Khi nào nên sử dụng Báo cáo kinh doanh để giao tiếp thay vì thư kinh doanh

Một báo cáo kinh doanh chủ yếu được sử dụng để truyền đạt thông tin. Một lá thư cũng có thể truyền đạt thông tin, nhưng nó thường tóm tắt thông tin. Trong khi một bức thư được gửi đến những người nhận cụ thể, một báo cáo có thể được gửi cho các cá nhân bên ngoài công ty hoặc được xuất bản. Các báo cáo thường được định dạng theo cách nhất quán từ thời kỳ báo cáo này sang giai đoạn báo cáo khác để thông tin có thể được so sánh. Nếu có một doanh thu trong nhân viên hoàn thành báo cáo, tính đồng nhất của mẫu báo cáo giúp công ty dễ dàng duy trì tính nhất quán trong thực tiễn báo cáo của mình.

Chiều dài

Một yếu tố quyết định nên sử dụng báo cáo kinh doanh hay thư kinh doanh là độ dài của thông tin bạn cần truyền đạt. Một lá thư kinh doanh thường dài từ một đến ba trang. Nếu bạn đang truyền đạt thông tin dài hơn thông tin này, sẽ dễ đọc hơn nếu nó được định dạng dưới dạng báo cáo với tổng quan, tiêu đề và kết luận. Các báo cáo dài nên chứa một bảng nội dung để hỗ trợ người đọc.

Thính giả

Một yếu tố khác để xem xét là khán giả của bạn. Nếu thông tin bạn đã thu thập sẽ chỉ được xem xét bởi một vài người, hãy kết hợp nó vào một bức thư có chứa ý kiến ​​cá nhân của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang biên soạn thông tin sẽ được nhiều người đọc hoặc giới thiệu trong tương lai bởi các cá nhân bên ngoài công ty của bạn, hãy sử dụng báo cáo kinh doanh. Dữ liệu tài chính, ví dụ, có thể được xem xét bởi các cổ đông, kế toán, luật sư và cơ quan chính phủ của công ty bạn.

Loại thông tin

Dữ liệu được tổng hợp thành các bảng, danh sách, bảng tính hoặc biểu mẫu phù hợp hơn với báo cáo kinh doanh hơn là một chữ cái. Tương tự, nếu bạn bao gồm các biểu đồ hoặc sơ đồ, hãy sử dụng báo cáo. Một dự án nghiên cứu lớn, chẳng hạn như một nghiên cứu khả thi, nên được đưa vào một báo cáo vì nó cung cấp định dạng để phác thảo một lượng đáng kể dữ liệu nghiên cứu, thống kê, phương pháp và kết quả. Mặt khác, một lá thư rất hữu ích để truyền đạt một bản tóm tắt ngắn gọn về nghiên cứu. Các loại thông tin khác thường được truyền đạt trong báo cáo bao gồm các kế hoạch chiến lược, báo cáo bán hàng, báo cáo tuân thủ và kế hoạch tiếp thị.

Hình thức

Sử dụng một báo cáo kinh doanh, thay vì một lá thư, là văn bản của bạn là chính thức. Mặc dù bạn có thể sử dụng một cách thoải mái trong một bức thư, nhưng một báo cáo thì ít cá nhân hơn. Một báo cáo được viết với giọng điệu khách quan, báo cáo sự kiện thay vì truyền đạt ý kiến. Nếu bạn muốn bao gồm một ý kiến ​​với báo cáo, hãy viết điều này trong một lá thư kèm theo báo cáo. Nếu các tài liệu bạn đang trình bày yêu cầu trích dẫn cho các nguồn bên ngoài, báo cáo cũng là định dạng phù hợp để thực hiện việc này. Tùy thuộc vào phong cách được công ty bạn ưa thích, hãy đặt các trích dẫn trong văn bản báo cáo, trong phần chú thích hoặc ở cuối báo cáo.