Báo cáo dự án ủy quyền chi là gì?

Một báo cáo dự án ủy quyền chi tiêu hỗ trợ kế toán và quản lý dự án khám phá các phương pháp và thủ tục làm tăng chi phí dự án. Nhiều cơ quan chính phủ, chẳng hạn như các trường đại học tiểu bang hoặc văn phòng quận, sử dụng các báo cáo này để theo dõi các khoản chi tiêu quá mức và lý do đằng sau ủy quyền của họ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng các báo cáo này để theo dõi chi phí đi lại, chi phí giải trí và chi tiêu giáo dục cho nhân viên.

Quy trình ủy quyền chi

Các nhà quản lý dự án thường cài đặt các quy trình để chứa chi tiêu, để tìm các nhiệm vụ công việc đang xuất huyết doanh thu và để hạn chế chất thải của công ty. Một trong những quy trình này liên quan đến việc ủy ​​quyền chi tiêu của công ty. Trong một số trường hợp, một nhân viên sẽ chi tiền cá nhân cho tài sản của công ty và yêu cầu hoàn trả từ người quản lý dự án hoặc người quản lý tài khoản. Vào những lúc khác, nhân viên sẽ truy cập vào thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng của công ty để chi tiêu như vậy. Quá trình ủy quyền đảm bảo rằng các chi phí phục vụ sứ mệnh của công ty.

Báo cáo dự án

Người quản lý dự án cũng phải chuẩn bị một báo cáo dự án. Báo cáo dự án giải thích tiến độ và nhiệm vụ công việc mà nhân viên thực hiện trong dự án. Khách hàng sử dụng báo cáo dự án để hiểu hiệu suất công việc, vấn đề doanh thu, rủi ro an toàn và các nhiệm vụ tuân thủ quy định mà công ty gặp phải trong dự án. Báo cáo cũng có thể bao gồm dữ liệu tài chính liên quan đến chi phí dự án, chẳng hạn như thay đổi giá nguyên liệu thô cần thiết để hoàn thành dự án.

Chức năng của báo cáo ủy quyền

Một báo cáo ủy quyền chi tiêu cho thấy các khoản chi tiêu được ủy quyền, số tiền chi phí và bên nào đã ủy quyền. Người quản lý dự án có thể so sánh các báo cáo ủy quyền với ngân sách dự án để xác định xem một số chi tiêu được ủy quyền có buộc dự án vượt quá ngân sách hay không và bao nhiêu. Người quản lý có thể theo dõi các nhân viên phát sinh chi phí và người quản lý đã ủy quyền chi tiêu. Những báo cáo này có thể dẫn các nhà quản lý dự án hướng tới sửa đổi chính sách ủy quyền chi tiêu để thắt chặt các bộ phận luôn chạy quá ngân sách.

Ưu điểm của báo cáo ủy quyền

Báo cáo dự án ủy quyền chi thường có thể cung cấp một công cụ hiệu quả để đánh giá chi tiêu liên quan đến việc hoàn thành một dự án. Các nhà quản lý và giám đốc điều hành của một công ty có thể sử dụng các báo cáo để đánh giá mức độ hiệu quả trong các quy trình nội bộ và đưa ra các phương pháp hiệu quả nhất để giảm chi phí. Các báo cáo cho phép họ xem phần nào hoạt động với hiệu suất cao nhất và phần nào yêu cầu tinh chỉnh trước dự án quan trọng tiếp theo.