Cách giữ thông tin bí mật an toàn tại bàn tiếp tân

Bí mật bằng lời nói và thông tin bằng văn bản thường đi qua các khu vực tiếp tân. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp không có đủ sự bảo vệ để ngăn chặn các chi tiết bí mật rơi vào tay kẻ xấu. Bất kể loại thông tin - cho dù đó là tên khách hàng, chi tiết xét nghiệm chẩn đoán bệnh nhân, theo toa bệnh nhân, các dự án kinh doanh sắp tới hoặc các vấn đề pháp lý - giữ an toàn đòi hỏi phải có biện pháp bảo vệ thích hợp.

Tạo một kế hoạch tầng riêng tư

Một cách bạn có thể giữ thông tin an toàn là sắp xếp bố cục khu vực tiếp tân theo cách gây khó khăn hơn cho khách hàng hoặc nhà cung cấp đang chờ xem giấy tờ bí mật hoặc nghe thông tin chi tiết bí mật từ điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Ví dụ: bạn có thể thiết lập khu vực tiếp tân và chờ trong hai phòng riêng biệt hoặc - nếu bạn có sơ đồ sàn mở - lắp đặt các tấm tường âm thanh mờ đục, ẩm âm giữa các khu vực. Với bất kỳ sự sắp xếp nào, các tấm tường có thể tách biệt các khu vực bàn tiếp tân khác nhau, như nhận phòng, trả phòng và tư vấn tại một số văn phòng y tế.

Thiết lập thủ tục bàn tiếp tân

Bố cục thay đổi không thể ngăn tất cả các trường hợp nhân viên không tiếp nhận và khách truy cập truy cập vào thông tin bí mật tại bàn tiếp tân. Thiết lập các quy tắc và thủ tục rõ ràng để nhân viên tuân theo sẽ giúp ích. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu chỉ những nhân viên tiếp tân mới được phép ngồi sau bàn làm việc. Bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên tiếp tân che đậy giấy tờ bí mật khi ai đó đến gần bàn làm việc, hoặc đăng xuất máy tính và khóa giấy tờ bí mật mỗi khi họ rời khỏi máy trạm vì bất kỳ lý do gì.

Giáo dục nhân viên và công chúng

Điều quan trọng nữa là tất cả nhân viên của bạn và công chúng đều hiểu và tuân theo các quy tắc của bạn. Giáo dục nhân viên có thể bao gồm đào tạo về bảo mật và quyền riêng tư, một cuốn sách quy tắc và quy trình của bàn tiếp tân để tham khảo trong tương lai và các dấu hiệu hoặc áp phích nhắc nhở nhân viên về trách nhiệm của họ trong việc bảo vệ thông tin bí mật. Giáo dục công cộng có thể liên quan đến việc gửi thông tin liên quan qua bưu điện và thư điện tử cho khách truy cập lặp lại, chẳng hạn như khách hàng thường xuyên, bệnh nhân hoặc nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt các biển báo của khách gần bàn tiếp tân và xung quanh khu vực chờ để phác thảo rõ ràng các quy tắc và mong đợi của bạn.

Những điều cần ghi nhớ

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến chăm sóc sức khỏe, bạn phải xác minh rằng mọi thay đổi được thực hiện để bảo vệ thông tin bí mật tại bàn tiếp tân phù hợp với các quy tắc được thiết lập bởi Đạo luật về quyền riêng tư và trách nhiệm của thông tin y tế. Một số nhân viên tiếp tân vô tình tiết lộ thông tin bí mật qua điện thoại hoặc tại các khu vực công cộng. Nhấn mạnh với nhân viên của bạn rằng họ không nên thảo luận thông tin bí mật với bất kỳ ai ngoại trừ người hoặc người được phê duyệt để nghe. Họ cũng nên đợi cho đến khi du khách rời khỏi khu vực bàn tiếp tân trước khi thảo luận về thông tin bí mật.