Các tính năng của hệ thống bảng lương

Vì bảng lương quá phức tạp, có thể mất hàng giờ khỏi hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và dẫn đến các lỗi tốn kém, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dựa vào kế toán viên, hệ thống phần mềm tự động hoặc nhà thầu bên thứ ba để chăm sóc nó. Cho dù bạn chọn dịch vụ nào, các tính năng có thể và nên được tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Các hệ thống bảng lương hiệu quả nhất cung cấp lợi thế về thời gian, chi phí, độ chính xác và tổ chức.

Độ chính xác

Hệ thống bảng lương của bạn phải có khả năng đáp ứng cho nhân viên của bạn và giờ làm việc khác nhau của họ. Một khi có một hệ thống tốt, bạn sẽ có một bản ghi chính xác về giờ làm việc của nhân viên. Một hệ thống tự động giảm thiểu khả năng lỗi của con người, vì yếu tố thực sự duy nhất là liệu nhân viên có nhớ đồng hồ ra vào hay không. Tuy nhiên, một kế toán viên hoặc nhân viên kế toán có thể dễ dàng sửa chữa khi nhân viên quên hết giờ ăn trưa hoặc khi đồng hồ thời gian của bạn bị hỏng. Hệ thống bảng lương hoạt động như một bên thứ ba trung lập ghi lại chính xác giờ làm việc khi bạn thuê ngoài các chức năng tính lương của mình.

Khấu trừ

Hệ thống biên chế không chỉ đơn giản là ghi lại giờ làm việc và trả tiền. Chúng phải được thiết lập cho các hoạt động phức tạp hơn, chẳng hạn như các khoản khấu trừ cho các mục đích thuế và lợi ích. Giữa thuế tiểu bang và liên bang, Medicare và An sinh xã hội, cộng với bất kỳ kế hoạch lợi ích nào mà mỗi nhân viên đóng góp, cần có một lượng tính toán đáng kể. Hầu hết các hệ thống bảng lương có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu về thuế và lợi ích của bạn và có thể được điều chỉnh thêm cho các trường hợp cụ thể của từng nhân viên. Nhân viên biên chế trong nhà và các nhà thầu bên ngoài phải được hiểu biết kỹ lưỡng về những khoản khấu trừ nào được yêu cầu theo luật. Tuy nhiên, cho dù bạn sử dụng hệ thống bảng lương nào, cuối cùng bạn phải chịu trách nhiệm báo cáo chính xác và thanh toán thuế biên chế.

Lưu trữ hồ sơ

Một tính năng khác của hệ thống bảng lương là nó có thể được sử dụng để lưu hồ sơ chi tiết và chính xác. Những hồ sơ này có thể được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu chính trên trang web, trực tuyến hoặc trong một cơ sở lưu trữ hồ sơ bên ngoài. Lưu trữ hồ sơ có thể giúp bạn theo dõi các xu hướng như bạn trả bao nhiêu tiền ngoài giờ và bao nhiêu nhân viên tham gia vào kế hoạch nghỉ hưu của công ty bạn. Hồ sơ cũng đảm bảo rằng bạn tuân thủ tất cả các luật có liên quan và có thể chuẩn bị cho bạn một cuộc kiểm toán hoặc bất kỳ loại điều tra nào khác về doanh nghiệp của bạn khi bạn thiết lập hệ thống của mình để giám sát các hoạt động đó. Một hệ thống bảng lương lưu trữ chính xác giờ làm cho việc chuẩn bị thuế cuối năm cũng suôn sẻ hơn.

Tinh giản

Một hệ thống tính lương tự động có thể giúp loại bỏ công việc bận rộn bằng cách hợp lý hóa toàn bộ quá trình lập lịch, lưu giữ hồ sơ và thanh toán. Nhân viên có thể truy cập vào hồ sơ của họ, in cuống phiếu lương và, trong một số trường hợp, đưa ra yêu cầu cho thời gian nghỉ thông qua một hệ thống bảng lương tự động. Hệ thống bảng lương hiệu quả của tất cả các loại có thể được tiêu chuẩn hóa và sắp xếp hợp lý với các hướng dẫn trước. Bạn có thể chỉ đạo quản trị viên bên thứ ba, hệ thống tự động và nhân viên kế toán nội bộ gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, loại bỏ nhu cầu bạn phải viết séc cá nhân. Bạn có thể tự động hóa các hệ thống để thông báo cho bạn khi nhân viên trả lương ngoài giờ hoặc khi nhân viên nghỉ một khoảng thời gian nhất định, bao nhiêu phần trăm trong số các khoản thanh toán phù hợp với 401 (k) mà bạn ủy quyền và số tiền phải trả cho phí bảo hiểm y tế.