách thức, nhưng không phải là một nhiệm vụ không thể vượt qua. Một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể yêu cầu ngân hàng gửi báo cáo hàng tháng đến nhà của mình. Điều này bảo đảm rằng không có nhân viên nào có cơ hội loại bỏ bằng chứng trước khi bất kỳ ai khác nhìn thấy nó. Khi có thể, chủ sở hữu nên ký tất cả các khoản giải ngân. Yêu cầu hai chữ ký trên séc có thể ngăn chặn việc viết séc gian lận. Hai nhân viên, hoặc chủ sở hữu và nhân viên kế toán, nên xem lại tất cả các khoản tiền gửi ngân hàng, các mục trong bảng lương và đệ trình chi phí. Sự phân chia nhiệm vụ này có thể không ngăn chặn tất cả các gian lận, nhưng nó làm giảm cơ hội.