Công ty cần mang những tài liệu gì cho kế toán của mình?

Ngay cả các công ty có nhân viên kế toán thường sử dụng một kế toán bên ngoài để kiểm toán hồ sơ của họ hoặc để chuẩn bị khai thuế hàng năm của công ty. Khi bạn hoặc một thành viên của nhân viên kế toán của bạn sắp xếp một cuộc hẹn để gặp kế toán thuế của bạn, anh ta cần bản sao của một số tài liệu để hoàn thành thành công tờ khai thuế của liên bang và tiểu bang. Để làm cho nó dễ dàng, chỉ định một người để thu thập các tài liệu mà kế toán của bạn sẽ cần.

Tài liệu công ty

Đối với cuộc họp đầu tiên của bạn với kế toán thuế của bạn, hãy cung cấp bản sao tài liệu tổ chức của công ty bạn. Điều này bao gồm các bài viết của công ty bạn, các quy định, danh sách các cổ đông chính hoặc tên chủ sở hữu công ty và bất kỳ tài liệu tổ chức nào khác do nhà nước nơi bạn đăng ký công ty. Đưa cho cô ấy bản sao mã số thuế của công ty bạn cho cả chính phủ liên bang và tiểu bang.

Tài liệu thuế

Khi bạn sử dụng một kế toán bên ngoài để chuẩn bị khai thuế, hãy mang theo tờ khai thuế trước đây của công ty, nếu có. Bao gồm tất cả các tài liệu thuế biên chế được nộp hàng quý trong năm, bao gồm các mẫu Dịch vụ doanh thu nội bộ 940 và 941, các biểu mẫu khấu trừ thuế nhà nước và các tài liệu thất nghiệp của tiểu bang. Đừng quên mang theo các bản sao của tất cả các báo cáo tiền lương, bao gồm các bản sao của mẫu W-2 của nhân viên và các mẫu truyền báo cáo tiền lương, chẳng hạn như mẫu IRS W-3. Tạo bản sao để kế toán của bạn sử dụng tất cả 1099 mẫu được cấp cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ hoặc nhà thầu độc lập. Bao gồm các bản sao của bất kỳ báo cáo thuế bán hàng nhà nước cuối năm. Thêm vào các báo cáo cuối năm của kế toán tóm tắt dữ liệu thuế nhân viên, khấu trừ phí bảo hiểm và tất cả các tài khoản khác liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như chương trình học phí hoặc kế hoạch quán ăn.

Tài liệu cho vay

Các khoản vay doanh nghiệp mà bạn thực hiện thanh toán trong suốt cả năm cung cấp cơ hội cho các khoản khấu trừ thuế. Hãy cho kế toán viên của bạn biết nếu bạn đã mua bất kỳ tài sản lớn nào trong năm, chẳng hạn như xe tải giao hàng hoặc thiết bị được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn. Mang theo bản sao hóa đơn của tài sản cũ và mới hiển thị ngày mua thiết bị, ngày bạn mua thiết bị và mô tả về tài sản đã mua. Nếu bạn có hạn mức tín dụng với người cho vay hoặc bất kỳ khoản vay nào của công ty được trả hàng tháng, hãy sao chép các hợp đồng thuê của bạn hoặc bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào cung cấp dự phòng cho các khoản vay, cho thuê hoặc hạn mức tín dụng của bạn. In ra các báo cáo cuối năm cho mỗi khoản vay, cho thuê hoặc hạn mức tín dụng của bạn.

Chứng từ tài chính

Xem xét tạm thời cho kế toán của bạn truy cập vào hệ thống kế toán nội bộ của bạn để giúp tính thuế. Nếu điều đó là không thể, bạn sẽ cần mang theo các bản sao của báo cáo tài chính cuối năm như bảng cân đối kế toán của công ty, báo cáo thu nhập và chi phí, thu nhập giữ lại, vốn chủ sở hữu và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bao gồm kiểm tra cuối năm và số dư tài khoản tiết kiệm, báo cáo ngân hàng hàng tháng và thông tin đối chiếu ngân hàng. Đồng thời tạo bản sao của bất kỳ số dư tài khoản đầu tư cuối năm hoặc cổ tức được trả cho các cổ đông trong suốt cả năm, nếu có, cho việc sử dụng kế toán của bạn.

Các tài liệu khác

Khi bạn điều hành một công ty sản xuất một sản phẩm, hãy tạo các bản sao báo cáo hàng tồn kho cuối năm cho kế toán của bạn. Bao gồm mọi báo cáo chi phí hàng hóa được sử dụng để tính toán báo cáo giá vốn hàng bán cuối năm để dự phòng cho báo cáo tài chính cuối năm. Nếu công ty bạn sử dụng nhân viên bán hàng, bao gồm một báo cáo cho biết dặm hướng kinh doanh trong suốt cả năm cho mỗi chiếc xe kinh doanh sở hữu hoặc bồi hoàn số dặm. Hãy sẵn sàng với hồ sơ chi tiết mà sao lưu lượng dặm lái xe mỗi năm. Nếu công ty của bạn hoạt động như một công ty S, bao gồm thông tin phí bảo hiểm y tế được trả cho chủ sở hữu chính của công ty và người phụ thuộc của họ, vì IRS yêu cầu thông tin này phải được đưa vào tiền lương gộp trên W-2 được thể hiện dưới dạng lợi ích bên lề chịu thuế của cổ đông.