Điều gì xảy ra khi các kiểm soát nội bộ bị phá vỡ trong một công ty?

Hậu quả của sự cố trong kiểm soát nội bộ có thể rất rộng và nghiêm trọng. Kiểm soát nội bộ bảo vệ chống lại một số vấn đề có thể có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc thậm chí là sự tồn tại lâu dài của một công ty. Nếu một trong các điều khiển nội bộ bị phá vỡ hoặc trở nên không hiệu quả, thì bất cứ điều khiển nào được thiết kế để bảo vệ chống lại đều có thể xảy ra.

Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là các quy trình và chính sách mà công ty sử dụng để đảm bảo rằng hoạt động của công ty có hiệu lực và hiệu quả, báo cáo tài chính của công ty là chính xác và đầy đủ và công ty đang kinh doanh theo tất cả các quy định và luật pháp có liên quan. Kiểm soát nội bộ có thể được đưa ra bởi ban giám đốc hoặc chủ sở hữu và người quản lý của công ty và chúng được thực thi bởi tất cả mọi người liên quan đến hoạt động của công ty. Một số điều khiển được thiết kế để ngăn chặn sự cố, một số để phát hiện chúng và một số để khắc phục sự cố hiện có.

Thực dụng và hiệu quả

Các kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của hoạt động của công ty có thể bao gồm các quy trình được thiết kế để giảm thiểu chất thải và thời gian chết. Nếu các điều khiển này bị hỏng, hoạt động của công ty có thể trở nên không hiệu quả. Chẳng hạn, nếu một trung tâm cuộc gọi dừng thường xuyên theo dõi các số liệu như thời gian trung bình dành cho mỗi cuộc gọi, tỷ lệ đóng và tỷ lệ tăng giá, các nhà khai thác có thể bắt đầu dành quá nhiều thời gian cho mỗi cuộc gọi, đóng quá ít cuộc gọi và bỏ qua việc bán lại. Các trung tâm cuộc gọi có thể trở nên không có lợi.

Độ tin cậy tài chính

Kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo độ tin cậy của hồ sơ tài chính bao gồm việc sử dụng kiểm toán nội bộ, kiểm tra bất ngờ và phân biệt nhiệm vụ tài chính. Nếu người quản lý ghi đè các kiểm soát và hủy kiểm toán nội bộ để tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc, một vụ lừa đảo có thể không bị phát hiện. Một nhân viên không trung thực có thể quyết định lợi dụng sự thiếu kiểm soát và thực hiện một hành vi gian lận mà cô thậm chí sẽ không cố gắng nếu các biện pháp kiểm soát được áp dụng. Kiểm soát cũng có thể bị phá vỡ nếu mọi người làm việc cùng nhau để có được xung quanh họ. Chẳng hạn, người chịu trách nhiệm phê duyệt chi phí có thể thông đồng với người phụ trách in séc để tránh sự phân biệt nhiệm vụ và đánh cắp công ty.

Tuân thủ

Kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tuân thủ quy định hoặc pháp lý có thể là quan trọng nhất đối với một công ty, vì vi phạm luật pháp hoặc quy định có thể dẫn đến tiền phạt lớn, kiện cáo hoặc thậm chí buộc tội hình sự. Ví dụ, một cơ sở tại nhà theo nhóm có thể được pháp luật yêu cầu tiến hành kiểm kê định kỳ tất cả các loại thuốc trong khuôn viên. Nếu kiểm soát này bị phá vỡ, thuốc có thể bị mất hoặc bị đánh cắp. Công ty chịu trách nhiệm về nhà tập thể có thể bị phạt hoặc bị kiện, đặc biệt là nếu khách hàng bị bệnh vì thuốc của anh ta bị thất lạc.