Sử dụng Fax trong kinh doanh

Môi trường làm việc nhịp độ nhanh ngày nay hoàn chỉnh với máy tính cũng như điện thoại di động và điện thoại thông minh khiến máy fax có vẻ hơi lỗi thời. Nhưng các máy cung cấp nhiều mục đích sử dụng mà vẫn có thể lý tưởng cho văn phòng của bạn. Các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt, tìm máy fax cung cấp một loạt các tùy chọn loại bỏ nhu cầu mua nhiều thiết bị đắt tiền khi chỉ một người sẽ xử lý các công việc khác nhau.

Giao tiếp

Máy fax giúp gửi và nhận tài liệu thay thế nhanh chóng cho việc gửi và nhận chúng qua thư bưu chính hoặc các dịch vụ chuyển phát khác. Các mục yêu cầu chữ ký có thể dễ dàng được xử lý qua fax. Gửi hoặc nhận thông tin về một dự án hoặc chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho bạn hoặc người nhận một bản sao in các dữ liệu quan trọng. Có thể khó tưởng tượng một doanh nghiệp không có máy tính hoặc Internet, nhưng một số doanh nghiệp vẫn dựa vào giao tiếp qua điện thoại và máy fax. Ở những vùng xa nơi Internet không tồn tại hoặc chậm một cách đau đớn, máy fax được nối với điện thoại vẫn là hình thức liên lạc chính khi có các đơn đặt hàng dài, tin nhắn và chia sẻ thông tin khác. Máy fax cũng hoạt động tốt để gửi menu, liên lạc khẩn cấp, trạng thái của tài khoản và thông tin giao hàng.

Chiến thuật bán hàng

Một số công ty sử dụng truyền phát fax để tăng triển vọng và bán hàng nhiều hơn. Những nỗ lực phải chăng này đặc biệt hữu ích nếu thị trường mục tiêu của bạn có nhiều khả năng nhận fax hơn là email. Các bản fax được gửi đến một danh sách các số điện thoại được lập trình cùng một lúc, cho phép máy xử lý quay số từng số. Fax truyền phát thường được sử dụng để giảm giá hoặc thông báo bán hàng cho cơ sở dữ liệu được chọn. Fax hoạt động đặc biệt tốt để bán các dịch vụ thay đổi nhanh chóng như bất động sản, thay đổi giá hàng ngày và nhắc nhở giao dịch. Bản tin và thông cáo báo chí về sản phẩm và dịch vụ của bạn cũng có thể được gửi bằng fax. Trước khi sử dụng máy fax của bạn làm máy gọi tiềm năng, hãy đảm bảo rằng người nhận của bạn đang ở trên tàu với ý tưởng nhận fax thường xuyên về các dịch vụ của bạn. Mặt khác, fax của bạn có thể được coi là thư rác, một phương pháp chắc chắn để tạo ra một rào cản giữa bạn và khách hàng tiềm năng của bạn.

Đang sao chép

Một máy fax cũng có thể hoạt động như một máy photocopy. Chi phí cho việc sử dụng máy fax của bạn để sao chép tài liệu trở nên đắt đỏ vì hộp mực hoặc mực cần thiết cho hầu hết các máy fax có chi phí cao hơn so với yêu cầu của máy photocopy. Nếu bạn chỉ cần một bản sao không thường xuyên, khó khăn, một máy fax sẽ tiết kiệm chi phí mua một máy photocopy không có đủ sử dụng để tự trả tiền.

In ấn

Một số máy fax đi kèm với tùy chọn in tài liệu. Máy fax cần được kết nối với máy tính của bạn để bạn có thể gửi tài liệu từ máy tính của mình đến máy fax để in. Mực được sử dụng trong máy in có xu hướng rẻ hơn nhiều so với mực được sử dụng trong máy fax, do đó, việc in qua máy fax thường chỉ giới hạn ở một vài tài liệu khi thực sự cần thiết, lý tưởng nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ có ít nhu cầu in.